Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk

Op deze pagina

    Oprichting

    Artikel 40 van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk voorziet in de oprichting van externe diensten voor preventie en bescherming op het werk.  Binnen deze externe diensten worden afzonderlijke afdelingen opgericht, die belast zijn met het medisch toezicht op de werknemers.

    Op deze wijze wordt gewaarborgd dat de elementen van risico-evaluatie en risicobeheersing en van medisch toezicht op een geïntegreerde wijze kunnen worden behandeld.  De externe dienst vormt aldus één entiteit, waarin alle disciplines vertegenwoordigd zijn.

    De afzonderlijke afdelingen belast met het medisch toezicht bestaan uit arbeidsartsen en zij voeren een aparte boekhouding en verslaggeving over hun activiteiten van medisch toezicht en hun preventieopdrachten.  De opdrachten van de afdeling belast met het medisch toezicht hebben dus ook een preventief karakter dat in de verslaggeving moet wordt benadrukt.  Deze afdelingen kunnen door de Gemeenschappen worden erkend, daar de federale overheid hen hiertoe niet kan verplichten.

    De procedure voor het aanvragen van een erkenning of een hernieuwing van een erkenning vindt u terug onder het tabblad Documentatie > Procedures en formulieren> Erkenningsprocedure voor externe diensten voor preventie en bescherming op het werk.

    Algemene principes

    Uit het voorgaande kunnen de volgende principes worden afgeleid:

    • een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk bevat steeds een afdeling "medisch toezicht"
    • een externe dienst moet in principe over ten minste twee erkenningen beschikken.  Enerzijds is er een algemene erkenning voor het geheel van de dienst door de federale overheid.  Anderzijds behoudt de Gemeenschap de bevoegdheid om de afdeling belast met het medisch toezicht te erkennen;
    • met betrekking tot de afdeling belast met het medisch toezicht zijn in de wet een aantal striktere voorwaarden opgenomen betreffende boekhouding, verslaggeving en directie.

    Voor de externe dienst in het algemeen zijn de beheers- en organisatievoorwaarden bepaald door titel 3 van boek II van de codex. Een externe dienst kan worden opgericht door werkgevers, de Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten, de openbare instellingen, de provincies en de gemeenten. Hij heeft de rechtsvorm van een VZW. Na advies van de Opvolgingscommissie kunnen openbare instellingen, die juridisch geen VZW zijn, worden erkend. De afdelingen waaruit de externe dienst bestaat mogen geen rechtspersoonlijkheid bezitten.

    Een externe dienst past een kwaliteitssysteem toe dat gecertificeerd is overeenkomstig norm NBN-EN-ISO 9001. Om zijn opdrachten te kunnen vervullen moet hij beschikken over een door een daartoe geaccrediteerde certificatie-instelling afgegeven certificaat. De thans erkende externe diensten moeten uiterlijk tegen 31 december 2006 over een dergelijk certificaat beschikken. De diensten die vanaf 1 januari 2003 voor het eerst worden erkend moeten over dat certificaat beschikken binnen een termijn van twee jaar van activiteiten. Wordt het certificaat ingetrokken, niet verlengd of niet afgegeven, dan kan de erkenning als externe dienst worden geschorst of ingetrokken.

    Bevoegdheden

    Een externe dienst is territoriaal bevoegd voor:

    • het gehele Belgische grondgebied;
    • één of meer gemeenschappen;
    • een af te bakenen domein.

    Een externe dienst is ratione materiae bevoegd voor:

    • een bepaalde activiteitsector;
    • diverse activiteitsectoren.

    De rechtspersoonlijkheid is erop gericht een passend kader te creëren waarbinnen de externe dienst zijn opdrachten kan vervullen en kan instaan voor het beheer van die dienst.

    De externe dienst mag geen directe of indirecte belangen hebben in de ondernemingen of instellingen waarin hij actief is. Slechts zo kan een voldoende onafhankelijke werking worden gewaarborgd.

    De externe dienst moet beschikken over voldoende materiaal, technische, wetenschappelijke en geldelijke middelen om zijn opdrachten altijd volledig en doeltreffend te kunnen verrichten.

