Arbeidsreglement

Situering

Naargelang de sector, privé of publiek, en de betrokken materie, zal het arbeidsreglement de algemene arbeidsvoorwaarden vaststellen en/of aan de werknemers informatie geven over de werking en de organisatie van het werk binnen de onderneming of binnen de instelling die hen tewerkstelt. De inhoud van het reglement, de draagwijdte ervan en de procedure voor het opstellen en het wijzigen worden vastgesteld door de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.

Alle werkgevers die binnen het toepassingsgebied vallen van de wet tot instelling van de arbeidsreglementen moeten een arbeidsreglement opstellen en dit los van het aantal werknemers dat ze tewerkstellen. Sedert 1 juli 2003 is quasi de ganse openbare sector eveneens onderworpen aan de wet van 8 april 1965 als gevolg van de inwerkingtreding van de wet van 18 december 2002. Het arbeidsreglement is van toepassing op de werkgever en al zijn werknemers (met uitzondering van enkele uitgesloten categorieën, art.2). Er kunnen wel afzonderlijke reglementen worden opgesteld voor de verschillende categorieën van werknemers (b.v.: arbeiders/bedienden; statutairen/contractuelen) en voor de verschillende afdelingen binnen de onderneming.

De werkgever en de werknemers zijn in principe gehouden door de bepalingen van het arbeidsreglement (art. 4). Niettemin mag dit instrument geen afbreuk doen aan het legaliteitsprincipe (reglementair karakter van de procedure tot het opstellen en de bekendmaking ervan, naleving van de hogere rechtsnormen).   

Inhoud

De wet van 8 april 1965 somt een reeks vermeldingen op die verplicht moeten worden opgenomen in het arbeidsreglement. Het gaat om de volgende informatie:  

• de uurroosters: hierin zijn o.a. begrepen de gewone uurroosters en/of het kader van de gewone arbeidstijd, de vaste deeltijdse werkroosters die zich niet (volledig) situeren binnen de gewone uurroosters of het kader van de gewone arbeidstijd, de uurroosters van de opeenvolgende ploegen,  het kader voor de toepassing van de variabele deeltijdse werkroosters, de flexibele uurroosters,  de glijdende uurroosters, het kader voor de toepassing van het wisselend weekregime, en de dagen en uren waarop de onderneming toegankelijk is voor de werknemers die buiten de onderneming werken;

  
  Een kader van de gewone arbeidstijd bakent de tijdvakken af waarin er in de onderneming wordt gewerkt en bestaat uit de volgende elementen:

  • de dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
  • het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
  • de minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur;
  • de normale en de maximale wekelijkse arbeidsduur
     
• de wijzen van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon;
   
• de wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon;
   
• de procedure, met inbegrip van de formele vereisten en de opzeggingstermijnen, die moeten worden nageleefd door de werkgever en de werknemer indien de arbeidsrelatie wordt beëindigd, alsook de termijn waarbinnen tegen ontslag in beroep kan worden gegaan of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen die deze punten regelen; de dringende redenen die de verbreking van de overeenkomst door de ene of de andere partij zonder opzegging rechtvaardigen, onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de rechtbanken; 
   
• de rechten en plichten van het toezichthoudend personeel;
   
• de straffen, het bedrag en de bestemming van de boetes en de tekortkomingen die zij bestraffen;
   
• de plaats waar de persoon te bereiken is die is aangewezen om de eerste hulp te verlenen en de plaats waar de verbandkist zich bevindt, evenals de namen van de door de werkgever aangeduide geneesheren tot wie de door een arbeidsongeval getroffene zich kan wenden;
   
• de duur van de jaarlijkse vakantie evenals de nadere regelen voor de  toekenning van deze vakantie of de verwijzing naar de wettelijke bepalingen ter zake. Desgevallend de data van de jaarlijkse collectieve vakantie;
   
• de namen van de leden van de ondernemingsraad, van het comité voor de preventie en bescherming op het werk (oud comité voor veiligheid, gezondheid en verfraaiing van de werkplaatsen) en van de syndicale afvaardiging;
   
• de adressen van de inspectiediensten belast met het toezicht op de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen in verband met de bescherming van de werknemers;
   

• de vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden in de onderneming en die van toepassing zijn op de werkomstandigheden en, wat betreft de collectieve arbeidsovereenkomsten die buiten de onderneming zijn gesloten, de vermelding van het bevoegde paritair orgaan waarin deze zijn gesloten; 

• het recht op opleiding aangeboden door de werkgever of de referentie naar de wettelijke of reglementaire bepalingen of de collectieve overeenkomsten die dit recht regelen;  

• de sociale zekerheidsinstelling die de sociale bijdragen in het kader van de  arbeidsrelatie ontvangt; 

• de door de werknemer na te leven formaliteiten wanneer een arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval zich voordoet tijdens een periode van jaarlijkse vakantie;
   
• de identiteit van de verlener van een elektronische archiveringsdienst verantwoordelijk, voor de opslag van door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomsten en de elektronisch verstuurde en opgeslagen documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer evenals de wijze waarop de toegang van de werknemer tot deze elektronisch bij de dienstverlener opgeslagen documenten wordt gewaarborgd, ook na de beëindiging van de arbeidsrelatie;
   
• de procedure voor het onderhouden van contact met arbeidsongeschikte werknemers bedoeld in artikel I.4-71/2 van de codex over het welzijn op het werk.

