Coronaproof stemmen

Op deze pagina

    Wet ter omkadering van de alternatieve wijzen van stemming binnen Corona-context gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad 

    Publicatie: 13/11/2020

    De wet van 4 november 2020 inzake verschillende sociale maatregelen ingevolge de COVID-19-pandemie werd op 13 november 2020 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

    Op basis van de wijzigingen die deze wet aanbrengt in de Opschortingswet van 4 mei 2020, is het, onder meer, mogelijk dat partijen nog akkoorden sluiten waarbij wordt voorzien in elektronisch stemmen of in stemming per brief, of waarbij wordt voorzien om stembiljetten per brief toegekomen na de sluiting van de stemming gedurende een maximale termijn van 5 kalenderdagen als geldig te beschouwen.

    Meer informatie kan u hieronder vinden onder de titel “Richtlijnen voor een veilig verloop van de verkiezingsprocedure in Corona-context”.

    Richtlijnen voor een veilig verloop van de verkiezingsprocedure in Corona-context

    Publicatie: 30/10/2020

    De sociale verkiezingen zullen plaatsvinden van 16 tot en met 29 november 2020 binnen de bijzondere Corona-context. Het is van groot belang dat de stemming in de meest veilige omstandigheden wordt georganiseerd.

    De wettelijk voorgeschreven procedure inzake het verloop en de afhandeling van de stemming dient dan ook zodanig te worden toegepast dat een maximale veiligheid kan worden gegarandeerd. Waar mogelijk, dienen onnodige verplaatsingen van en contacten met werknemers te worden voorkomen.

    Bij het organiseren van de stemming kan rekening worden gehouden met de volgende richtlijnen, die kunnen worden geconcretiseerd naargelang de situatie in elke onderneming. Bij de uitwerking van deze richtlijnen werd rekening gehouden met de bepalingen van de wet die op 29 oktober 2020 werd goedgekeurd in het Parlement (Wet inzake verschillende sociale maatregelen ingevolge de COVID-19- pandemie). 

    Wijze van stemmen: verlenging termijn akkoorden stemming per brief en elektronisch stemmen

    Gelet op de nieuwe golf aan Coronabesmettingen, wordt reeds geruime tijd  aangeraden om zoveel mogelijk gebruik te maken van de alternatieve wijzen van stemming, zijnde stemming per brief dan wel elektronische stemming vanaf de gebruikelijke werkpost. Teneinde hier maximaal en met rechtszekerheid op te kunnen inzetten, werd een wetswijziging gestemd om de termijn voor het sluiten van akkoorden op dit punt te verlengen. Ondernemingen kunnen dus nog steeds met alle vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties en van de representatieve organisaties van kaderleden die kandidaten hebben voorgedragen voor de betrokken categorie van werknemers akkoorden sluiten inzake elektronisch stemmen op afstand en stemming per brief, ook na dag X+56.

    Ingevolge dit akkoord, kan het aantal stembureaus en de verdeling van de kiezers over de stembureaus, waarover reeds werd gecommuniceerd op dag X+60, nog worden aangepast door de overlegorganen of, bij gebreke, door de werkgever. Het is immers bv. mogelijk dat met het oog op een fysieke stemming verschillende (secundaire) stembureaus waren voorzien, die in geval van stemming op afstand overbodig blijken. De werkgever dient over deze aanpassing te informeren via de gebruikelijke manier van aanplakking.

    Specifiek wat betreft stemming per brief, voorzag de wet in principe in vier motieven die deze wijze van stemming verantwoorden. Omwille van de bijzondere Corona-context werd via wetswijziging echter bepaald dat men via een akkoord gesloten tussen dezelfde partijen ook zijn toevlucht kan nemen tot deze manier van stemmen, in geval werknemers op de voorziene verkiezingsdag in de onderneming aanwezig zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn in sectoren waarin wordt verder gewerkt en waarin initieel voorzien was in een Coronaproof stemming ter plaatse, maar waar nu blijkt dat de organisatie van een fysieke stemming een onnodig gevaar zou creëren, gelet op de evolutie in de Coronacrisis en de instructie van de overheid tot minimale contacten en minimale verplaatsingen (bv. woonzorgcentra, …).

    In ondernemingen waarin de stemming alsnog ter plaatse wordt georganiseerd, dienen de nodige voorzorgsmaatregelen te worden genomen opdat dit in alle veiligheid kan verlopen. Richtlijnen in die zin kan u vinden onder de titel Hoe de stemming ter plaatse in het stembureau coronaproof laten verlopen? op deze pagina.