    Hij houdt een boekhouding bij en stelt een tariefregeling vast die wordt medegedeeld aan de Minister van Werk.

    Overeenkomst

    De externe dienst moet met de werkgever een overeenkomst sluiten, voor zover laatstgenoemde de wetgeving naleeft alsook de bepalingen van de overeenkomst.

    In die overeenkomst wordt vermeld:

    • de aan de dienst toevertrouwde opdracht(en);
    • de aard, de omvang en de minimumduur van de prestaties om die opdracht te kunnen vervullen;
    • de door de werkgever ter beschikking gestelde middelen;
    • de samenwerkingswijzen met de interne dienst;
    • de betrekkingen met het Comité;
    • de wijzen waarop aan de overeenkomst een einde kan worden gemaakt.

    De externe dienst mag geen enkele opdracht laten uitvoeren door onderaannemers.

    In de externe dienst wordt een adviescomité opgericht bestaande uit leden die de aangesloten werkgevers vertegenwoordigen en leden die de werknemers van de werkgevers waarmee een overeenkomst is gesloten vertegenwoordigen. Het comité brengt adviezen uit over diverse materies die betrekking hebben op de goede werking van de externe dienst.

    Verplichte forfaitaire minimumbijdragen

    Elke externe dienst legt de tarieven vast die van toepassing zijn op de bij hem aangesloten werkgever voor wat betreft de opdrachten die deze externe dienst vervult en die voorkomen in het contract dat met deze werkgever wordt gesloten. Bij het opstellen van deze tarieven worden de minimale tarieven zoals voorgeschreven door de regelgeving gerespecteerd.

    Meer informatie in deze toelichting: Tariferingsregeling vanaf 2016

    Leiding van de dienst

    De persoon die is belast met de leiding van de dienst moet:

    • expert zijn in één van de disciplines die de externe dienst bestrijkt;
    • over een passende professionele en wetenschappelijke ervaring beschikken;
    • aan de externe dienst verbonden zijn met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
    • bij de externe dienst voltijds tewerkgesteld zijn.

    De persoon die met de leiding belast is heeft de volgende taken:

    • hij of zij moet toezien op de coördinatie van de afdelingen;
    • hij of zij moet toezien op de werking en de tenuitvoerlegging van de beginselen van de integrale kwaliteitszorg;
    • hij of zij moet erop toezien dat de opdrachten worden uitgevoerd in samenwerking met de interne dienst;
    • hij of zij moet een jaarverslag opstellen;
    • hij of zij moet een preventieadviseur aanstellen die in overleg met de interne dienst een lijst van opdrachten opstelt die zullen worden uitgevoerd door de externe dienst en die de overeenkomst voorbereidt die wordt gesloten met de werkgever.

    Afdelingen

    De externe dienst bestaat uit twee afdelingen: een afdeling 'risicobeheersing' en een afdeling 'medisch toezicht'. De afdeling 'risicobeheersing' wordt geleid door een ingenieur met een aanvullende vorming niveau 1. Die afdeling omvat de disciplines 'arbeidsveiligheid, arbeidsgeneeskunde, ergonomie, industriële hygiëne en de psychosociale aspecten van de arbeid'. De afdeling 'medisch toezicht' wordt geleid door een arbeidsarts  en omvat het verplegend en het administratief personeel dat nodig is voor het gezondheidstoezicht. De disciplines 'arbeidsveiligheid' en 'arbeidsgeneeskunde' mogen niet door éénzelfde persoon worden behartigd.

    Bovendien kunnen ook verpleegkundigen, sociale assistenten en personen met een aanvullende vorming niveau 2 in de externe diensten worden tewerkgesteld. Die personen verrichten hun activiteiten onder de verantwoordelijkheid van de preventieadviseur, die zij bijstaan.

    Specifieke opdrachten van de externe dienst: informatie, bedrijfsbezoeken en beleidsadvies  

    De opdrachten bij de werkgever worden steeds uitgevoerd door dezelfde preventieadviseur of dezelfde ploeg preventieadviseurs. De naam van de preventieadviseurs wordt door de werkgever aan het comité medegedeeld, en moet ook worden vermeld op een voor de werknemers gemakkelijk toegankelijke plaats.

