Stemmen per brief

Context

De wetgeving sociale verkiezingen bepaalt dat de uren tijdens de welke de stembureaus open zijn zodanig worden vastgesteld dat alle werknemers tijdens hun normale werkuren aan de stemming kunnen deelnemen.

In bepaalde gevallen zal het echter toch niet mogelijk zijn om elke werknemer tijdens zijn normale werkuren de kans te geven om ter plaatse te komen stemmen. Om ook deze kiezers maximaal te bereiken, kan een onderneming overwegen om beroep te doen op een systeem van elektronisch stemmen op afstand, dan wel op een systeem van stemming per brief.

Voorwaarden

Een onderneming kan enkel beroep doen op stemming per brief in 4 limitatief opgesomde gevallen:

1/ bij aanzienlijke spreiding van het personeel (voorbeelden: over het hele land verspreide filialen van eenzelfde winkel die elk slechts één of twee personen per vestiging tewerkstellen, vervoersbedrijven waarvan de chauffeurs op de baan zijn, ondernemingen die herstellingen van apparaten uitvoeren aan huis ...);

2/ voor werknemers wiens arbeidsovereenkomst geschorst is (voorbeelden: langdurig zieken, opname volledig tijdskrediet…);

3/ in geval van nachtarbeid voor zover, voor de betrokken werknemerscategorie, aan volgende voorwaarden is voldaan

• het aantal tewerkgestelde werknemers tussen 20u en 6u op de dag van de verkiezing overschrijdt niet 5% van het aantal op deze datum tewerkgestelde werknemers ;
• en het aantal tewerkgestelde werknemers tussen 20u en 6u op de dag van de verkiezing overschrijdt niet 15.

Indien de nachtploeg te groot is, zal de werkgever daarentegen niettemin een stemming ter plaatse moeten organiseren tijdens de nachtshift.

4/ voor werknemers die niet werken tijdens de openingsuren van de stembureaus.

Bovendien moet de werkgever het akkoord bekomen van alle vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties en van de representatieve kaderledenorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen voor de betrokken categorie, uiterlijk op dag X+56. Een (niet verplicht) model van akkoord voor stemming per brief is beschikbaar op de website van de FOD Werkgelegenheid, in de rubriek modelformulieren.

Wijze van oproeping

Ingeval per brief wordt gestemd, wordt de oproepingsbrief samen met het of de gestempelde stembiljetten overhandigd aan de kiezers die in de onderneming aanwezig zijn, ten laatste op X+80. Deze overhandiging gebeurt tegen ontvangstbewijs.

Voor de kiezers die niet aanwezig zijn in de onderneming op de dagen dat deze oproepingsbrieven en stembiljetten worden overhandigd, wordt op de laatste dag van deze overhandiging de oproepingsbrief samen met het of de gestempelde stembiljetten naar deze kiezers verstuurd. Deze verzending geschiedt bij een dezelfde dag ter post aangetekende brief. Merk op dat een kiezer volmacht kan geven aan zijn postbode om aangetekende zendingen namens hem in ontvangst te nemen. Op die wijze wordt vermeden dat de aangetekende zending lange tijd op het postkantoor blijft liggen voordat die wordt afgehaald.

De getuigen, op de hoogte gebracht door de voorzitter, mogen deze overhandiging en verzending van de oproepingsbrieven bijwonen.

De oproepingsbrief moet de volgende vermelding bevatten: “Om de afvaardiging die zal worden verkozen een werkelijk vertegenwoordigend karakter te geven, hebben alle werknemers tot plicht aan de stemming deel te nemen”.

Een (niet verplicht) model van toelichting bij stemming per brief, bestemd voor de betrokken kiezers, is beschikbaar op de website van de FOD Werkgelegenheid, in de rubriek modelformulieren. 

Verzenden en terugzenden van de stembiljetten

Met het oog op een vlotte stemming met garantie van het stemgeheim, verloopt het versturen van de stembiljetten per brief via een strikt voorgeschreven procedure.