    Oproeping kiezers

    Uiterlijk op X+80 moet de werkgever alle kiezers voor de verkiezingen oproepen. De wet bepaalt dat de oproepingsbrieven worden overhandigd aan de kiezers die op de dagen van oproeping in de onderneming aanwezig zijn, en dat de afwezige kiezers via aangetekend schrijven worden opgeroepen of op andere manieren voor zover er een bewijs is van verzending en ontvangst.

    Omwille van de bijzondere Corona-context en om onnodige contacten te vermijden, kan worden aanvaard dat de werkgever onmiddellijk overgaat tot oproeping via veilige alternatieve wijzen mits bewijs van verzending en ontvangst, zoals bv. een mailbericht met ontvangst- en/of leesbevestiging. Bij gebreke aan dergelijk bewijs, wordt de oproeping alsnog aangetekend verstuurd tegen X+82, dan wel op een andere wijze waarover een unaniem akkoord werd bereikt binnen het overlegorgaan.

    Oproeping kiezers in geval van stemming per brief

    In geval van stemming per brief, dienen de kiezers samen met hun oproeping de stembiljetten te ontvangen. In dit kader bepaalt de wet dat de oproepingsbrieven samen met de gestempelde stembiljetten aan de kiezers moeten worden overhandigd of verstuurd uiterlijk op X+80.

    Stemming per brief vereist een administratieve voorbereiding waarbij voor elke kiezer de nodige documenten met de verschillende omslagen worden voorzien. Een toelichting hierover kan u terugvinden in de brochure Sociale Verkiezingen 2020 (PDF, 786.46 KB) (blz. 61). Merk op dat de werkgever tot deze handeling kan laten overgaan, zodra hij zekerheid heeft over de definitieve kandidatenlijsten en de definitieve kiezerslijsten.

    De wet voorzag hier in een overhandiging tegen ontvangstbewijs, of een verzending via aangetekend schrijven wat betreft de kiezers die niet in de onderneming aanwezig zijn. Ingevolge een wetswijziging, is het in deze bijzondere Corona-context eveneens mogelijk de stembiljetten samen met de oproepingsbrief via een gewone prioritaire zending aan de kiezers te bezorgen. De werkgever dient in dit laatste geval wel het nodige bewijs van verzending te kunnen leveren, hetgeen bv. mogelijk is door de getuigen bij deze gewone verzending te betrekken.

    Terugzenden stembiljet in geval van stemming per brief

    De kiezer die per brief stemt is verantwoordelijk voor de tijdige terugbezorging van zijn stembiljet: hij kan zijn stembiljet over de post terugzenden door gebruik te maken van de door de werkgever voorziene omslag, of hij kan de omslag met daarin zijn stembiljet op om het even welke andere wijze terugbezorgen. Met het oog op dit laatste, kan in deze  bijzondere Corona-context worden aanvaard dat de werkgever een stembus (in de zin van een interne brievenbus) plaatst binnen de onderneming (bv. in een ruime hal waarin de afstandsregels strikt kunnen worden gegarandeerd) waarin kiezers per brief de omslag met daarin hun stembiljet veilig kunnen deponeren. Uiteraard dienen hierbij de nodige voorzorgsmaatregelen te worden genomen ter bewaking en bewaring van deze stembus. De getuigen kunnen hierbij worden betrokken. Deze aanpak kan bv. worden toegepast in ondernemingen die op basis van het nieuwe wettelijke motief een stemming per brief organiseren niettegenstaande de werknemers in de onderneming aanwezig zijn.

    Het is belangrijk eraan te herinneren dat de kiezers die hun stembiljet per brief terugbezorgen verplicht hun naam en handtekening op de omslag moeten plaatsen, zodat zij kunnen worden aangevinkt op de kiezerslijsten.

    Mogelijkheid om laattijdig toegekomen stembiljetten per brief als geldig te beschouwen

    De wet bepaalt in principe dat stembiljetten per brief die toekomen na de sluiting van de stemming ongeldig zijn. Om tegemoet te komen aan het risico van overbelasting van de post bij massale toepassing van stemming per brief en dus aan het feit dat vele stembiljetten per brief laattijdig riskeren toe te komen, werd bij wetswijziging voorzien dat werkgever en alle vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties en van de representatieve organisaties van kaderleden die kandidaten hebben voorgedragen voor de betrokken categorie van werknemers kunnen overeenkomen om stembiljetten per brief die tot maximaal vijf kalenderdagen na de sluiting van de stemming binnenkomen, nog als geldig te beschouwen.

