Gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk

Op deze pagina

Principes

De Welzijnswet legt op dat elke werkgever een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk moet oprichten. Deze dienst moet ten minste uit één preventieadviseur bestaan (art. 33 Welzijnswet).

De welzijnswet voorziet echter ook de mogelijkheid om in bepaalde gevallen af te wijken van dit principe, doordat een werkgever of een groep van werkgevers uitzonderlijk de toelating kan krijgen om een gemeenschappelijke interne dienst (GIDPB) op te richten (artikel 38 Welzijnswet). De regels daarvoor worden vastgelegd in titel 2 van boek II van de codex over het welzijn op het werk (hierna “de codex") en dienen strikt te worden toegepast, aangezien het gaat om een uitzondering op een belangrijk basisprincipe inzake welzijn op het werk. Van deze uitzondering kan alleen gebruik worden gemaakt als er daardoor sprake is van een duidelijke meerwaarde voor het preventiebeleid van de betrokken werkgevers en voor het bevorderen van het welzijn op het werk van hun werknemers (cfr. art. II.2-2, §1 van de codex).

Let op! Als meerdere werkgevers-juridische entiteiten samen één technische bedrijfseenheid vormen, moet er voor de technische bedrijfseenheid in haar geheel slechts één interne dienst worden opgericht volgens artikel 35, §4 Welzijnswet. Voor deze specifieke situatie moet de oprichting van deze “gezamenlijke” interne dienst dan ook niet worden aangevraagd of gemeld (nogmaals bevestigd door artikel II.2-3 van de codex), aangezien de technische bedrijfseenheid krachtens de wet al moet beschikken over één interne dienst.

Let op! Een GIDPB wordt in principe opgericht door minstens twee werkgevers. Artikel 36 Welzijnswet bepaalt echter dat in uitzonderlijke gevallen, die zich uitsluitend voordoen in de publieke sector, één werkgever meerdere interne diensten moet oprichten, bijvoorbeeld als er een dienst moet worden opgericht voor elk gebied van een hoog overlegcomité: dit is bijvoorbeeld mogelijk bij een gemeente die ook een gemeenteschool heeft. Artikel 38 Welzijnswet en artikel II.2-2, §4 van de codex vermelden daarom ook de mogelijkheid voor één werkgever om een GIDPB op te richten.

Grote versus kleine gemeenschappelijke interne diensten

Grote gemeenschappelijke interne diensten (grote GIDPB)

Een grote GIDPB moet vooraf altijd een toelating (die wordt toegekend bij ministerieel besluit) aanvragen. Er moet een grote GIDPB worden opgericht als de groep van werkgevers minstens aan één van de volgende voorwaarden beantwoordt (art. II.2-1, 1° van de codex):

De groep van werkgevers bestaat uit meer dan 10 werkgevers
De groep van werkgevers stelt in totaal meer dan 2000 werknemers te werk
De groep van werkgevers beschikt over zijn eigen departement belast met het medisch toezicht.

Kleine gemeenschappelijke interne diensten (kleine GIDPB)

Voor een groep van werkgevers die niet aan de voorwaarden voor de oprichting van een grote GIDPB beantwoordt, is de procedure inzake de oprichting van een GIDPB vereenvoudigd en wordt de voorafgaande toelating bij ministerieel besluit vervangen door een melding. Het gaat om een groep van werkgevers die (art. II.2-1, 2° van de codex):

bestaat uit 10 of minder werkgevers
in totaal maximaal 2000 werknemers tewerkstelt
niet beschikt over een eigen departement belast met het medisch toezicht.

