Een document ondertekenen met een digitale gekwalificeerde handtekening

Welke documenten kunnen digitaal neergelegd worden?

Bij de Griffie van de Dienst Collectieve Arbeidsbetrekkingen kunnen sommige documenten digitaal neergelegd worden in pdf-formaat op voorwaarde dat ze de juiste gekwalificeerde digitale (elektronische) handtekeningen bevatten.

Het gaat over:

• Ondernemings-cao
• Opzegging van een ondernemings-cao
• Toetreding tot een ondernemings-cao
• Toetreding van een onderneming tot een (inter)sectorale cao

Hoe digitaal ondertekenen?

De digitale (elektronische) handtekening moet een gekwalificeerde digitale handtekening zijn, in de zin van artikel 3, §12, van de Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG. 

De ervaring leert ons dat het ondertekenen via eID vaak de meest effectieve methode is om een correcte digitale handtekening te plaatsen. Als je de cao via eID wil ondertekenen, vind je alle praktische informatie over dit type digitale handtekening en de meest recente software terug via de website Digitale handtekeningen | eID software (belgium.be).

De FOD Beleid en ondersteuning stelt via BOSA - Digitaal ondertekenen document (belgium.be) een handtekenapplicatie ter beschikking die toelaat om een pdf te ondertekenen via de eID.

Er zijn echter nog andere mogelijkheden om een correcte digitale handtekening te plaatsen. Een lijst van gekwalificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten overeenkomstig de eIDAS-verordening is terug te vinden via het eIDAS Dashboard van de Europese Commissie.

Zorg er zeker voor dat je in alle gevallen de meest recente versie hebt geïnstalleerd van de software die gebruikt wordt om te ondertekenen.

Het is in elk geval belangrijk dat de certificaten en de identiteit van de ondertekenaar die gekoppeld zijn aan de digitale handtekening door de Directie van de Griffie gecontroleerd kunnen worden.

Hoe controleren of de digitale handtekening voldoet?

We raden je aan om nog voor de neerlegging al na te gaan of de geplaatste handtekeningen voldoen.

Controleren of de digitale handtekening voldoet, kan eenvoudig via een tool ontwikkeld door de FOD Beleid en ondersteuning: BOSA - Digitale handtekeningen valideren (belgium.be) of via een tool ontwikkeld door de Europese Commissie: DSS Demonstration WebApp (europa.eu).

Kleuren de handtekeningen “groen”, dan voldoen ze normaal gezien aan de vereisten.

Let wel op: de Directie van de Griffie voert ook altijd zelf een controle uit en zal finaal bepalen of de geplaatste handtekeningen voldoen aan de vereisten. De twee bovenstaande tools zijn hulpmiddelen, maar daarom niet altijd een volledige garantie.

Waarom voldoet de digitale handtekening niet?

Er zijn verschillende mogelijkheden waarom een digitale handtekening soms niet voldoet:

• Er werd ondertekend met het “authentication” certificaat van de eID in plaats van het “signature” certificaat.
• De laatste nieuwe software van de toepassing die wordt gebruikt om te ondertekenen is niet geïnstalleerd. Installeer altijd de laatste versie van de software.
• De certificaten van je eID zijn verlopen. Neem contact op met uw stad of gemeente om dit na te kijken.
• De eID bevond zich niet van bij de start van de ondertekeningsprocedure in de kaartlezer of werd te snel uit de kaartlezer gehaald.
• Er werd gebruik gemaakt van verschillende toepassingen om digitaal te ondertekenen waardoor de laatst geplaatste handtekening soms de andere “blokkeert”. Zorg ervoor dat elke handtekening nog aanklikbaar blijft zodat de certificaten kunnen gecontroleerd worden.
• De pdf werd op een of andere manier beveiligd, waardoor de certificaten van de handtekeningen niet meer zichtbaar zijn.
• De digitale handtekening werd geplaatst met een soort van “eigen” certificaat dat niet gelinkt is aan een gekwalificeerd certificaat zoals terug te vinden op eIDAS Dashboard van de Europese Commissie.
• Een of meerdere personen hebben niet ondertekend met een (gekwalificeerde) digitale handtekening: de handtekening is een scan, ontbreekt, …. 
• De instellingen in DocuSign zijn niet correct. We moeten voor elke handtekening afzonderlijk kunnen nakijken of het achterliggende certificaat voldoet aan de voorwaarden én ook elke handtekening kunnen linken aan een identiteit (persoon). 
  Het zou kunnen dat u het document dus op een andere manier moet opslaan zodat de achterliggende certificaten mee in de pdf worden toegevoegd. Een mogelijke oplossing zou er in bestaan om het ondertekende bestand zonder het DocuSign-handtekeningscertificaat te downloaden. Op deze manier kunnen de handtekeningen en de certificaten wel herkend worden.
  Deze instellingen zouden terug te vinden zijn via https://apps.docusign.com/admin/signing-settings, voor wie admin rechten hiertoe heeft.
  Voor meer informatie raden we u aan contact op te nemen met uw leverancier van die software.

Hoe neerleggen?

De neerlegging van documenten die werden ondertekend met een gekwalificeerde handtekening moet gebeuren op elektronische wijze via de applicatie Transfer van documenten.

Enkel documenten in pdf-formaat met de nodige elektronisch gekwalificeerde handtekeningen worden aanvaard.

De applicatie is bereikbaar via www.transfer.werk.belgie.be.

Het systeem van aanmelden is hetzelfde als bij andere online diensten van de overheid.

Let op:

• Als de documenten die worden opgeladen van toepassing zijn op meerdere ondernemingen, dan hoef je deze maar 1 keer op te laden. Het volstaat om in het invulformulier 1 van de KBO-nummers van de betrokken ondernemingen te vermelden.
• Als de documenten die worden opgeladen een antwoord zijn op een dossier dat voordien voorlopig werd geweigerd, vergeet dan niet om in het commentaarvakje het dossiernummer te vermelden. Dit dossiernummer vind je telkens bovenaan onze brieven bij “ons kenmerk”.