    In dit akkoord dienen partijen duidelijk te bepalen binnen welke precieze termijn de laattijdige stembiljetten nog als geldig worden beschouwd, tot maximum Y+5, met dien verstande dat men steeds eerder kan afsluiten op het ogenblik dat àlle stembiljetten binnen zijn. Indien er meerdere verkiezingsdagen voorzien werden, dient men te rekenen vanaf de laatste dag Y.

    De voorzitter van het stembureau moet in dergelijk geval alle nodige maatregelen nemen ter bewaring van de stembussen, van de stembiljetten en van de documenten van de kiesverrichtingen. Er kan pas tot telling worden overgegaan wanneer de afgesproken termijn is afgelopen. De behandeling van de stemmen per brief, de stemopneming en de verdeling en de aanwijzing van de mandaten worden dus met de overeengekomen termijn van maximaal vijf kalenderdagen uitgesteld.

    De werkgever dient over dergelijk akkoord onmiddellijk te informeren via de gebruikelijke aanplakking.

    Volledige samenstelling stembureau

    Per kiescollege dient minstens één stembureau te worden samengesteld. Een stembureau telt 6 leden: een voorzitter, een secretaris en vier bijzitters. Al deze leden dienen tegen een bepaalde datum binnen de procedure te worden aangeduid. De wet voorziet hier in de volgende wijze van aanduiding, desgevallend via een cascaderegeling:

    • de voorzitter wordt aangewezen door het bestaande overlegorgaan, of door de werkgever in akkoord met de vakbondsafvaardiging, of door de werkgever in akkoord met de betrokken representatieve werknemersorganisaties;
    • de secretaris wordt aangewezen door de voorzitter;
    • de bijzitters worden aangewezen door het bestaande overlegorgaan of door de voorzitter.

    Bij onenigheid over de aanwijzingen kon hier beroep worden gedaan op de tussenkomst van de diensten Toezicht op de Sociale Wetten van de FOD Werk.

    De wet bepaalt dat op dezelfde wijzen tevens een plaatsvervangend voorzitter en plaatsvervangend secretaris moet worden aangeduid, en dat bij afwezigheid van één of meer bijzitters op de verkiezingsdag, de eerste kiezers door de voorzitter worden aangeduid ter vervanging.

    De sociale verkiezingen zijn van openbare orde: de werkgever is verplicht deze te organiseren. Indien werknemers zijn aangeduid om te zetelen als lid van een stembureau, dienen zij aan deze plicht te voldoen onder het werkgeversgezag. Hun prestaties worden ook betaald als arbeidstijd. De werkgever moet ervoor zorgen dat zijn werknemers in alle veiligheid kunnen zetelen in het stembureau.

    In de huidige bijzondere Corona-context, is het mogelijk dat een onderneming in de aanloop naar of op de verkiezingsdag geconfronteerd wordt met een grote mate van afwezigheid van de leden van het stembureau, bv. omwille van Corona-besmetting of quarantaine-verplichting. Hierbij kan het zich voordoen dat zowel effectieve als plaatsvervangende leden afwezig dreigen te zijn. Men kan op dit punt vooruitziend zijn en tijdig denken aan een pragmatische oplossing. In dit kader kan, gelet op deze uitzonderlijke omstandigheden, met de betrokken instanties bevoegd voor de aanwijzing van de leden, vooraf worden voorzien in bv. extra plaatsvervangers. Indien men alsnog op de verkiezingsdag zélf geconfronteerd wordt met deze problematiek, kan met deze instanties, bij hoogdringendheid en zo nodig op digitale wijze, contact worden opgenomen met het oog op een vervangende aanwijzing in extremis. Hierbij kan bv. gedacht worden aan het doorschuiven van de rol van secretaris naar de rol van voorzitter en bijzitters naar de rol van secretaris, in combinatie met een beroep op de eerste kiezers wat betreft de rol van bijzitters.

    Zetelen stembureau

    De wet voorziet geen afwijkende bepaling met betrekking tot de samenstelling, oprichting en werking van de stembureaus in geval er op afstand gestemd wordt.

