Modelformulieren

Op deze pagina

    De procedure sociale verkiezingen 2024 vangt aan in december 2023, met als eindpunt de eigenlijke verkiezingen in mei 2024. Net als bij vorige sociale verkiezingen stelt de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg op haar website een reeks modelformulieren ter beschikking die door de ondernemingen gebruikt kunnen worden gedurende de verkiezingsprocedure.

    Verplichte modellen: verscheidene van deze modellen gaan als bijlage bij de wet en hebben dus een verplicht karakter. In geval de werkgever kiest om eigen formulieren op te stellen of modellen te gebruiken gegenereerd door softwarepakketten van derden, dienen deze formulieren conform te zijn aan de modellen die als bijlage gaan bij de wet.

    Niet-verplichte modellen: naast de modelformulieren die als bijlage gaan bij de wet worden er ook modellen voorzien die geen verplicht karakter hebben. Deze worden op de website aangeboden als hulpmiddel voor de ondernemingen bij de organisatie van de sociale verkiezingen, maar kunnen ook door derden opgenomen worden in software ontwikkeld in het kader van de sociale verkiezingen.  

    Er zijn twee soorten modelformulieren:  : 

    • die bestemd zijn voor gebruik door werkgevers; 
    • die bestemd zijn voor gebruik door representatieve werknemers en kaderledenorganisaties. 

    Modelformulieren voor gebruik door werkgevers

    In geval onderstaande documenten opgeladen worden op de webapplicatie kunnen enkel documenten met volgende extensies geüpload worden: .docx ; .xlsx ; .pdf

    Verplichte modellen: pre-electorale inlichtingen 

    Tijdens de pre-electorale procedure, moeten bepaalde inlichtingen verstrekt worden aan de representatieve werknemers- en kaderledenorganisaties, aan de ondernemingsraad (OR) of aan het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) of, bij ontstentenis ervan, aan de vakbondsafvaardiging en aan de werknemers zelf.

    Hiertoe moet de werkgever gebruikmaken van gestandaardiseerde formulieren die automatisch gegenereerd en gedownload kunnen worden op de webapplicatie. U kan deze modelformulieren ook hieronder downloaden.  Ze bevatten voor de OR en voor het CPBW de informatie die meegedeeld moet worden tijdens de verschillende fases in de pre-electorale procedure (X-60, X-35 en X).

    Het is niet verplicht om de documenten X-60, X-35 en X te ondertekenen. Het document van dag X moet de datum van de aanplakking vermelden.

    Wat betreft de externe bestemmelingen worden de formulieren ofwel op elektronische wijze meegedeeld via de webapplicatie sociale verkiezingen van de FOD (op deze manier worden alle representatieve organisaties bereikt) ofwel per post verstuurd naar de zetel van de representatieve werknemers- en kaderledenorganisaties. Wat betreft de elektronische wijze, kunnen de  formulieren  ofwel via directe encodering in de webapplicatie automatisch gegeneerd worden ofwel geüpload worden.

    De modellen 

    Modelformulieren CPBW
    Modelformulieren OR 

    Verplicht model: stembiljet 

    De kandidatenlijsten worden definitief afgesloten op X+77. Daarna mogen de stembiljetten opgesteld worden.   

    Als hulpmiddel voor het opstellen van de stembiljetten kan u hieronder een model van een stembiljet downloaden. Dit model is slechts een voorbeeld dat aangepast kan worden in functie van de situatie in de onderneming. 

    Verplichte modellen : het proces-verbaal van de verkiezingen of van stopzetting van de procedure en bericht van stopzetting    

    Eenmaal de stemverrichtingen beëindigd zijn, maar ook in het geval van een gedeeltelijke stopzetting, gaat het stembureau over tot het opstellen van het proces-verbaal.

    De voorzitter zendt onmiddellijk:

    • het origineel van de processen-verbaal, overeenkomstig het model hieronder, naar de Directeur-generaal van de Algemene Directie Arbeidsrecht en juridische studiën van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, Ernest Blerotstraat 1, 1070 Brussel, met vermelding van het dossiernummer dat hen werd toegekend;
    • een afschrift van de processen-verbaal naar de werkgever, die het tijdens de gehele legislatuur bewaart;
    • bij een aangetekend schrijven, een afschrift van de processen-verbaal naar de betrokken representatieve werknemers en kaderledenorganisaties. 