Verder zijn er ook nog een aantal verplichte vermeldingen in het arbeidsreglement die worden voorgeschreven door verscheidene andere wettelijke en reglementaire bepalingen (b.v. de aanduiding van de feestdagen, de vervangingsdagen, de toepassingsregelen van de inhaalrust (artikel 13 van de wet van 4 januari 1974 betreffende de feestdagen).

Voor de openbare sector gelden nog de volgende bijzonderheden:

• Vermelding van het uurrooster
• In tal van openbare diensten die niet onderworpen zijn aan de bepalingen inzake arbeidsduur uit de Arbeidswet van 16 maart 1971, is een variabel uurrooster van toepassing met een grote flexibiliteit als gevolg. Elke werknemer heeft dan immers de mogelijkheid om het moment te kiezen waarop hij zijn werkdag aanvangt en beëindigt tijdens de vastgestelde vlottende werktijden (b.v. de arbeidsprestaties moeten aanvangen tussen 7h30 en 9h). Daarom wordt uitdrukkelijk toegestaan aan deze diensten om de geldende variabele uurroosters te vermelden in het arbeidsreglement met aanduiding van de vastgestelde grenzen in dit verband en met verwijzing naar de betrokken teksten.
• Vorm van de verplichte vermeldingen.
  Aangezien de vermeldingen die op grond van de wet van 8 april 1965 (art. 6, § 1) in het arbeidsreglement moeten staan voor de openbare sector meestal al zijn opgenomen in normatieve teksten, is voorzien dat er gewoon mag worden verwezen naar deze teksten.
• Procedure.
  Het advies van het paritair comité of van het betrokken paritair orgaan of, in bepaalde gevallen, van de Nationale Arbeidsraad, dat de Koning moet inwinnen alvorens eventueel andere vermeldingen uit te vaardigen is, voor openbare diensten die onderworpen zijn aan de wet van 19 december 1974 vervangen door het bevoegde overlegcomité of, in bepaalde gevallen, door het met redenen omklede advies van het gemeenschappelijk comité voor alle overheidsdiensten (art. 15quater wet van 8 april 1965).
• Niet-relevante vermeldingen

In de openbare sector moeten sommige van de hierboven opgesomde vermeldingen niet worden opgenomen in het arbeidsreglement omdat ze niet pertinent zijn. Het gaat om de namen van de leden van de ondernemingsraad, van het comité voor de preventie en de bescherming op het werk (oud comité voor veiligheid, gezondheid en verfraaiing van de werkplaatsen), van de syndicale afvaardiging, en om de vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of de collectieve akkoorden gesloten in de onderneming die van toepassing zijn op de arbeidsvoorwaarden.

Procedure voor het opstellen en het wijzigen van het arbeidsreglement

Privésector

Het arbeidsreglement komt tot stand in overleg tussen de werkgever en zijn werknemers. De concrete procedure voor het opstellen en wijzigen van het arbeidsreglement verschilt wel naargelang er in de onderneming al dan niet een ondernemingsraad bestaat.

Ondernemingen met ondernemingsraad

Indien er een ondernemingsraad bestaat, stelt deze het arbeidsreglement en de wijzigingen ervan op. Elk ontwerp wordt tegelijk met de mededeling aan de leden van de ondernemingsraad ter kennis gebracht aan het personeel vóór agendering op de ondernemingsraad. Het reglement treedt in voege 15 dagen na het akkoord in de ondernemingsraad.

In geval er geen akkoord tot stand komt in de ondernemingsraad, meldt de voorzitter dit aan de inspecteur van de Inspectie van de sociale wetten, die zal pogen om de uiteenlopende standpunten binnen de 30 dagen te verzoenen. Als hij daarin slaagt, zal het arbeidsreglement 8 dagen na deze verzoening in werking treden. Indien de inspecteur van de sociale wetten er niet in slaagt de standpunten te verzoenen, wordt het geschil aanhangig gemaakt bij het bevoegd paritair comité door de voorzitter van de ondernemingsraad.