    Er dient dus alleszins een stembureau te worden samengesteld, in principe één (juridisch) stembureau per kiescollege. Fysiek kunnen dezelfde personen verschillende stembureaus bemannen, voor zover hiervoor de nodige afwijkingen werden voorzien. In de loop van de procedure werd gecommuniceerd over de openingsuren van de stembureaus.

    In geval een onderneming voorziet in een elektronische stemming op afstand voor het voltallig personeel, kan in deze bijzondere Corona-context worden aangenomen dat de leden van het stembureau niet noodzakelijk gedurende de volledige duurtijd van de stemuren fysiek aanwezig moeten zijn in de onderneming. Het stembureau blijft evenwel verantwoordelijk voor de voorbereidingen van de stemming, de stemopneming en -verdeling, en de redactie en ondertekening van het proces-verbaal van de stemming. De voorzitter blijft ook verantwoordelijk voor het goede verloop van de stemverrichtingen en voor eventuele problemen die zich voordoen bij de stemming. Het is dus minstens aangewezen om te voorzien in een onmiddellijke bereikbaarheid van het stembureau voor het geval er iets misloopt met de stemverrichtingen (bv. een telefonische wachtdienst). Dit alles wordt best goed doorgesproken en uitgeklaard in het akkoord over de elektronische stemming vanaf de gebruikelijke werkpost. In dit kader dient ook de rol van de getuigen te worden bepaald (bv. mogelijkheid tot digitaal opvolgen van de stemming). De werkgever doet er goed aan om over het feit dat het stembureau niet fysiek beschikbaar is tijdens de stemuren duidelijk en voorafgaandelijk te communiceren. Dit alles wordt ook best afgetoetst met de bestaande overlegorganen.

    In geval een onderneming voorziet in een stemming per brief voor het voltallige personeel, kan, omwille van de bijzondere Corona-context en onder dezelfde randvoorwaarden, eenzelfde interpretatie mutatis mutandis worden toegepast op de leden van het stembureau, voor wat betreft de stemverrichtingen. Indien gekozen wordt voor dergelijke wijze van stemming, dienen de leden van het stembureau evenwel fysiek samen te komen met de getuigen voor de behandeling van de stembiljetten per brief en de stemopneming. De werkgever moet hier de nodige voorzorgsmaatregelen nemen zodat dit in alle veiligheid kan verlopen (handschoenen, mondmaskers, ontsmetting, afstandsregels…). De wet voorziet wel dat de stemopneming kan worden verdaagd indien de voorzitter dit nodig acht.

    In normale omstandigheden, geldt de regel dat een werknemer die per brief kan stemmen, er niettemin voor mag kiezen om zijn stem ter plaatse te komen uitbrengen. Zij stem ter plaatse heeft dan voorrang op zijn stem per brief, die ongeldig wordt. Indien men echter omwille van de Corona-context voorziet in een stemming per brief voor het voltallige personeel, zodat geen enkele kiezer zich in onveilige omstandigheden hoeft te verplaatsen, lijkt de strikte toepassing van deze regel haaks te staan op de veiligheid die men in deze Corona-context beoogt.

    Opstellen PV

    In geval van gedeeltelijke stopzetting, dient het stembureau aan de vooravond van de overhandiging of verzending van de oproepingsbrieven samen te komen om het proces-verbaal van gedeeltelijke stopzetting op te maken. In deze bijzondere Corona-context, kan worden aangenomen dat de opmaak en ondertekening van dit proces-verbaal ook op elektronische wijze kan gebeuren.

    Ook in geval een onderneming voorziet in een elektronische stemming op afstand voor het voltallige personeel, kan worden aangenomen dat de opmaak en ondertekening van het proces-verbaal van de stemming elektronisch kan gebeuren.

    Merk op dat de getuigen hier steeds bij dienen te worden betrokken.

    Consensus sociale partners over omkadering alternatieve wijzen van stemming

    publicatie 28/10/2020

    De sociale verkiezingen zullen plaatsvinden van 16 tot en met 29 november 2020 binnen de bijzondere Corona-context. Het is dan ook van belang dat er in de meest veilige omstandigheden kan worden gestemd.

    In dit kader werd er aangeraden om zoveel mogelijk gebruik te maken van de wettelijke mogelijkheden, en akkoorden te sluiten inzake stemming per brief dan wel elektronische stemming vanaf de gebruikelijke werkpost. Teneinde hier maximaal en met rechtszekerheid op te kunnen inzetten, hebben de sociale partners een consensus gesloten over de specifieke omkadering van deze wijzen van stemming. De partners deden ook een oproep om het noodzakelijk wettelijk kader te voorzien, waar nodig met retroactieve werking, zodat aan alle betrokken partijen de nodige rechtszekerheid geboden wordt. Hieraan wordt momenteel met spoed gevolg gegeven.