Voorwaarden voor de oprichting van alle GIDPB

Elke groep van werkgevers die een GIDPB wil oprichten, ongeacht of het een kleine of grote GIDPB betreft, moet (blijven) beantwoorden aan de volgende voorwaarden (art. II.2-4 van de codex):

De GIDPB is bevoegd voor alle werknemers die tewerkgesteld worden door de betrokken werkgevers : de werkgevers kunnen er m.a.w. niet voor kiezen om bijvoorbeeld voor de werknemers van een bepaalde vestiging of TBE een afzonderlijke interne dienst op te richten die losstaat van de GIDPB: de GIDPB zal daarentegen over voldoende personeel en middelen moeten beschikken om de wettelijke opdrachten en taken die deze GIDPB intern opneemt, te kunnen vervullen ten aanzien van. alle werknemers die tewerkgesteld zijn bij de aangesloten werkgevers. Net zoals andere werkgevers moeten ook de werkgevers die een beroep doen op een GIDPB bijkomend een beroep doen op een externe preventiedienst voor de wettelijke taken en opdrachten die zij intern niet kunnen vervullen, zoals het gezondheidstoezicht, psychosociale aspecten, ergonomie,… (zie verder op deze pagina).
Er bestaat een juridische, economische, geografische of technische band tussen de werkgevers: de werkgevers binnen een GIDPB moeten banden met elkaar hebben, of gelijkaardige of op elkaar afgestemde activiteiten hebben. Ze kunnen bijvoorbeeld deel uitmaken van eenzelfde groep (bijvoorbeeld scholengroep, supermarktketen, …), hun arbeidsplaatsen kunnen zich situeren in eenzelfde gebouw (bijvoorbeeld shoppingcenter, …), zij kunnen verantwoordelijk zijn voor opeenvolgende aspecten van een productieproces (bijvoorbeeld redactie, drukkerij, verzending, verkoop, …), zij kunnen dezelfde taken uitvoeren op verschillende plaatsen (bijvoorbeeld politie- of hulpverleningszones), …
Er wordt aangetoond dat de GIDPB een toegevoegde waarde biedt voor de werkgevers en een meer efficiënt preventiebeleid mogelijk maakt ten opzichte van de individuele interne diensten van de werkgevers: een GIDPB moet immers aantoonbaar efficiënter en rationeler werken dan de afzonderlijke interne diensten van de betrokken werkgevers. Deze meerwaarde kan bijvoorbeeld worden aangetoond doordat er meer preventieadviseurs of meer preventiedisciplines aanwezig zijn (bijvoorbeeld de GIDPB beschikt ook over preventieadviseurs psychosociale aspecten of over een preventieadviseur-ergonoom), of doordat de preventieadviseurs beschikken over een hoger opleidingsniveau en/of meer tijd kunnen besteden aan preventietaken (bijvoorbeeld omdat er in de GIDPB een preventieadviseur niveau I of II aanwezig is, die bovendien fulltime preventieadviseur is). Deze meerwaarde moet kunnen worden aangetoond door de werkgevers: een GIDPB is immers een afwijking van een belangrijk basisprincipe van de wetgeving, die alleen mogelijk is als dit ook daadwerkelijk zorgt voor een meer efficiënt preventiebeleid.
Er bestaat een akkoord tussen de werkgevers over de oprichting en de organisatie van de GIDPB, met inbegrip van het aantal preventieadviseurs en hun niveau van vorming, en over de organisatie van de GIDPB. De minimumduur van de prestaties van de preventieadviseurs van de GIDPB moet zo bepaald worden dat de taken en functies van de interne dienst te allen tijde volledig en daadwerkelijk vervuld worden bij alle betrokken werkgevers, en dat de tijdsbesteding van de enige of leidinggevende preventieadviseur van de GIDPB minstens een halftijdse aanstelling bedraagt: om te beoordelen over hoeveel preventieadviseurs de GIDPB moet