    Voor elke interventie stelt de externe dienst een verslag op ten behoeve van de werkgever.

    Samenvattend schema:

    BEDRIJFSBEZOEKEN

    A, B, C+

    C-, D

    Aansluiting

     

     

     -

    Aanzet BELEIDSADVIES

    algemene informatie over

    1. specifieke gevaren sector/activiteit (>NACE)
    2. goede praktijken, preventiemaatregelen, praktische hulpmiddelen en tools
    3. werking elektronische inventaris

    Verkennend bedrijfsbezoek

    Timing in functie van tariefgroep

    • TG 1 of 2: max. 12 maanden na aansluiting
    • TG 3, 4 of 5: max. 6 maanden na aansluiting
    • WG met vestigingen/werven: hoofdzetel + typearbeidsplaatsen

    Wat

    • Rondgang met WG + IPA
    • PA I of PA II
    • specifieke risico’s = doorgeven + opvolgen
    • verslag met concrete vaststellingen + timing volgende bezoeken/opdrachten

    Doel in functie van grootte

     

    1. kennisname gevaren en risico’s > RA
    2. advies GT
    3. advies bijkomende opdrachten en taken  

    Aanvulling BELEIDSADVIES

    1. identificatie gevaren in alle welzijnsdomeinen
    2. in kaart brengen + wegen risico’s
    3. voorstellen 5 prioritaire risico’s in de onderneming
    4. concrete en specifieke aanbevelingen en preventiemaatregelen om prioritaire risico’s aan te pakken
    5. advies GT

    Periodieke bedrijfsbezoeken

    Frequentie in functie van grootte en tariefgroep

    24 maanden
    WG met vestigingen/werven: bezoekschema + timing

    TG 1 of 2: 36 maanden
    TG 3, 4 of 5: 24 maanden

    Wat

    Idem verkennend BB

    Doel in functie van grootte

     

    1. kennisname evolutie gevaren en risico’s
    2. actualiseren advies GT
    3. advies bijkomende opdrachten en taken

    Actualisering BELEIDSADVIES

    1. opvolgen evolutie gevaren + risico’s en in kaart brengen nieuwe risico’s
    2. evt. her-wegen risico’s + 5 prioritaire risico’s
    3. opvolgen genomen preventiemaatregelen sinds vorig BB + evt. actualiseren of bijsturen concrete en specifieke preventiemaatregelen om prioritaire risico’s aan te pakken
    4. actualiseren advies GT
    5. evaluatie effect acties en methodiek

    Informatieplicht bij aansluiting van een KMO

    Bij de aansluiting van een nieuwe werkgever moet de externe preventiedienst bepaalde informatie verschaffen aan de nieuw aangesloten werkgevers:

    • Deze informatieplicht geldt ten aanzien van werkgevers die in hun interne preventiedienst niet over een preventieadviseur van minstens niveau II beschikken (groep D of groep C-). Het betreft immers vooral informatie en kennis over risico’s en preventiemaatregelen die ondernemingen met gevormde interne preventieadviseurs niet nodig hebben omdat deze bij hen intern beschikbaar zou moeten zijn.
    • Deze informatie moet zo snel mogelijk, en ten laatste binnen de 2 maanden na het sluiten van de overeenkomst, aan de werkgever worden bezorgd, ook als er in die korte tijd nog geen ‘persoonlijk’ contact is geweest tussen de werkgever en de externe preventiedienst (bv. nog geen bedrijfsbezoek).
    • Welke informatie moet de externe dienst verstrekken?

    Bedrijfsbezoeken

    De codex bepaalt in artikel II.3-53 dat de externe dienst alle aangesloten werkgevers regelmatig moet bezoeken. Bij aansluiting vindt een verkennend bedrijfsbezoek plaats volgens de regels bepaald in artikel II.3-54 van de codex. Daarna gebeuren regelmatig periodieke bedrijfsbezoeken conform artikel II.3-55 van de codex.

