Tariferingsregeling

Waarom een nieuwe tarifering voor externe diensten?

Tarieven

Vijf minimumtarieven

Art. II.3-15, §§ 1 en 2 van de codex

De werkgevers worden ingedeeld op basis van hun hoofdactiviteit en hun grootte: er zijn vijf tarieven voor bedrijven met meer dan 5 werknemers, en vijf verlaagde tarieven voor bedrijven met 5 of minder werknemers. Het gaat om minimumtarieven: het is derhalve steeds mogelijk dat een externe dienst hogere tarieven hanteert.

Hoofdactiviteit van de werkgever

De tarieven zijn gekoppeld aan de hoofdactiviteit van de werkgever zoals bepaald in bijlage II.3-1 van de codex (PDF, 244.77 KB): louter ten informatieve titel worden hierbij ook de NACE-codes voor de RSZ aangegeven. De hoofdactiviteit is de activiteit die door het grootste aantal werknemers van die werkgever wordt uitgevoerd, en is terug te vinden in de KBO-databank. Aangezien de overeenkomst met de externe dienst in principe wordt gesloten met de werkgever als juridische entiteit, geldt als uitgangspunt voor de berekening van de bijdragen de hoofdactiviteit van de juridische entiteit. Ook als de juridische entiteit bestaat uit verschillende technische bedrijfseenheden, dient men in principe hetzelfde tarief te hanteren voor alle werknemers van de juridische entiteit: het tarief is immers gekoppeld aan de hoofdactiviteit van de werkgever (juridische entiteit).

LET OP! De indicatieve NACE-codes die in de codex worden vermeld om de hoofdactiviteit van de werkgever te helpen bepalen, zijn gebaseerd op de NACE-BEL 2008. Vanaf 1 januari 2025 geldt er een vernieuwde NACE-BEL 2025, waardoor een aantal codes wijzigen. Dit verandert uiteraard niets aan het feit dat de hoofdactiviteit van de werkgever doorslaggevend blijft. Als de hoofdactiviteit van de werkgever dus dezelfde blijft, zal ook de tariefgroep voor deze werkgever in principe dezelfde blijven, ook al zou de eraan gekoppelde NACE-code wijzigen ingevolge toepassing van de NACE-BEL 2025. De indicatieve NACE-codes in bijlage II.3-1 van de codex zullen in de loop van 2025 worden aangepast.

Volledigheidshalve dient te worden opgemerkt dat het een minimumtarief betreft. Als een aanzienlijk aantal werknemers bij een grote werkgever die als juridische entiteit behoort tot tariefgroep 1, een (neven)activiteit uitoefent die volgens de bijlage tot een hogere tariefgroep zou behoren indien het om de hoofdactiviteit van deze werkgever zou gaan, dan kan in de overeenkomst tussen de externe dienst en de werkgever worden overeengekomen dat voor deze specifieke groep werknemers (bv. een technische bedrijfseenheid) alsnog het  hogere tarief wordt toegepast. Aangezien het om minimumtarieven gaat, is een omgekeerde beweging echter onmogelijk: wanneer een werkgever als juridische entiteit op basis van zijn hoofdactiviteit tot een bepaalde tariefgroep behoort, kan men voor een deel van de werknemers niet een lager tarief toepassen. Een uitzondering hierop is voorzien voor onderwijsinstellingen. De onderwijssector (met uitzondering van hoger onderwijs en beroepsopleiding die tot tariefgroep 2 behoren) is in principe ingedeeld in tariefgroep 1. Ook indien een onderwijsinstelling deel uitmaakt van een juridische entiteit die wegens de hoofdactiviteit behoort tot een hogere tariefgroep, zal voor de werknemers die deel uitmaken van de onderwijsinstelling het tarief van tariefgroep 1 kunnen worden toegepast, dit om te beletten dat vrij onderwijs anders zou worden behandeld dan gemeentelijk of stedelijk onderwijs.

Koppeling aan de index

Art. II.3-20 van de codex

De tarieven, evenals de andere bedragen die in dit hoofdstuk worden vermeld, worden gekoppeld aan de gezondheidsindex, en zullen telkens op 1 januari van het jaar worden aangepast als deze index het voorgaande jaar overschreden werd. De bedragen die in de originele tekst staan zijn de bedragen die golden voor het jaar 2016 (vanaf de inwerkingtreding van het systeem op 1 januari 2016).

