Het individueel dossier

Inhoud van het dossier

Wanneer een verzoek tot formele psychosociale interventie werd ingediend, bestaat één van de taken van de preventieadviseur psychosociale aspecten erin het individueel dossier samen te stellen en bij te houden.

Naargelang de toegepaste procedure omvat dit individueel dossier:

• in voorkomend geval, het document dat het allereerste persoonlijk onderhoud bevestigt waarbij de werknemer werd geïnformeerd over de mogelijkheden tot interventie;
• in voorkomend geval, het document betreffende het type informele psychosociale interventie gekozen door de verzoeker;
• het document dat het verplicht persoonlijk onderhoud bevestigt;
• het verzoek tot formele psychosociale interventie;
• in voorkomend geval, het document dat de weigering of de aanvaarding van de indiening van het verzoek bevat;
• het document waarbij de werkgever op de hoogte wordt gebracht van het feit dat een verzoek tot formele psychosociale interventie werd ingediend;
• het document waarbij de verzoeker op de hoogte wordt gebracht van het feit dat zijn verzoek hoofdzakelijk betrekking heeft op risico’s die een collectief karakter vertonen;
• in voorkomend geval, de gedateerde en ondertekende verklaringen van de personen die werden gehoord door de preventieadviseur psychosociale aspecten;
• in voorkomend geval, het document betreffende de verlenging van de termijn om een advies te verstrekken aan de werkgever;
• het advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten;
• het document waarbij de verzoeker en de andere rechtstreeks betrokken persoon op de hoogte worden gebracht van de datum van overhandiging van het advies aan de werkgever;
• het document waarbij het advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten wordt meegedeeld aan de werkgever en, met het akkoord van de werknemer, aan de vertrouwenspersoon die op informele wijze in dezelfde situatie is tussengekomen;
• de documenten waarbij de verzoeker, de andere rechtstreeks betrokken persoon en de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst worden geïnformeerd over de voorstellen van maatregelen en de verantwoording ervan;
• het document dat de gemotiveerde beslissing bevat van de werkgever betreffende het gevolg dat hij aan het verzoek geeft;
• in voorkomend geval, het document waarbij de preventieadviseur psychosociale aspecten, in het kader van een verzoek met een hoofdzakelijk collectief karakter, maatregelen die een bewarend karakter kunnen hebben, voorstelt aan de werkgever om te voorkomen dat de gezondheid van de verzoeker ernstig wordt aangetast;
• in voorkomend geval, het document waarbij de werkgever op de hoogte wordt gebracht van het feit dat het verzoek met een hoofdzakelijk collectief karakter overeenkomstig de individuele procedure zal worden behandeld door de preventieadviseur psychosociale aspecten alsook het geschreven akkoord van de verzoeker.

In geval van een verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, bevat het individueel dossier ook de volgende documenten:

• het document waarbij de werkgever op de hoogte wordt gebracht van het feit dat een dergelijk verzoek werd ingediend, van de aard van de feiten die in het verzoek worden vermeld en dat de werknemer een bescherming tegen represailles geniet;
• in voorkomend geval, het document waarbij de werkgever op de hoogte wordt gebracht van het feit dat de directe getuigen een bescherming tegen represailles genieten;
• in voorkomend geval, de voorstellen voor bewarende maatregelen meegedeeld aan de werkgever;
• in voorkomend geval, de beslissing van de werkgever met betrekking tot deze bewarende maatregelen;
• in voorkomend geval, de vraag tot tussenkomst van de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk.

De persoonlijke notities die de preventieadviseur psychosociale aspecten bij de door hem ondernomen stappen heeft opgesteld, mogen niet voorkomen in het individueel dossier.

Het gaat hier om de notities die hem helpen om de nodige stappen te bepalen, zijn bedenkingen, zijn persoonlijke opmerkingen, zijn werkhypotheses en de notities die hij gemaakt heeft tijdens het onderhoud met de gehoorde personen.

Noch de partijen, noch de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk hebben toegang tot de persoonlijke notities.

Bewaring van het dossier

Het individueel dossier wordt bijgehouden door de preventieadviseur psychosociale aspecten en valt uitsluitend onder zijn verantwoordelijkheid.

Hij houdt het bij gedurende een termijn van 20 jaar vanaf de datum van de indiening van het verzoek.

Het dossier mag ook bewaard worden op een elektronische drager, op voorwaarde dat het volledig is en dat de authenticiteit van en de toegang tot de documenten worden beschermd en beveiligd.

Mededeling van het dossier

Aan de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk

De preventieadviseur psychosociale aspecten houdt het volledige individueel dossier ter beschikking van de inspectiediensten, met inbegrip van de ondertekende en gedateerde verklaringen van de personen die in het kader van een formele psychosociale interventie werden gehoord door de preventieadviseur.

Dit maakt het voor de inspectiediensten mogelijk om de onpartijdigheid en de onafhankelijkheid van de preventieadviseur psychosociale aspecten te controleren.

Dit is bijzonder belangrijk in dossiers die betrekking hebben op relationele problemen waarbij de werkgever, klant bij de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk of werkgever van de interne preventieadviseur psychosociale aspecten, rechtstreeks betrokken is.

Bovendien laat dit de inspectiediensten toe de door de preventieadviseur psychosociale aspecten voorgestelde maatregelen te evalueren en te oordelen of deze aan de werkgever kunnen opgelegd worden dan wel of andere meer relevant zijn.

Aan het arbeidsauditoraat

Het volledige individueel dossier wordt door de preventieadviseur psychosociale aspecten ter beschikking gehouden van het arbeidsauditoraat.

De verklaringen van de personen die werden gehoord, kunnen evenwel slechts overgemaakt worden aan het arbeidsauditoraat wanneer deze personen in hun verklaring schriftelijk hebben ingestemd met deze overdracht.

Overdracht van het dossier bij verandering van externe dienst voor preventie en bescherming op het werk

Het is mogelijk dat de werkgever verandert van externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, bijvoorbeeld omdat de overeenkomst met deze externe dienst wordt opgezegd door een van de partijen.

In dat geval zullen de individuele dossiers moeten overgedragen worden naar de nieuwe externe dienst waarop de werkgever een beroep doet.

Dit moet gebeuren volgens een bepaalde procedure waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen verzoeken die nog in behandeling zijn en verzoeken waarvan de behandeling al is afgerond op het moment van de verandering.

Bij de overdracht van de dossiers moet steeds het beroepsgeheim gewaarborgd worden.

Het verzoek is nog in behandeling

De preventieadviseur psychosociale aspecten bij wie het verzoek werd ingediend, brengt de verzoeker en de eventuele andere rechtstreeks betrokken persoon zo snel mogelijk op hoogte van het feit dat de externe dienst waarvoor hij werkt niet meer zal instaan voor de behandeling van het verzoek.

Op verzoek van de preventieadviseur psychosociale aspecten zal de werkgever hem meedelen welke nieuwe externe dienst het verzoek verder zal behandelen.

Daarna bezorgt de preventieadviseur psychosociale aspecten bij wie het verzoek werd ingediend het individueel dossier aan de preventieadviseur psychosociale aspecten van de nieuwe externe dienst. Deze laatste brengt de verzoeker en de andere rechtstreeks betrokken persoon op de hoogte van het feit dat hij de behandeling van het verzoek overneemt.

De behandeling van het verzoek is afgerond

Wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van zijn opdrachten, kan de preventieadviseur psychosociale aspecten van de nieuwe externe dienst aan de preventieadviseur psychosociale aspecten bij wie het verzoek werd ingediend vragen hem een kopie van het individueel dossier te bezorgen.