    De verzending per post naar de FOD en de verzending bij een aangetekend schrijven naar de betrokken representatieve werknemers- en kaderledenorganisaties kan vervangen worden door het uploaden van een afschrift van het proces-verbaal op de webapplicatie.

    De modellen 

    Eenmaal de stemverrichtingen van dag Y beëindigd zijn, gaat het stembureau over tot het opstellen van het proces-verbaal, dat ondertekend wordt door alle leden van het stembureau. 

    Bericht volledige stopzetting (DOC, 32 KB) : de kiesprocedure wordt volledig stopgezet wanneer geen enkele kandidatenlijst werd ingediend voor geen enkele werknemerscategorie. Bij gebrek aan kandidaten, moet de stemming niet georganiseerd worden.

    PV gedeeltelijke stopzetting (1) (DOC, 25.5 KB): de kiesprocedure wordt stopgezet voor één of meerdere werknemerscategorieën wanneer geen enkele kandidatenlijst werd ingediend voor deze werknemerscategorie(ën). De kiesprocedure wordt voortgezet voor de andere werknemerscategorieën waarvoor één of meerdere lijsten neergelegd werden. Het stembureau dat samengesteld is voor de werknemerscategorie die het grootste aantal kiezers telt, stelt de stopzetting van de procedure vast (X+79). Deze vaststelling gebeurt in een proces-verbaal (zie hieronder), met vermelding van de redenen waarom er geen stemming heeft plaatsgevonden.

    PV gedeeltelijke stopzetting (2) (DOC, 26 KB): de kiesprocedure wordt stopgezet voor één of meerdere werknemerscategorieën wanneer voor de betrokken personeelscategorie slechts één kandidatenlijst werd ingediend door één enkele representatieve werknemersorganisatie of één enkele representatieve organisatie van kaderleden of één enkele groep van kaderleden, en wanneer het aantal kandidaten voorgedragen op deze lijst lager is dan of gelijk is aan het aantal toe te kennen gewone mandaten. Het stembureau wordt samengesteld voor deze werknemerscategorie en op X+79 komt dit stembureau samen om de stopzetting van de procedure vast te stellen in een proces-verbaal (zie hieronder).

    Verplicht model : uitslag van de stemming en de samenstelling van het ingestelde orgaan

    Na de verkiezingen communiceert de werkgever op Y+2 de uitslag van de stemming en de samenstelling van het ingestelde orgaan, via (digitale) aanplakking, intern in de onderneming.

    Voor de sociale verkiezingen van 2024 werd dit nieuw verplicht modelformulier aan de Wet Sociale Verkiezingen toegevoegd. Dit formulier is bestemd voor interne communicatie en dient niet via de webapplicatie meegedeeld te worden. 

    Niet verplicht model : akkoord stemming per brief 

    De stemming per brief kan enkel worden toegestaan :

    • bij aanzienlijke spreiding van het personeel; 
    • in geval van schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst; 
    • in geval van nachtarbeid voor zover, voor de betrokken werknemerscategorie, aan volgende voorwaarden is voldaan :  
      • het aantal tewerkgestelde werknemers tussen 20u en 6u op de dag van de verkiezing overschrijdt niet 5% van het aantal op deze datum tewerkgestelde werknemers ;
      • en het aantal tewerkgestelde werknemers tussen 20u en 6u op de dag van de verkiezing overschrijdt niet vijftien.
    • wanneer de werknemers niet werken tijdens de openingsuren van de stembureaus.

    Daartoe moet de werkgever het akkoord bekomen van alle vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties en van de representatieve kaderledenorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen voor de betrokken categorie, uiterlijk 56 dagen na de dag van de aanplakking van het bericht dat de verkiezingsdatum aankondigt.  

    Als hulpmiddel voor het opstellen van een akkoord stemming per brief kan u hieronder een model van zo’n akkoord downloaden. Dit model is slechts een voorbeeld dat aangepast worden in functie van de situatie in de onderneming.   

    U kan eveneens een model van toelichting bij de stemming per brief vinden dat aan de kiezer kan worden meegestuurd.