     

    Werkgever > groep A, B, C+

    Werkgever > groep C- en D

    Tariefgroep

    1 & 2

    3, 4 & 5

    1 & 2

    3, 4 & 5

    Verkennend BB

    < 12 maanden na aansluiting

    < 6 maanden na aansluiting

    < 12 maanden na aansluiting

    < 6 maanden na aansluiting

    Periodiek BB

    24 maanden

    24 maanden

    36 maanden

    24 maanden

    Beleidsadvies

    Nee

    Nee

    Ja

    Ja

    1. Door wie moeten de bedrijfsbezoeken gebeuren?

    In functie van de risico’s en de grootte van de onderneming worden deze bedrijfsbezoeken uitgevoerd door een preventieadviseur of – onder verantwoordelijkheid van de preventieadviseur – door iemand die de vorming tot preventieadviseur niveau II heeft gevolgd (dit kan ook een verpleegkundige zijn, op voorwaarde dat deze verpleegkundige een vorming niveau II heeft).

    De bedrijfsbezoeker moet vertrouwd zijn met de specifieke risico’s die verbonden zijn aan de activiteiten in een bepaalde sector, en met de bijhorende preventiemaatregelen. Daarnaast moet er tijdens het bedrijfsbezoek uiteraard ook aandacht zijn voor risico’s die niet sectorgebonden zijn, maar eerder specifiek zijn aan de onderneming (zoals bv. psychosociale risico’s als gevolg van stress, arbeidsorganisatie of conflicten).

    In uitvoering van artikel II.3-36 zou het ook steeds dezelfde ploeg van preventieadviseurs (en bij uitbreiding van bedrijfsbezoekers) van de externe dienst moeten zijn die in een bepaalde onderneming meewerkt aan het preventiebeleid: hun namen moeten aan het comité en aan alle werknemers worden meegedeeld op een gemakkelijk toegankelijke plaats. Met het oog op de opvolging van de risico’s en preventiemaatregelen is het immers belangrijk dat er continuïteit is wat de bedrijfsbezoeken betreft.

    Als tijdens het bedrijfsbezoek wordt vastgesteld dat er specifieke risico’s aanwezig zijn in de onderneming, waarvoor een beroep op een preventieadviseur met een specifieke deskundigheid (arbeidshygiëne, psychosociale aspecten, ergonomie, arbeidsveiligheid, arbeidsgeneeskunde) nodig of gewenst is, moet dit gemeld worden aan de werkgever en aan de externe dienst met het oog op verdere opvolging.

    2. De rondgang van de arbeidsplaatsen

    Het bedrijfsbezoek omvat in elk geval een rondgang van de arbeidsplaatsen:

    • Een rondgang betekent niet noodzakelijk dat bij elk bedrijfsbezoek alle werkposten, vestigingsplaatsen of werven worden bezocht, maar wel dat minstens alle types van werkposten of activiteiten worden bekeken, opdat de bedrijfsbezoeker een volledig beeld zou hebben van de onderneming en van de aanwezige risico’s.
    • Aangezien de bedrijfsbezoeker tijdens deze rondgang vaststellingen en suggesties kan doen die nuttig zijn voor de werkgever, moet deze rondgang gebeuren samen met de werkgever en met een preventieadviseur van de interne dienst. Gaat het om een grote onderneming, dan kan de werkgever iemand afvaardigen om deze rondgang mee te doen in zijn plaats, maar in dat geval moet de “afgevaardigde” die de werkgever vervangt, de nodige beslissingsbevoegdheid hebben om gevolg te kunnen geven aan de opmerkingen of (dringende) aanpassingen die de bedrijfsbezoeker aangeeft.
    • Alle opmerkingen en vaststellingen worden door de bedrijfsbezoeker vermeld in het verslag van het bedrijfsbezoek: het is de bedoeling dat deze vaststellingen zo duidelijk en concreet mogelijk in het verslag staan, zodat de werkgever exact weet waarover het gaat en de juiste actie kan ondernemen: daarom kan het een goed idee zijn om bv. gebruik te maken van foto’s die genomen zijn tijdens de rondgang om de vaststellingen te concretiseren, wat natuurlijk met de huidige gsm’s zeer eenvoudig is.
    • Let op als de arbeidsplaats tegelijk een woonplaats is!