Verplichte minimumbijdragen voor prestaties van externe diensten voor preventie en bescherming op het werk die van toepassing zijn voor het jaar 2024

Berekeningsbasis en betaling

Forfait per werknemer

Art. II.3-15 van de codex

De bijdrage is een jaarlijkse forfaitaire bijdrage en wordt berekend per werknemer: er wordt m.a.w. afgestapt van een financieringsbasis die is gebaseerd op het aantal al dan niet aan gezondheidstoezicht onderworpen werknemers. Een functionerend welzijnsbeleid binnen een onderneming is uiteraard meer dan alleen gezondheidstoezicht. De welzijnsreglementering omvat immers ook nog andere domeinen die men niet mag verwaarlozen, zoals arbeidsveiligheid en psychosociale risico's. Het is logisch dat dit ook weerspiegeld moet worden in de financiering.

De bijdrage is verschuldigd per werknemer die geregistreerd is bij een werkgever via Dimona (of ingeschreven is in het personeelsregister) gedurende een volledig kalenderjaar, ongeacht zijn arbeidsregime (voltijds, deeltijds). Voor een werknemer die geen volledig kalenderjaar bij een werkgever heeft gewerkt, wordt echter een prorata-tarief toegepast, wat inhoudt dat de werkgever 1/12e betaalt van het tarief per kalendermaand waarin de werknemer een dagdeel of meer geregistreerd was bij die werkgever. Als er voor deze werknemer een individuele prestatie werd geleverd door de externe preventiedienst (bv. medisch onderzoek), is evenwel voor deze werknemer het volledig  bedrag verschuldigd.

Betalingsregeling

Er wordt niet langer een regeling opgelegd voor de betaling van de bijdragen zelf, of van de tijdstippen waarop de betaling juist moet gebeuren. Het wordt dus overgelaten aan de partijen wanneer en op welke wijze er betaald zal worden. Men kan bv. werken met voorschotten die worden betaald tijdens het jaar (eventueel gebaseerd op het aantal werknemers/het bedrag van de bijdrage tijdens het voorgaande jaar) en op het einde van het jaar een eindafrekening maken waarbij het correcte aantal werknemers wordt verrekend, en desgevallend ook de aanrekening van de preventie-eenheden, evenals de facturatie van eventuele te betalen extra’s buiten forfait.

Takenpakket in ruil voor de forfaitaire bijdrage

Welke prestaties de externe dienst moet leveren in ruil voor de forfaitaire minimumbijdrage is afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de aanwezige risico’s, en de vorming van de preventieadviseur (belast met de leiding) van de interne dienst van de werkgever.

Kleine en middelgrote werkgevers: het basispakket

Art. II.3-16, §1 van de codex

Voor werkgevers die behoren tot groep D (minder dan 20 werknemers, en waarbij de werkgever zelf de functie van preventieadviseur uitoefent) of C- (minder dan 200 werknemers, en waarbij de preventieadviseur niet minstens beschikt over een aanvullende vorming van niveau II) wordt een basispakket vastgelegd dat de externe dienst in ruil voor de minimumbijdrage moet leveren. Alle prestaties moeten worden geleverd binnen het forfait, ook als de reële kostprijs hoger of lager uitvalt dan de betaalde bijdrage voor de betrokken werkgever, en zonder dat er dus moet worden bijbetaald, of zonder dat de werkgever kan terugkrijgen van de betaalde bijdrage. Als er prestaties moeten worden uitgevoerd die geen deel uitmaken van het basispakket, mag de externe dienst hiervoor uiteraard wel afzonderlijk aanrekenen, en dit moet gebeuren aan de tarieven voor extra prestaties.

Voor werkgevers die 5 of minder werknemers tewerkstellen (de zgn. micro-ondernemingen), geldt hetzelfde als voor kleine en middelgrote werkgevers.

Wat zit er in het basispakket ?

Grote werkgevers: omzetting in preventie-eenheden

Art. II.3-16, §2 en II.3-17 van de codex

Voor werkgevers van groep A (+ 1000 werknemers, of zeer hoge risico’s), B (+500 werknemers of hoge risico’s), en C+ (minder dan 200 werknemers, en waarbij de preventieadviseur minstens beschikt over een aanvullende vorming van niveau II) wordt geen basispakket vastgelegd. Voor deze bedrijven geldt dat het bedrag van de forfaitaire minimumbijdrage wordt omgezet in preventie-eenheden die door de werkgever kunnen worden opgenomen via prestaties vanwege de externe dienst.

Hoe werkt het systeem van de preventie-eenheden ?