    Niet verplicht model : bericht samenstelling stembureau 

    De 60e dag na de dag van de aanplakking van het bericht dat de datum van de verkiezingen aankondigt, laat de raad of het comité, of indien er nog geen is, de werkgever een bericht aanplakken waarop de samenstelling van de stembureaus en de indeling van de kiezers per bureau zijn aangegeven.

    Niet verplicht model: oproepingsbrief

    De kiezers worden door de werkgever voor de verkiezingen opgeroepen. De oproepingsbrief wordt hen in de onderneming overhandigd ten laatste 10 dagen voor de datum van de verkiezingen. De oproepingsbrief moet de volgende vermelding bevatten: «Om de afvaardiging die zal worden verkozen een werkelijk vertegenwoordigend karakter te geven, hebben alle werknemers tot plicht aan de stemming deel te nemen». De oproeping moet ten minste melding maken van de datum en de plaats van de verkiezingen, alsook van het stembureau waarbij de werknemer zich moet aanmelden.

    Niet-verplicht: Genderevenwicht Sociale Verkiezingen

    In de loop van zes maanden die volgen op de aanplakking van de verkiezingsresultaten moet de werkgever een overzicht van het genderevenwicht in het kader van de sociale verkiezingen aan de ondernemingsraad voorleggen en bespreken.

    Dit overzicht heeft zowel betrekking op de samenstelling van de ondernemingsraad als van het comité voor preventie en bescherming op het werk en omvat de volgende gegevens:

    • cijfers met betrekking tot de verhouding tussen de vrouwelijke en mannelijke kandidaten en verkozenen, en dit in verhouding tot het totaal aantal vrouwelijke en mannelijke werknemers in de onderneming.
    • cijfers met betrekking tot de verhouding tussen de door de werkgever aangeduide vrouwelijke en mannelijke werkgeversafgevaardigden, en dit in verhouding tot het totaal aantal vrouwelijke en mannelijke leden van het leidinggevend personeel in de onderneming.

    Meer informatie is beschikbaar in de rubriek “Gelijke behandeling mannen en vrouwen en Loonkloof” in het onderdeel “Arbeidsvoorwaarden en verloning” van de sociale bevoegdheden van het ondernemingsraad. U vindt er ook een facultatief modelformulier. Voor het invullen van dit formulier kan de werkgever zich baseren op de statistische gegevens die hij meegaf in de webapplicatie.

    Modelformulieren voor gebruik door representatieve werknemers- en kaderledenorganisaties

    Verplichte modellen: indienen kandidatenlijsten   

    Kandidatenlijsten kunnen  door de vakbonden ingediend  worden  op elektronische wijze via de webapplicatie of bij wijze van het verzenden of overhandigen van papieren lijsten. Het indienen van de lijsten via de applicatie is facultatief, maar éénmaal een keuze gemaakt wordt voor een bepaalde indieningswijze is de vakbondsorganisatie gebonden aan deze keuze (ook in geval van aanpassing van de lijst). Het indienen op elektronische wijze kan voor alle ondernemingen, ook voor de ondernemingen die geen gebruik maken van de applicatie.  

    In geval de kandidatenlijsten worden ingediend op elektronische wijze via de webapplicatie (en bijgevolg ook de aanpassingen aan de lijsten en de vervanging van de kandidaten), moeten deze lijsten niet alleen conform zijn aan het model dat als bijlage gaat bij de wet, maar moet bovendien het bestandsformaat van het model gerespecteerd worden. Enkel het formaat excel kan gebruikt worden voor de upload van de kandidatenlijsten. Voor de aanpassing van de lijsten en de vervanging van de kandidaten kunnen enkel volgende formats gebruikt worden: .docx ; .xlsx; .pdf   

    In geval de kandidatenlijsten (en bijgevolg ook de aanpassingen aan de lijsten en de vervanging van de kandidaten) overhandigd of per post verzonden worden, moeten deze documenten opgesteld worden conform aan de modellen opgenomen in de wet.

    Niet verplicht model : getuigenlijst

    70 dagen na de aanplakking van het bericht dat de datum van de verkiezingen vaststelt, kunnen de betrokken representatieve organisaties van werknemers en kaderleden als getuigen bij de kiesverrichtingen zoveel werknemers aanwijzen als er stembureaus zijn, en evenveel plaatsvervangende getuigen. De getuigen die werden aangewezen, evenals de werkgever worden verwittigd. De lijst met getuigen wordt aan de werkgever meegedeeld.