    Aansluitend op het bedrijfsbezoek moet de externe preventiedienst de werkgever informeren over de timing van het volgende bedrijfsbezoek, waarbij uiteraard de frequentie moet worden gevolgd die voorzien is in de codex in functie van de aard van het risico en de grootte van de onderneming, zodat de werkgever een duidelijk perspectief heeft waarop hij zich kan richten voor het maken van zijn planning: dit kan zeker voor kleinere werkgevers een nuttige houvast zijn bij het uittekenen van hun globaal preventieplan. Daarnaast moet de externe preventiedienst de werkgever ook een geschatte timing geven van andere (geplande) opdrachten en taken die zij bij die werkgever zullen uitvoeren, bv. in het kader van het gezondheidstoezicht.

    3. Het verkennend bedrijfsbezoek

    De eerste kennismaking met een onderneming is in feite de basis is waarop alle verdere opdrachten van de externe dienst en interacties met de werkgever gebaseerd zijn. Daarom is het van belang dat er binnen een relatief beperkte tijdsspanne een eerste, verkennend bedrijfsbezoek gebeurt.

    Artikel II.3-54 van de codex bepaalt de maximumtermijn waarbinnen dit verkennend bedrijfsbezoek moet plaatsvinden:

    • Voor werkgevers met eerder beperkte risico’s (behorende tot tariefgroepen 1 en 2) moet dit verkennend bedrijfsbezoek gebeuren binnen de 12 maanden na het sluiten van de overeenkomst;
    • Voor werkgevers met grote(re) risico’s (behorende tot tariefgroepen 3, 4 of 5) moet dit verkennend bedrijfsbezoek sneller gebeuren, nl. binnen de 6 maanden na het sluiten van de overeenkomst, niet alleen omdat de aanwezige risico’s groter zijn, maar ook omdat er in dat geval vaak ook een planning moet worden gemaakt voor het gezondheidstoezicht.
    • Voor werkgevers met geografisch verspreide arbeidsplaatsen (meerdere vestigingen, bv. bij winkels, tankstations, horecazaken, …) of met tijdelijke arbeidsplaatsen zoals werven, geldt een bijzondere regeling.

    Ook de doelstellingen en de inhoud van het verkennend bedrijfsbezoek worden bepaald in functie van de grootte en de aard van de onderneming, en zijn vastgelegd in artikel II.3-54 van de codex:

    • Bij kleinere werkgevers (groep C- en D) waar in de interne dienst geen preventieadviseur van minstens niveau II aanwezig is, maakt het verkennend bedrijfsbezoek deel uit van de ‘actieve medewerking aan de risicoanalyse’ door de externe preventiedienst (die deel uitmaakt van het basispakket dat de werkgever ontvangt in ruil voor de forfaitaire bijdrage aan de externe dienst), met het oog op de aanvulling van het beleidsadvies aan die werkgever.

    Het verkennend bedrijfsbezoek beoogt op die manier de algemene informatie over risico’s en preventiemaatregelen (die de werkgever heeft ontvangen na aansluiting, zie hoger) verder te concretiseren door, tijdens de rondgang die hoort bij het verkennend bedrijfsbezoek, te onderzoeken welke (sectorspecifieke of ondernemingspecifieke) risico’s er concreet in de onderneming in kwestie aanwezig zijn en welke preventiemaatregelen daar best een antwoord op kunnen bieden, rekening houdend met de concrete ondernemingscontext en op maat van die onderneming: voor meer uitleg, zie bij de inhoud van het verkennend bedrijfsbezoek.

    Verkennend BB bij WG c en d

    Bij grotere werkgevers (groep A, B en C+), met een geschoolde preventieadviseur van minstens niveau II, die werken met preventie-eenheden, is er heel wat meer kennis in huis, waardoor de werkgever en zijn interne preventieadviseur dan ook minder ondersteuning nodig zullen hebben bij het opmaken van de risicoanalyse en het voorstellen van de nodige preventiemaatregelen. Daarom ook heeft het bedrijfsbezoek een andere finaliteit en inhoud dan bij kleinere werkgevers.