Het paritair comité zal een laatste keer proberen de partijen te verzoenen. Als ook deze verzoeningspoging mislukt, wordt het geschil over het ontwerp van arbeidsreglement of tot wijziging van het arbeidsreglement beslecht door het paritair comité.  

De beslissing van het paritair comité is in principe enkel geldig wanneer zij ten minste 75 % van de stemmen uitgebracht door ieder van de partijen heeft bekomen. 

Hierop bestaat wel een afwijking. Als het geschil betrekking heeft op een ontwerp tot wijziging van het arbeidsreglement dat voorziet in de uitbreiding van een bestaand kader van de gewone arbeidstijd of de invoering van een nieuw uurrooster kan het paritair comité nl. een geldige beslissing nemen wanneer zij de stemmen van minstens alle aanwezige vertegenwoordigers van één representatieve werkgeversorganisatie en van minstens alle aanwezige vertegenwoordigers van één representatieve werknemersorganisatie heeft bekomen. 

Binnen de 8 dagen na de uitspraak, wordt de beslissing van het paritair comité ter kennis gebracht van de werkgever.  Het arbeidsreglement of de wijzigingen aan het arbeidsreglement treden in werking 15 dagen na de beslissing van het paritair comité, behalve indien deze laatste een andere datum vastgesteld heeft.  

Meer informatie over de opstelling van het arbeidsreglement in geval van een ondernemingsraad in onze rubriek Arbeidsvoorwaarden en verloning.

Ondernemingen zonder ondernemingsraad

In geval er geen ondernemingsraad is, stelt de werkgever het ontwerp of de wijzigingen van het arbeidsreglement op en plakte deze aan. Gedurende 15 dagen vanaf deze aanplakking, kunnen de werknemers opmerkingen formuleren in een register dat daartoe te hunner beschikking wordt gehouden of kunnen ze deze opmerkingen rechtstreeks aan de inspecteur van de Inspectie van de sociale wetten laten weten. Eens deze termijn voorbij, zendt de werkgever het ontwerp en het register aan deze inspecteur. Als er geen opmerkingen werden gemaakt, treedt het arbeidsreglement in voege de 15de dag volgend op de dag van aanplakking.

Als er wel opmerkingen werden gemaakt, tracht de inspecteur van de Inspectie van de sociale wetten de uiteenlopende standpunten te verzoenen binnen de 30 dagen volgend op het moment dat het ontwerp en het register hem werden toegezonden. Als hij daarin slaagt, zal het arbeidsreglement 8 dagen na deze verzoening in werking treden. Indien de inspecteur er niet in slaagt de standpunten te verzoenen, dan stuurt hij onmiddellijk een afschrift van het proces-verbaal van niet-verzoening naar de voorzitter van het bevoegd paritair comité.

Openbare sector

Aangezien de procedures en de organen in het kader van het syndicaal statuut van de openbare sector verschillend zijn van deze voor de privésector, werd een artikel 19bis ingevoegd in de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel (= het syndicaal statuut) door de wet van 6 juli 1989, teneinde de Koning de mogelijkheid te geven om bepaalde procedures vastgesteld door de wet van 8 april 1965 te wijzigen, zodat zij zouden kunnen worden toegepast op de onderhandeling- en overlegcomités opgericht door de wet van 19 december 1974.

Concreet gelden de onderhandeling- en overlegprocedures voor het opstellen en wijzigen van het arbeidsreglement.
De materies die niet onderworpen zijn aan deze procedures in toepassing van het syndicaal statuut en die niettemin moeten worden vermeld in het arbeidsreglement worden ook onderworpen aan de overlegprocedure.  

Voor materies onderworpen aan de overlegprocedure wordt, wanneer er geen unaniem gemotiveerd advies is in het overlegcomité, het geschil door de voorzitter van het comité ter kennis gebracht van de Inspecteur van de sociale wetten binnen een termijn van 15 dagen volgend op de dag waarop het proces-verbaal van het comité een definitief karakter heeft gekregen. 
Deze ambtenaar probeert, binnen een termijn van 30 dagen, de uiteenlopende standpunten te verzoenen. Indien hij daarin niet slaagt, wordt het geschil binnen vijftien dagen na het proces-verbaal van niet-verzoening onderworpen aan de onderhandelingsprocedure. Nadat het protocol van dit laatstgenoemde comité een definitief karakter heeft gekregen, stelt de overheid het arbeidsreglement vast of brengt de wijzigingen in het arbeidsreglement aan.      

Wanneer de materies onderworpen zijn aan de onderhandelingsprocedure, is het resultaat een protocol van akkoord of van niet-akkoord.  