Verzending door de werkgever

1/ Het gevouwen en gestempelde stembiljet wordt in een eerste omslag gestoken, die opengelaten wordt en geen enkel opschrift draagt.

2/ Een tweede omslag, eveneens open doch gefrankeerd, wordt bij de zending gevoegd en draagt het volgende opschrift: “Aan de voorzitter van het stembureau voor de verkiezingen van de ondernemingsraad (of van het comité voor preventie en bescherming op het werk) van ...(naam van de onderneming), straat..., te...”. Op deze tweede omslag staan eveneens de aanwijzing van het stembureau “bedienden”, “arbeiders”, “jeugdige werknemers” of “kaderleden” alsook de vermelding “afzender” en de naam en voornaam van de kiezer en de vermelding van het verplicht karakter van het plaatsen van de handtekening van de kiezer.

3/ Dit alles wordt aan de kiezer in een derde gesloten omslag overhandigd of aangetekend verstuurd, zoals hierboven toegelicht.

Deze voorschriften gelden voor elk stembiljet dat aan de kiezer wordt gezonden of overhandigd, met dien verstande dat de derde omslag zowel de oproeping en de stembiljetten voor de verkiezing van de raad als van het comité mag bevatten, alsook de stembiljetten voor arbeiders en bedienden in geval van gemeenschappelijk kiescollege.

De kosten van de stemming per brief vallen ten laste van de werkgever. Hij staat dus ook in voor het frankeren van de tweede, door de kiezer terug te zenden, omslag.

Indien het aantal kiezers per brief aanzienlijk is, kan de werkgever hier gebruik maken van het systeem van ‘MaxiResponse’ beschikbaar bij B-Post. Hij dient hiervoor tijdig een contract af te sluiten met B-Post. Meer uitleg hierover kan u op de website van B-Post vinden. Bij de toepassing van dergelijk systeem worden enkel de kosten van de daadwerkelijk teruggezonden brieven aangerekend en bestaat er geen risico op onderfrankering.

Indien de werkgever er voor kiest te frankeren met postzegels, dient hij zich er inderdaad van te vergewissen dat er voldoende gefrankeerd werd. Met het oog op een spoedige verwerking door de postdiensten, is het aangewezen te werken met prior-postzegels.

Terugzending door de kiezer

Indien de stemming per brief geschiedt, steekt de kiezer, na zijn stem te hebben uitgebracht, het stembiljet rechthoekig in vieren gevouwen zodat de vakken bovenaan de lijsten naar binnen zijn gekeerd, terug in de eerste omslag. Hij sluit deze eerste omslag en steekt hem in de tweede omslag waarop het adres van de voorzitter van het stembureau voorkomt. Hij sluit deze tweede omslag en brengt er de verplichte vermeldingen op aan die hierboven zijn bepaald, inclusief handtekening. De omslag met het stembiljet mag over de post of op onverschillig welke wijze worden verzonden.

De stembiljetten moeten in het stembureau aankomen voor de sluiting van de stemming. Het is dan ook aan te raden dat de kiezer zijn stembiljet zo snel mogelijk terugzendt en in een rode brievenbus deponeert voor het uur van laatste lichting. De kiezer kan informatie vinden over de dichtstbijzijnde rode brievenbus alsook de uren van laatste lichting op de website van B-Post.

Indien een kiezer meerdere stembiljetten ontvangt (voor de verkiezing van twee organen of in geval van gemeenschappelijk kiescollege) in één enkele buitenomslag, dient hij de verschillende stembiljetten niettemin in aparte omslagen terug te zenden.

Voor al uw vragen over verzendingen per post in het kader van de sociale verkiezingen, kan u op de website van B-Post de rubriek “Sociale Verkiezingen” raadplegen of contact opnemen met het "Election Team" dat binnen B-Post werd opgericht: 02/278.50.78 (ma-vr 8.30 u- 16.30 u) of via verkiezingen@bpost.be