beschikken, en welk minimaal vormingsniveau deze moeten hebben, moeten de werknemers van alle werkgevers worden ‘opgeteld’ en hun risico’s samengelegd, en moeten daarop de basisregels van de interne dienst (zoals bepaald in boek II, titel 1 van de codex) worden toegepast. Elke werkgever die bij de GIDPB wil aansluiten, moet duidelijk zijn akkoord geven met de oprichting en de organisatie van de GIDPB en zich ertoe verbinden de voorwaarden verbonden aan de GIDPB na te leven, aangezien het een afwijking betreft van het algemeen principe van artikel 33 Welzijnswet (zie hoger).
Elke werkgever duidt een contactpersoon aan: deze contactpersoon moet tewerkgesteld worden in de onderneming van de aangesloten werkgever: het kan hierbij gaan om een preventieadviseur van de GIDPB (bijvoorbeeld als de GIDPB afdelingen heeft en/of één van de preventieadviseurs van de GIDPB tewerkgesteld is in die onderneming van die werkgever), maar ook om een ander personeelslid dat minstens beschikt over basiskennis inzake welzijn op het werk (dit personeelslid kan eventueel een basiscursus (niveau III) volgen, maar dit is geen verplichting). Wanneer de contactpersoon geen preventieadviseur van de GIDPB is (m.a.w. hij is niet aangesteld als PA), mag hij uiteraard ook niet beschouwd worden als preventieadviseur; hij geniet ook niet van de bescherming tegen ontslag of verwijdering uit de functie zoals een preventieadviseur (er is overigens ook geen specifieke procedure om deze contactpersoon aan te stellen). De contactpersoon is vooral bedoeld als een gekend aanspreekpunt voor de werknemers (aangezien de preventieadviseur van de GIDPB niet steeds aanwezig is in de onderneming; hij moet deze preventieadviseur wel te allen tijde kunnen contacteren) en voor de preventieadviseurs van de GIDPB, maar uiteraard moeten verslagen en adviezen vanuit de GIDPB in de eerste plaats aan de werkgever worden bezorgd (en niet (alleen) aan de contactpersoon: hij treedt immers ook niet in de plaats van de werkgever), en blijft de werkgever de eerste verantwoordelijke voor het welzijnsbeleid op zijn arbeidsplaats.
Er bestaat een akkoord tussen de werkgevers als ze intern een beroep willen doen op de competenties ergonomie, arbeidshygiëne of psychosociale aspecten van het werk: de werkgevers kunnen ervoor kiezen om hun GIDPB verder uit te bouwen omwille van de schaalvoordelen: zo kunnen zij ook een preventieadviseur psychosociale aspecten delen via de GIDPB, of kunnen zij de competenties ergonomie en/of arbeidshygiëne opnemen als er binnen hun ondernemingen of instellingen personen zijn die beantwoorden aan de wettelijke voorwaarden inzake basisdiploma, gevolgde gespecialiseerde aanvullende vorming en vereiste nuttige praktische ervaring (cfr. art. II.3-30 van de codex). Hierover moet uiteraard een akkoord bestaan tussen de betrokken werkgevers, aangezien deze personen hun activiteiten zullen uitoefenen bij alle aangesloten werkgevers.
Er bestaat een akkoord van alle comités voor preventie en bescherming op het werk (CPBW), en dit zowel over de oprichting van de GIDPB als over de aanstelling van de preventieadviseurs en de prestatieduur. Indien er geen comité is, geeft de vakbondsafvaardiging in de betrokken onderneming zijn akkoord, en als er ook geen vakbondsafvaardiging is, raadpleegt de werkgever rechtstreeks zijn werknemers overeenkomstig de bepalingen van artikel II.8-1 van de codex. In openbare diensten waar geen comités bestaan, geven de bevoegde overlegorganen een akkoord over deze elementen.