Voor de diensten die niet onder de wet van 19 december 1974 vallen, heeft de wetgever een specifieke reglementering voorzien. Voor deze diensten wordt, wanneer er geen ondernemingsraad is of wanneer er geen wettelijk geregelde procedure is waarop ze zich kunnen beroepen, de Koning gemachtigd om de procedures vast te stellen die ze moeten volgen bij het opstellen en wijzigen van het arbeidsreglement (nieuw hoofdstuk IIIter van de wet van 8 april 1965).    

Gevallen waarin de normale procedures niet moeten worden gevolgd

In een aantal gevallen dienen de hiervoor beschreven procedures (binnen de privé- of publieke sector) niet te worden gevolgd.

Enkele voorbeelden:

Het doorvoeren van een tijdelijke wijziging van de reglementsbepalingen betreffende de aanvang en het einde van de gewone arbeidsdag, alsmede de rusttijden en zulks ingevolge een afwijking van de bij de wetgeving op de arbeidsduur vastgelegde algemene arbeidsregeling.

In dat geval moet de werkgever tenminste 24 uur vooraf bij een in de lokalen van de inrichting aangeplakte bericht de betrokken werknemers in kennis stellen van de wijziging.

Het wijzigen van de reglementsbepalingen rond de dagen ter vervanging van de feestdagen.

In bepaalde gevallen van invoering van een regime van flexibele uurroosters.

De vermelding van de door de werknemer na te leven formaliteiten wanneer een arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval zich voordoet tijdens een periode van jaarlijkse vakantie.

Bekendmaking

Een afschrift van het arbeidsreglement moet worden bijgehouden op iedere plaats waar werknemers worden tewerkgesteld (met inbegrip van de tijdelijke werven). De werknemers moeten er op elk ogenblik en zonder tussenpersoon inzage van kunnen nemen. Een bericht met de vermelding van de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, moet aangeplakt worden op de zetel van de onderneming, op een gemakkelijk toegankelijke plaats.

Elke werknemer dient bij zijn indiensttreding een kopie van het arbeidsreglement te ontvangen. Elke werknemer moet ook een kopie van iedere wijziging ontvangen. Het gaat om een absolute verplichting. Bij het niet naleven ervan is de werknemer niet gebonden door de bepalingen van het arbeidsreglement. De werkgever heeft er dus alle belang bij een schriftelijk bewijs te hebben dat hij een exemplaar heeft overhandigd.

Er bestaan speciale regels voor studenten: de werkgever moet hen een afschrift geven tegen ontvangstbewijs. Een kopie van dit ontvangstbewijs moet opgestuurd worden naar de Inspectie van de sociale wetten, samen met een afschrift van de arbeidsovereenkomst van de student.

De werkgever moet ook binnen de 8 dagen vanaf de datum van inwerkingtreding een afschrift bezorgen aan het regionaal bureau van de Inspectie van de sociale wetten. Dit document kan nu online worden ingevoerd via www.arbeidsreglement.belgie.be (NL), www.reglementdetravail.belgique.be (FR), www.arbeitsordnung.belgien.be (DE) indienen. De toegang tot deze applicatie gebeurt met de elektronische identiteitskaart (eID). Het systeem van aanmelden is hetzelfde als bij andere onlinediensten van de overheid (zoals tax-on-web). 

Wanneer in de openbare sector gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om in het arbeidsreglement, voor wat de in artikel 6, § 1 van de wet van 8 april 1965 opgesomde vermeldingen betreft, te verwijzen naar de normatieve teksten die van toepassing zijn, moet bovendien een bericht met de plaats waar deze teksten kunnen worden geraadpleegd, worden aangeplakt op een zichtbare en toegankelijke plaats. De betrokken werknemers moeten voorts ook op een gemakkelijk toegankelijke plaats inzage kunnen hebben van de teksten waar het arbeidsreglement naar verwijst. 

Straffen voorzien door het arbeidsreglement

Hoewel het arbeidsreglement steeds de straffen, de bedragen en de bestemming van de geldboeten en ook de tekortkomingen die zij bestraffen (art.6, § 1, 6°) moet vermelden, zijn de bepalingen van de wet van 8 april 1965 rond de toepassingsmodaliteiten van de straffen en de bestemming van de geldboeten (art. 16 tot 19) niet van toepassing op de openbare diensten die onder het toepassingsgebied vallen van de wet van 8 april 1965 als gevolg van de inwerkingtreding van de wet van 18 december 2002 (de openbare diensten die voor de inwerkingtreding van de wet van 18 december 2002 reeds werden geviseerd door de wet van 8 april 1965, blijven onder de toepassing vallen van deze bepalingen).    

Controle

Het toezicht op de goede toepassing van de wet van 8 april 1965 wordt uitgeoefend door de dienst Toezicht op de sociale wetten.