    Verkennend BB bij WG A en B en C+

    4. Periodiek bedrijfsbezoek

    Ook voor de periodieke bedrijfsbezoeken wordt een frequentie en een inhoud vastgelegd. Deze periodieke bedrijfsbezoeken beogen een regelmatige opvolging en aanwezigheid van de externe preventiedienst in de onderneming, dus ze omvatten in elk geval ook telkens een rondgang in de onderneming (of, al naar gelang het geval, in de verschillende vestigingen of werven van de onderneming).

    De frequentie wordt bepaald in functie van de grootte en de risico’s in de onderneming, en ook hier gaat het om een maximumtermijn die indien nodig of gewenst, korter kan zijn:

    • Voor grotere werkgevers die in hun interne preventiedienst beschikken over een preventieadviseur van minstens niveau II (groep A, B of C+): minstens 1 keer per 24 maanden, ongeacht het risico;
       
    • Voor kleinere werkgevers die in hun interne preventiedienst niet beschikken over een preventieadviseur van minstens niveau II (groep C- of D), in functie van het risico:
      • Laag risico (tariefgroep 1 of 2): minstens 1 keer per 36 maanden
      • Hoog risico (tariefgroep 3, 4 of 5): minstens 1 keer per 24 maanden
         
    • Voor geografisch verspreide of tijdelijke arbeidsplaatsen wordt in overleg met de werkgever en met de interne preventieadviseur en na advies van het comité een bezoekschema en een timing vastgelegd om deze arbeidsplaatsen met een zekere regelmaat te bezoeken.

    Ook de doelstellingen van de periodieke bedrijfsbezoeken verschillen naargelang de grootte en de risico’s van de onderneming, net zoals dat het geval is voor het verkennend bedrijfsbezoek. De inhoud van het periodiek bedrijfsbezoek wordt vastgelegd in artikel II.3-55 van de codex:

    Bij kleinere werkgevers zonder geschoolde preventieadviseur (groep C- en D) vormen ook de periodieke bedrijfsbezoeken een onderdeel van de ‘actieve medewerking aan de risicoanalyse’ door de externe preventiedienst. Het is de bedoeling dat deze bedrijfsbezoeken bijdragen tot de voortdurende aanvulling en actualisering van het beleidsadvies aan de werkgever. In feite worden de stappen van het verkennend bedrijfsbezoek herhaald en geactualiseerd. Voor meer info, zie inhoud van het periodiek bedrijfsbezoek.

    Inhoud van het periodiek bedrijfsbezoek bij WG van groep C- en D

    Bij grotere werkgevers met een geschoolde preventieadviseur van minstens niveau II (groep A, B of C+), is de doelstelling van het periodiek bedrijfsbezoek eveneens een opvolging en actualisering van, al naargelang het geval, het verkennend of het vorige periodiek bedrijfsbezoek. Voor meer info, zie bij de inhoud van het periodiek bedrijfsbezoek.

    Periodiek BB bij WG A, B, C+

    Het beleidsadvies

    Omschrijving en inhoud van het beleidsadvies

    De Codex geeft in artikel II.3-56 een duidelijke omschrijving van wat het beleidsadvies juist inhoudt, en koppelt dit rechtstreeks aan de opdracht van de externe preventiedienst op het vlak van de actieve medewerking aan de risicoanalyse.

    Het beleidsadvies is een dynamisch instrument om kleinere werkgevers die geen interne preventieadviseur van minstens niveau II hebben, bij te staan bij het ontwikkelen van een doeltreffend preventiebeleid op maat van de onderneming, door nuttige informatie te verstrekken, 5 concrete preventieprioriteiten te bepalen, en specifiek op maat van de onderneming afgestemde preventiemaatregelen voor te stellen om de werkgever in staat te stellen de 5 preventieprioriteiten zo efficiënt mogelijk aan te pakken.

    • Het beleidsadvies kan op die manier ook bijdragen tot een goede samenwerking tussen de werkgever (en zijn interne preventiedienst) en de externe preventiedienst. Deze samenwerking is immers fundamenteel: ongeacht hun grootte zijn alle werkgevers immers op dezelfde manier verantwoordelijk voor het welzijn van hun werknemers tijdens de uitvoering van het werk, maar kleinere werkgevers beschikken nu eenmaal minder vaak over voldoende middelen om de nodige kennis daarvoor in huis te hebben, terwijl ook zij geconfronteerd kunnen worden met aanzienlijke risico’s voor het welzijn van werknemers. Juist voor deze kleinere werkgevers waar geen geschoolde preventieadviseur in de eigen onderneming aanwezig is, kan de expertise en kennis van de externe preventiediensten een enorme meerwaarde betekenen.