Bij gebrek aan akkoord binnen een comité, kunnen de werkgevers de tussenkomst vragen van de inspectie Toezicht Welzijn op het Werk, die probeert de standpunten te verzoenen. Als de verzoening niet lukt, zal de inspecteur een gemotiveerde beslissing nemen over de oprichting van de GIDPB en deze overmaken aan de werkgevers, die de comités zo snel mogelijk informeren. In de praktijk komt het immers regelmatig voor dat de twistpunten tussen de werknemersvertegenwoordigers in het comité en de werkgever niet louter betrekking hebben op de oprichting van de GIDPB, zodat het nuttig kan zijn dat de inspectie met hen samenzit om te bemiddelen. Vooral bij kleine GIDPB’s, die niet langer een toelating nodig hebben om een GIDPB op te richten, is de rol van de inspectie terzake belangrijk: gelet op de vereenvoudigde procedure waarbij kleine GIDPB niet langer een toelating bij MB nodig hebben, zal de inspectie immers niet meer tussenkomen op een later tijdstip in de procedure.

Procedure voor de oprichting of wijziging van een GIDPB

Meer informatie over de te volgen procedures voor de oprichting of wijziging van een GIDPB vindt u op volgende pagina’s:

Werking van een GIDPB

Ongeacht hun grootte moet een GIDPB de werkingsvoorwaarden naleven die worden opgelegd in titel 1 van boek II van de codex, maar de bepalingen moeten wel worden toegepast op het geheel van de werkgevers die een beroep doen op de gemeenschappelijke interne dienst (art. II.2-17 van de codex), dit wil zeggen:

Afdelingen GIDPB : Er moet een afdeling van de (G)IDPB worden opgericht voor elke technische bedrijfseenheid (TBE) waarvoor een comité moet worden opgericht: deze algemene regel (art. 35, §3 Welzijnswet) geldt ook in een GIDPB. De welzijnswetgeving gaat er immers vanuit dat elk comité een rechtstreekse gesprekspartners heeft in de persoon van een preventieadviseur.
De leiding van de GIDPB : Artikel 37 Welzijnswet bepaalt dat, indien er meer dan één preventieadviseur is, één van hen wordt belast met de leiding van de dienst: dat geldt eveneens voor een GIDPB.
Het opleidingsniveau van de preventieadviseurs van de GIDPB : Het opleidingsniveau van de leidinggevende preventieadviseur en van de andere preventieadviseurs wordt bepaald door de betrokken werkgevers als geheel te bekijken en daarop de bepalingen van artikel II.1-2 en artikel II.1-14 toe te passen.
Bijvoorbeeld: een werkgever met 150 werknemers en een werkgever met 80 werknemers die samen een GIDPB oprichten, zullen in totaal meer dan 200 werknemers tewerkstellen: als zij behoren tot de bouwsector, zijn zij groep A en is er dus minstens een leidinggevende preventieadviseur van niveau I nodig. Gaat het om 2 banken, dan behoren zij tot groep B en is er minstens een leidinggevende preventieadviseur van niveau II nodig.
Jaarverslag GIDPB : De maandverslagen en het jaarverslag van de interne dienst (zoals voorgeschreven door artikel II.1-6, §1, 2° van de codex) moeten in geval van een GIDPB bijlagen bevatten met afzonderlijke gegevens betreffende elk van de betrokken ondernemingen.
De preventieadviseurs van de GIDPB behoren tot het personeel van de betrokken werkgevers (art. II.2-17, §2 van de codex); De preventieadviseur belast met de leiding van de GIDPB en de eventuele andere preventieadviseurs maken deel uit van het personeel van één van de betrokken werkgevers, m.a.w. zij moeten met één van de werkgevers verbonden zijn via een arbeidsovereenkomst of met een statuut dat hun rechtspositie bepaalt. Het is dus eventueel mogelijk dat één van de werkgevers alle preventieadviseurs tewerkstelt, maar het kan ook dat werkgever X een arbeidsovereenkomst heeft met preventieadviseur A, en dat werkgever Y een arbeidsovereenkomst heeft met preventieadviseur B, waarbij de preventieadviseurs A en B werken voor alle betrokken werkgevers.
Toegang tot de arbeidsplaatsen van alle betrokken werkgevers (art. II.2-17, §3 van de codex): Dit is het verlengde van de vorige bepaling: ongeacht welke werkgever die deel uitmaakt van de GIDPB een arbeidsovereenkomst heeft met de preventieadviseur, toch werkt die preventieadviseur meestal voor meerdere of zelfs voor alle werkgevers binnen de GIDPB. Daartoe moet hij uiteraard toegang hebben tot hun arbeidsplaats(en) om zijn opdrachten en taken te kunnen vervullen (ook al behoort hij dus niet tot hun personeel), en moet hij van alle betrokken werkgevers de nodige informatie en nuttige inlichtingen krijgen die nodig zijn om zijn functie uit te oefenen.
Het identificatiedocument heeft betrekking op de GIDPB en op alle betrokken werkgevers (art. II.2-17, §4 van de codex): Het identificatiedocument van de interne dienst, bedoeld in artikel II.1-7 van de codex, bevat in dit geval ook bijkomende informatie over de GIDPB, meer bepaald:
- de band tussen de werkgevers,
- de meerwaarde voor de betrokken werkgever,
- de naam van de contactpersoon bij die werkgever,
- de namen van alle preventieadviseurs van de GIDPB en hun minimumprestatieduur,
- het akkoord van het CPBW van de betrokken werkgever,
- het akkoord tussen de werkgevers over de deskundigheden (ergonomie, psychosociale aspecten of arbeidshygiëne) als zij daar intern een beroep op willen doen,
- de adviezen of gemotiveerde beslissingen van de inspecteur TWW m.b.t. de GIDPB,
- de actuele lijst van alle werkgevers die betrokken zijn bij de GIDPB.
  