Uitzondering: bedrijven met een eigen intern medisch departement

Art. II.3-16, §3 van de codex

Wanneer een werkgever beschikt over een eigen medisch departement dat belast is met het uitvoeren van het gezondheidstoezicht (dat deel uitmaakt van de eigen interne dienst of van de gemeenschappelijke interne dienst waarbij de werkgever is aangesloten), is hij geen forfaitaire minimumbijdrage verschuldigd. Als een dergelijke werkgever toch een beroep doet op een externe dienst (omdat hij andere vaardigheden nodig heeft, zoals psychosociale aspecten, ergonomie of arbeidshygiëne), dan moet hij hiervoor een overeenkomst sluiten met een externe dienst waarin uitdrukkelijk wordt vastgelegd welke prestaties de externe dienst zal leveren en tegen welk tarief dit zal gebeuren. De tarieven voor extra prestaties kunnen hiervoor als richtlijn worden gebruikt, maar de toepassing van deze tarieven is in dit geval niet verplicht.

Tarieven voor extra prestaties

Verplicht aan te rekenen prestaties buiten forfait

Art. II.3-19 van de codex

Met het oog op transparantie, ook buiten het uitvoeren van het basispakket, wordt er eveneens een tarief bepaald voor prestaties die worden geleverd buiten het forfait. Dit tarief moet verplicht worden toegepast:

• Wanneer bij werkgevers van groep D en C- prestaties worden geleverd die niet zijn opgenomen in het basispakket (bv. metingen, ernstige arbeidsongevallenonderzoeken boven de 5 prestatie-uren, formele psychosociale interventies nadat de werkgever op de hoogte is gebracht, medische onderzoeken bij beeldschermwerk wanneer uit de bevraging blijkt dat dit nodig is, andere (grondige) onderzoeken die door de werkgever worden gevraagd, bv. in het kader van ergonomie of psychosociale risico’s).

• Wanneer bij werkgevers van groep A, B en C+ verplichte prestaties worden geleverd na uitputting van de preventie-eenheden (bv. er is meer gezondheidstoezicht nodig dan gedekt wordt door de forfaitaire minimumbijdrage omdat er veel spontane raadplegingen en voorafgaande gezondheidsbeoordelingen zijn geweest), of wanneer er bijkomende prestaties moeten worden geleverd door de externe dienst en er geen preventie-eenheden meer overblijven waaraan deze prestaties kunnen worden toegerekend (bv. gezondheidstoezicht bij beeldschermwerk, ernstig arbeidsongevallenonderzoek, bijwonen van de comitévergaderingen, enz.).

Het tarief voor deze verplicht aan te rekenen extra prestaties bedraagt:

• Hetzij 77,53 euro per prestatie (te indexeren bedrag) wanneer het gaat om prestaties in het kader van het gezondheidstoezicht (bv. voorafgaande of periodieke gezondheidsbeoordeling of spontane raadpleging);
   
• Hetzij een tarief per uur wanneer het gaat om prestaties in het kader van het gezondheidstoezicht of om opdrachten inzake risicobeheer, waarvan de eenheidsprijs 115,00 euro bedraagt, dat wordt aangerekend aan de hand van dezelfde wegingsfactoren per discipline als bij de preventie-eenheden, nl.:
  • 1 eenheid per gepresteerd uur door een preventieadviseur-arbeidsveiligheid, een preventieadviseur-psychosociale aspecten, een preventieadviseur-ergonomie of een preventieadviseur-arbeidshygiëne;
  • 1,25 eenheden per gepresteerd uur door een preventieadviseur-arbeidsarts;
  • 0,75 eenheden per gepresteerd uur door een verpleegkundige, of een persoon die de preventieadviseur bijstaat en die beschikt over een aanvullende vorming niveau II.

Men kan er aldus voor kiezen om prestaties in het kader van het gezondheidstoezicht aan te rekenen per prestatie, dan wel in uurtarieven te rekenen. Het verdient aanbeveling om de wijze van factureren vooraf in de overeenkomst tussen werkgever en externe dienst overeen te komen.

Facultatief aan te rekenen bedragen

Art. II.3-18 van de codex

De externe dienst kan daarnaast nog een aantal extra zaken aanrekenen aan de werkgever, maar dit is niet verplicht. Deze bedragen dienen wel duidelijk en afzonderlijk op de factuur te worden vermeld. Het gaat bv. om:

• Laboratoriumanalyses voor metingen e.d.m.;
• Analyses, radiologische onderzoeken of tests in het kader van de opdrachten gezondheidstoezicht: deze worden gefactureerd aan de tarieven die vermeld zijn in de nomenclatuur van gezondheidsprestaties van het RIZIV;
• Reële verplaatsingskosten van preventieadviseurs en personen die hen bijstaan;
• Dossierkosten

