In 2019 heeft de Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten (TSW) een online applicatie gelanceerd voor de neerlegging van de arbeidsreglementen. Eind 2019 waren meer dan 55% van de documenten via deze weg ingediend.
De neerlegging van het arbeidsreglement: een verplichting
De wet tot instelling van arbeidsreglementen bestaat sedert 5 april 1965 en is één van de oudste arbeidswetten in ons land.
Elke werkgever, ongeacht of hij behoort tot de privésector of de publieke sector, moet een arbeidsreglement opstellen vanaf het ogenblik dat hij zijn eerste werknemer tewerkstelt. Dit document wordt, gedurende het bestaan van de onderneming, geregeld aangepast of aangevuld (bv. bij invoering van nieuwe werktijden, vervangingsdagen van feestdagen enz.).
Binnen de acht dagen na de inwerkingtreding van het arbeidsreglement of van de aanpassing, moet de werkgever een kopie van het document versturen naar de plaatselijke directie van het Toezicht op de Sociale Wetten.
Deze verplichting leidde in 2018 tot de ontvangst per post van 24.854 papieren arbeidsreglementen of wijzigingen in de verschillende directies van TSW. Aan gemiddeld 50 pagina’s per arbeidsreglement gaat het om ongeveer 1.250.000 bladzijden die allen een plaats krijgen in de papieren dossiers die per werkgever door TSW worden bijgehouden. Circa 20.000 arbeidsreglementen krijgen van TSW een nieuw registratienummer dat via de post wordt bezorgd aan de werkgever.
e-ART: het antwoord op een moderniseringsbehoefte
Om deze archaïsche werkwijze naar een moderner niveau te verheffen werd in 2017 gestart met een project met als doel het arbeidsreglement op elektronische wijze neer te kunnen leggen, in een beveiligde omgeving (via eID of ITSME), via een intuïtieve en gemakkelijk te gebruiken webservice. Via de applicatie is ook een verzoeningsprocedure mogelijk wanneer er een meningsverschil is bij de procedure voor de opstelling of de wijziging van het arbeidsreglement. De applicatie laat ook de elektronische opslag van de arbeidsreglementen toe in de interne applicaties van TSW.
Op 15 april 2019 werd de nieuwe applicatie gelanceerd en kan elke werkgever zijn arbeidsreglement of de wijziging ervan online neerleggen. E-ART is beschikbaar in drie talen: www.arbeidsreglement.belgie.be (NL), www.reglementdetravail.belgique.be (FR), www.arbeitsordnung.belgien.be (DE).
Het nieuwe kleedje waarin de neerleggingsprocedure werd gestoken wordt supersnel opgepikt door de werkgevers en sociaal secretariaten, en dit ondanks het feit dat er nauwelijks persaandacht is voor dit onderwerp.
Onderstaande grafiek geeft de evolutie van via e-ART ontvangen arbeidsreglementen in de periode mei - december 2019. In die periode werden in het totaal 22.111 arbeidsreglementen of wijzigingen geregistreerd.
Uit de grafiek blijkt dat in mei 2019 15% van de arbeidsreglementen TSW bereikt via e-ART. In december 2019 is dit reeds 55,3 %.
Deze snelle adaptatie door de werkgevers is opmerkelijk en toont aan dat er nood was aan een modernisering van de neerleggingsprocedure.
De elektronische neerlegging heeft - naast milieuoverwegingen - nog voordelen:
- Het is tijdsbesparend voor de werkgever want het arbeidsreglement moet niet meer worden afgedrukt en worden gepost. Omgekeerd is de elektronische verwerking door TSW gemakkelijker omdat veel handenarbeid wegvalt.
- Daarenboven is de digitale versie gemakkelijker raadpleegbaar voor de administraties.
- Het is kostenbesparend want de portokosten vallen weg voor zowel de werkgever als TSW.
- E-ART heeft daarmee een ernstige bijdrage geleverd aan de administratieve vereenvoudiging.
Het gebruik van het online platform e-ART is geen verplichting; een werkgever mag nog steeds – volgens de aloude methode – zijn arbeidsreglement via de post verzenden. Aan de wetgeving tot instelling van een arbeidsreglement werd trouwens geen enkele wijziging aangebracht.
Het staat echter in de sterren geschreven dat einde 2020 circa 80% van alle neerleggingen van arbeidsreglementen of wijzigingen via de digitale e-ART route zullen gebeuren.