Contact houden met arbeidsongeschikte werknemers

Op deze pagina

Contact na 4 weken arbeidsongeschiktheid: informatie over de mogelijkheden voor werkhervatting

Hoe langer iemand afwezig is, des te kleiner de kans dat het werk succesvol hervat kan worden bij de oorspronkelijke werkgever. Dat blijkt uit onderzoek: bij een afwezigheid van méér dan 3 maanden is de kans op werkhervatting bij dezelfde werkgever gedaald tot 50%. Een terugkeer naar het werk kan zelfs bijdragen tot een sneller herstel, op voorwaarde dat dat werk aangepast is aan de gezondheidstoestand van de werknemer. Daarom is het belangrijk dat de werknemer in een vroege fase zo goed mogelijk geïnformeerd wordt over de mogelijkheden voor werkhervatting, en wie hij daarvoor kan contacteren.

De preventieadviseur-arbeidsartsen, of de verpleegkundigen die hem bijstaan, moeten dan ook vanaf 4 weken arbeidsongeschiktheid van de werknemer contact opnemen met deze werknemer, om hem te informeren over de verschillende mogelijkheden om zijn werkhervatting te faciliteren , zoals de mogelijkheid om een gesprek te hebben met de arbeidsarts of zijn verpleegkundig personeel, om een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting te vragen of een re-integratietraject op te starten. Via aanpassingen aan de werkpost, of ander/aangepast werk kan dan mogelijk vermeden worden dat de arbeidsongeschiktheid een langdurig karakter krijgt en re-integratie moeilijker wordt (art. I.4-71/1). Dit contactmoment heeft niet tot doel om bij de werknemer te informeren naar de duur van zijn arbeidsongeschiktheid of deze te controleren. De preventieadviseur-arbeidsarts is immers geen controlearts (art. I.4-22).

Deze verplichting voor de preventieadviseur-arbeidsarts wordt mogelijk gemaakt door de verplichting die krachtens artikel I.4-4, §3 van de codex op de werkgever rust om “de nodige maatregelen te nemen om de preventieadviseur-arbeidsarts in kennis te stellen van elke arbeidsongeschiktheid van vier weken of meer, vastgesteld voor een werknemer die al dan niet onderworpen is aan het verplicht gezondheidstoezicht.” Om de preventieadviseur-arbeidsarts in staat te stellen deze verplichting na te komen, dient de werkgever ook de nodige contactgegevens (adres, telefoonnummer, privémailadres) van deze werknemer door te geven: hij zal tijdens zijn afwezigheid immers zelden bereikt kunnen worden via een professioneel telefoonnummer of een bedrijfsmailadres.

De informatie kan bv. door de preventieadviseur-arbeidsarts aan de arbeidsongeschikte werknemer bezorgd worden via brief naar de woonplaats van de werknemer of via het privémailadres, waarin zeker ook de contactgegevens van de preventieadviseur-arbeidsarts worden vermeld, om de werknemer toe te laten deze arts of de verpleegkundigen te contacteren voor een gesprek, voor meer informatie, of om een uitnodiging te vragen voor een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting of een re-integratietraject.

Procedure in het arbeidsreglement voor contact met zieke werknemers

Werkgevers zijn verplicht om in hun arbeidsreglement een procedure op te nemen voor het onderhouden van contact met werknemers die arbeidsongeschikt zijn. Deze contactprocedure maakt deel uit van een actief afwezigheidsbeleid dat tot doel heeft de terugkeer naar het werk te vergemakkelijken en voor te bereiden. Het gaat om een ondersteunende communicatie die gericht is op het behoud van de band met de werkvloer en het tijdig bespreken van re-integratiemogelijkheden.

Het is belangrijk om te benadrukken dat deze contactprocedure niet bedoeld is als controlemechanisme. Ze mag op geen enkel moment gebruikt worden om te beoordelen of de afwezigheid om gezondheidsredenen gegrond is. De medische beoordeling van de arbeidsongeschiktheid zelf blijft exclusief de bevoegdheid van de behandelend arts en de adviserend arts.

LET OP: De verplichting om deze procedure op te nemen in het arbeidsreglement geldt vanaf 1 januari 2026. Het is aangewezen om zo snel mogelijk het arbeidsreglement aan te passen aan deze nieuwe verplichting. Hiervoor volgt men de normale procedure tot wijziging van het arbeidsreglement (het toevoegen van een bijlage bij het arbeidsreglement volstaat hiertoe niet).

Wie neemt contact op met de werknemer?

De contactprocedure moet duidelijk bepalen wie namens de werkgever contact opneemt met de werknemer.

Aangezien de ratio legis van deze verplichting ligt in het behoud van het contact met de werkvloer en de werkgever, kan deze contactname niet worden uitbesteed, maar moet ze gebeuren door een personeelslid van de onderneming, zoals een re-integratiecoach, een HR‑medewerker, een leidinggevende of een sociaal assistent. Het is immers ook nuttig dat de contactpersonen de organisatie van binnenuit kennen, met inbegrip van het collectief re-integratiebeleid en de interne procedures, omdat dit bijdraagt aan een meer persoonlijke, betrokken en consistente opvolging.

Zo kunnen ook de arbeidsarts (of zijn verpleegkundig personeel) van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk niet als contactpersonen worden aangeduid. De arbeidsarts heeft immers een eigen wettelijke opdracht om de arbeidsongeschikte werknemers te contacteren (na vier weken arbeidsongeschiktheid, zie supra). Om de onafhankelijkheid van de arbeidsarts en de duidelijkheid van de rolverdeling te waarborgen, kan deze dan ook niet optreden als de persoon die namens de werkgever het contact onderhoudt.

Hoe vaak wordt contact opgenomen?

Het arbeidsreglement moet ook de minimale frequentie van de contactmomenten bepalen.

Deze geplande contactmomenten bieden de kans om op een transparante en respectvolle manier de band met de organisatie sterk te houden en (het gevoel van) isolement van de arbeidsongeschikte werknemer te verminderen, bv. door ook informatie te delen over belangrijke gebeurtenissen of wijzigingen binnen de organisatie zodat de afwezige werknemer betrokken blijft bij het reilen en zeilen op de werkvloer. Daarnaast kan men uiteraard ook van dit contact gebruik maken om de werknemer te laten weten welke mogelijkheden er concreet bestaan in de onderneming voor aanpassing van het werk, maar ook om eventuele bezorgdheden (bv. met betrekking tot de terugkeer) te bespreken.

Dit wil concreet zeggen dat men best vastlegt na welke periode van arbeidsongeschiktheid de werkgever voor het eerst contact opneemt met de werknemer, en vervolgens hoe vaak (en op welke wijze) de volgende contactmomenten zullen plaatsvinden. Vaste contactmomenten zorgen voor transparantie en continuïteit, en kunnen zeker bijdragen tot een betere voorbereiding van de werkhervatting. Tegelijk is het echter wel belangrijk dat de procedure ook de nodige ruimte laat voor flexibiliteit, die eventueel kan worden ingevuld in overleg met de werknemer. Afhankelijk van de individuele (medische) situatie van de werknemer kan het immers gepast zijn gedurende een bepaalde periode (bv. tijdens zware behandelingen of hospitalisatie) minder frequent contact te houden. Anderzijds kan een meer intensief contact wenselijk zijn wanneer de terugkeer naar het werk of de opstart van een re-integratietraject in zicht komt. In elk geval gebeurt een aanpassing best in onderling akkoord en met respect voor de gezondheidstoestand van de werknemer.