Transparantie in de tariferingsregeling: de elektronische inventaris

Art. II.3-37 en II.3-38 van de codex

Opdat een werkgever steeds een duidelijk overzicht zou hebben van de prestaties die een externe dienst gedurende het jaar voor hem heeft geleverd, zal de externe dienst voortaan op elektronische wijze een inventaris moeten bijhouden, die door de werkgevers op elk moment kan worden geraadpleegd. Deze inventaris bevat een aantal gegevens die per prestatie worden bijgehouden:

• de datum van de prestatie,
• de naam van de betrokken preventieadviseur(s) en zijn deskundigheid,
• een beschrijving van de prestatie, en desgevallend de reglementaire bepaling die ze oplegt,
• desgevallend de verwijzing naar het kwaliteitshandboek van de externe dienst,
• de adviezen en besluiten,
• al naargelang het geval, de eisen opgelegd door de specifieke methodes die bij het uitvoeren van de prestatie werden gebruikt.

Het gaat hierbij niet om de invoering van een volledig nieuwe verplichting: voordien was de externe dienst immers verplicht om per prestatie bij een werkgever een verslag op te maken dat exact deze gegevens bevatte. Deze verslagen waren bestemd voor de werkgever die een beroep deed op een externe dienst, en moesten worden bijgehouden door de interne dienst.

Deze verplichting wordt nu gemoderniseerd: in het kader van administratieve vereenvoudiging en vermindering van de papieren verslagen die moeten worden bijgehouden, moeten de externe diensten deze informatie voortaan niet meer op papier opsturen, maar elektronisch ter beschikking houden van de werkgever. Dit laat meteen toe dat een werkgever steeds een volledig overzicht heeft over de werkzaamheden van de externe dienst in zijn onderneming (transparantie). Aangezien het comité voor preventie en bescherming op het werk het welzijnsbeleid in de onderneming opvolgt, moet ook dit comité op de hoogte worden gehouden van de inhoud van deze inventaris: de werkgever moet dat op regelmatige tijdstippen doen (bv. halfjaarlijks, of minstens n.a.v. de bespreking van de activiteiten van het (medisch) jaarverslag), of telkens wanneer het comité erom verzoekt.

Specifiek voor de werkgevers van groep A, B en C+ dient deze inventaris ook de kostprijs uitgedrukt in preventie-eenheden te bevatten, zodat de werkgever (evenals het comité) weet hoeveel preventie-eenheden er reeds zijn opgebruikt, en hoeveel saldo er nog over blijft. Dit laat toe dat de werkgever (eventueel in samenspraak met zijn interne preventieadviseur(s) en met het comité voor preventie en bescherming op het werk) bepaalt waaraan het overblijvende saldo kan worden besteed.

De inspecteurs van Toezicht Welzijn op het Werk kunnen deze inventaris inkijken, telkens zij erom verzoeken.

Waarborg

Art. II.3-21 van de codex

Het niet leveren van de prestaties door de externe dienst, terwijl de werkgever wel zijn bijdragen heeft betaald en verder zijn reglementaire en contractuele verplichtingen nakomt, maakt in feite een contractuele wanprestatie uit. Wanneer blijkt dat de externe dienst manifest tekortschiet door de prestaties die hij moet leveren in ruil voor de forfaitaire bijdrage, niet  te leveren, dan kan de werkgever derhalve deze externe dienst in gebreke stellen (bij voorkeur via aangetekend schrijven). Als de externe dienst na deze aanmaning nog steeds niet optreedt, en dus in gebreke blijft om zijn prestaties alsnog uit te voeren, dan is de werkgever de forfaitaire minimumbijdrage (bv. voor het volgende jaar als hij vooraf heeft betaald, of voorschotten heeft betaald) niet verschuldigd.

Adviezen van de Hoge Raad voor preventie en bescherming op het werk

• Advies nr. 193 van 28 januari 2016 betreffende het ministerieel besluit tot oprichting van een Vaste Commissie Tarieven en Prestaties (PDF, 23.12 KB)
• Advies nr. 191 van 11 december 2015 op eigen initiatief betreffende de oprichting van een Vaste Commissie Tarieven en Prestaties (PDF, 70.68 KB)
• Advies nr. 184bis van 13 juli 2015 betreffende de tariefregeling externe diensten preventie en bescherming op het werk (PDF, 647.94 KB)
• Advies nr. 184 van 29 mei 2015 betreffende de tariefregeling externe diensten preventie en bescherming op het werk (PDF, 143.89 KB)
• Advies nr. 177 van 17 januari 2014 over het ontwerp van koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk wat betreft de tarifering en over het ontwerp van koninklijk besluit tot wijziging van diverse bepalingen inzake welzijn op het werk (PDF, 393.86 KB)