    Het beleidsadvies is dan ook het rechtstreekse resultaat van de actieve medewerking aan de risicoanalyse door de externe preventiedienst. Het is immers een dynamisch, flexibel en voortdurend evoluerend instrument dat wordt opgebouwd in verschillende, opeenvolgende fases:

    • te beginnen met de informatie bij aansluiting,
    • aangevuld en geconcretiseerd naar aanleiding van het verkennend bedrijfsbezoek,
    • vervolgens regelmatig aangepast en geactualiseerd naar aanleiding van elk volgend bedrijfsbezoek,
    • tussen de verschillende bedrijfsbezoeken kunnen er zich ook zaken voordoen die een aanpassing van het beleidsadvies noodzakelijk maken, nl. naar aanleiding van eventuele tussentijdse bezoeken aan de arbeidsplaats (bv. door een gespecialiseerde preventieadviseur m.b.t. een bepaald specifiek risico), psychosociale interventies in de onderneming, (ernstige) arbeidsongevallen, vaststellingen tijdens het gezondheidstoezicht (bv. overschrijding van bepaalde grenswaarden), of bijkomende vragen van de werkgever.
    Overzicht
    • Zelfs als er zich geen tussentijdse zaken voordoen, moet het beleidsadvies minstens naar aanleiding van elk periodiek bedrijfsbezoek (waarvan de minimale frequentie vastligt) worden herbekeken en geactualiseerd. Daarbij moet worden gewerkt met versiebeheer, zodat de historiek van de opeenvolgende wijzigingen of aanvullingen van het beleidsadvies en de data van die wijzigingen zichtbaar zijn voor de werkgever, evenals de naam van de persoon die de wijzigingen heeft aangebracht. Zo kan de versie bij aansluiting versie 1 zijn, de versie na het verkennend bedrijfsbezoek versie 2, de versie na een aanpassing na een ernstig ongeval versie 3, enz.

    Het beleidsadvies dient ten slotte ook worden besproken met de werkgever en met het comité. Dit kan eventueel gebeuren doordat de bedrijfsbezoeker zijn vaststellingen en voorstellen toelicht aan de werkgever na afloop van de rondgang, en/of naar aanleiding van de eerstvolgende bijeenkomst van het comité.

    Impact van het beleidsadvies op het GPP en het JAP van kleine werkgevers

    Kleinere werkgevers (groep C- en D) moeten bij het opstellen van hun globaal preventieplan en van hun jaaractieplan rekening houden met het beleidsadvies, dat specifiek bedoeld is als concreet hulpmiddel voor kleinere werkgevers om hun preventiebeleid gefaseerd aan te pakken, met prioriteit voor de grootste risico’s.

    • Het ligt dan ook voor de hand dat de 5 prioritaire risico’s deel moeten uitmaken van het GPP en het JAP, evenals de voorgestelde preventiemaatregelen.
       
    • Van zodra de werkgever de preventieprioriteiten heeft aangepakt, zullen er automatisch nieuwe prioriteiten naar voor komen die via de actualisering van het beleidsadvies onder de aandacht van de werkgever worden gebracht, zodat zij op hun beurt kunnen worden aangepakt. De preventiemaatregelen die in het beleidsadvies werden voorgesteld (en al dan niet werden geïmplementeerd), kunnen tijdens het volgende bedrijfsbezoek en de daarbij horende rondgang worden bekeken en besproken: als ze passend zijn en werken, kan een risico een kleiner gewicht krijgen in de weging, waardoor het niet langer prioritair zal zijn.

    Ook bij de evaluatie van het dynamisch risicobeheersingssysteem wordt uitdrukkelijk vermeld dat men rekening moet houden met het beleidsadvies.

    Adviezen van de Hoge Raad voor preventie en bescherming op het werk