  De codex geeft overigens ook uitdrukkelijk aan dat alle bij de GIDPB betrokken werkgevers altijd moeten beschikken over een geactualiseerd identificatiedocument, met inbegrip van een actuele lijst van betrokken werkgevers. Zij moeten dit op vraag steeds kunnen voorleggen aan de inspecteur TWW, evenals alle stukken waaruit blijkt dat de voorwaarden om een GIDPB te kunnen oprichten, vervuld zijn. Dit is vooral van belang voor kleine GIDPB nu daarop geen automatische controle van de inspectie meer gebeurt.
Aansluiting bij eenzelfde externe preventiedienst (art. II.2-17, §5 van de codex): Als de GIDPB niet in staat is om alle opdrachten en taken van de welzijnswetgeving te vervullen bij alle aangesloten werkgevers, zullen de werkgevers aanvullend een beroep moeten doen op een externe preventiedienst: omwille van de coherentie van het preventiebeleid bij de aangesloten werkgevers en het feit dat de GIDPB optreedt als aanspreekpunt voor de externe preventiedienst, vereist de codex dat alle betrokken werkgevers zich zouden aansluiten bij eenzelfde externe preventiedienst, behalve indien dat niet mogelijk is omwille van andere wettelijke verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte aanbesteding bij overheidsopdrachten) of omwille van territoriale bevoegdheid van de externe preventiedienst of bijzondere competenties (zoals bepaald in artikel II.3-2, derde en vierde lid van de codex).

Voor grote GIDPB kan het oprichtingsbesluit (MB) bovendien bijkomende voorwaarden bepalen.

LET OP! Overgangsmaatregelen tussen 1 juli 2024 en 1 juli 2027

Alle koninklijke of ministeriële besluiten tot oprichting van een gemeenschappelijk interne preventiedienst die dateren van vóór 1 juli 2024, zullen niet langer bestaan na 1 juli 2027. Zij worden ambtshalve opgeheven. Een groep van werkgevers die verder wil werken met zijn (bestaande) GIDPB, moet het volgende doen:

nagaan of de groep van werkgevers (nog steeds) voldoet aan de Voorwaarden voor de oprichting van een GIDPB;
nagaan of zij beantwoorden aan de criteria voor de oprichting van een grote GIDPB of niet (zie: grote versus kleine GIDPB);
als zij beantwoorden aan de criteria voor een grote GIDPB, moeten zij uiterlijk op 1 juli 2026 de Procedure voor de oprichting van een grote GIDPB volgen om een nieuwe toelating te verkrijgen;
als zij niet beantwoorden aan de voorwaarden voor een grote GIDPB, kunnen zij de Procedure voor de oprichting van een kleine GIDPB doorlopen om de GIDPB te kunnen blijven gebruiken;
is geen van beide procedures gevolgd voor 1 juli 2027, dan vervalt de mogelijkheid om een GIDPB te gebruiken, en zullen alle werkgevers opnieuw over een eigen interne dienst moeten beschikken.

Schematische voorstelling

Via volgende link vindt u een schematische voorstelling van de te volgen stappen met betrekking tot de overgangsmaatregelen (PDF, 61.71 KB).

Schematische voorstelling van de te volgen stappen met betekking tot de overgangsmaatregelen