    De consensus van de sociale partners betreft de volgende principes:

    1. Aan ondernemingen en organisaties die kandidaten hebben voorgedragen wordt de mogelijkheid gelaten om, ook na dag X+56, nog akkoorden te sluiten inzake elektronisch stemmen op afstand en stemming per brief. Zo nodig kan het aantal stembureaus en de verdeling van de kiezers over de stembureaus nog worden aangepast overeenkomstig dit akkoord.
    2. Een akkoord inzake stemming per brief kan, bovenop de 4 hypotheses voorzien bij wet, eveneens worden gesloten voor werknemers die op de dag van stemming in de onderneming aanwezig zijn, in geval de stemming ter plaatse omwille van Corona niet veilig kan worden georganiseerd.
    3. In geval van stemming per brief, kan er met de organisaties die kandidaten hebben voorgedragen een akkoord worden gesloten dat stembiljetten per brief die tot maximaal 5 kalenderdagen na het sluiten van de stemming toekomen, als geldig in aanmerking worden genomen bij de stemopneming. In dat geval wordt de stemopneming in feite  verdaagd.
    4. In het geval van stemming per brief, kunnen de stembiljetten samen met de oproepingsbrief ook via een gewone prioritaire zending aan de kiezer worden bezorgd: een aangetekende zending is niet langer noodzakelijk. De getuigen kunnen nauwlettend toezien op deze handeling.

    Hoe de stemming ter plaatse in het stembureau coronaproof laten verlopen?

    Publicatie: 22/10/2020

    Na de collectieve opschorting en herneming van de procedure, zullen de sociale verkiezingen in principe van 16 tot en met 29 november 2020 plaatsvinden, binnen de bijzondere Corona-context. Het is dan ook van belang dat er in de meest veilige omstandigheden kan worden gestemd.

    In dit kader werd er aangeraden om zoveel mogelijk gebruik te maken van de wettelijke mogelijkheden, en akkoorden te sluiten inzake stemming per brief dan wel elektronische stemming vanaf de gebruikelijke werkpost.

    Ondernemingen die alsnog een stemming ter plaatse organiseren, dienen de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen.

    Merk op dat ondernemingen waarbinnen het alsnog onmogelijk blijkt de verkiezing te laten plaatsvinden wegens een aanhoudende en grote mate van tijdelijke werkloosheid, de verkiezingsprocedure op individueel ondernemingsniveau wettelijk kunnen opschorten, op verzoek van de representatieve organisaties van werknemers. Daarnaast is er rechtspraak bekend die acht dat de verkiezingsprocedure kan worden opgeschort in geval van overmacht.

    Stemming per brief

    In geval een onderneming gebruik maakt van stemming per brief, dienen de stembiljetten die per post of op eender welke wijze toekwamen, door het stembureau te worden behandeld, met het oog op de stemopneming en de opmaak van het proces-verbaal van de verkiezing.

    De werkgever neemt in deze best voorzorgen teneinde de gezondheid van de leden van het stembureau te garanderen. Het gebruik van beschermingsmiddelen zoals mondmaskers en handschoenen, alsmede het toepassen van afstandsregels zijn hier aan de orde.

    Merk op dat de wet het mogelijk maakt om de stemopnemingsverrichtingen te verdagen indien de voorzitter dit noodzakelijk acht.

    Stemming ter plaatse

    In ondernemingen die niet (volledig) voorzien hebben in stemming per brief of elektronisch stemmen vanaf de gebruikelijke werkpost, zal er maximaal over moeten worden gewaakt dat de stemming ter plaatse op veilige wijze kan verlopen.

    Het uitbreiden van het aantal stemdagen ter plaatse, en/of van de uurregeling van de stemming kwam dit alvast ten goede.

    De werkgever is verantwoordelijk voor de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van alle werknemers. Anderzijds is hij ook verantwoordelijk voor het organiseren van de sociale verkiezingen. Hij is dan ook verplicht om preventiemaatregelen te nemen zodat alle kiezers veilig en gezond aan de stemming kunnen deelnemen.

    Bij het uitwerken van een veilige aanpak van stemming, kan de werkgever rekening houden met de hierna volgende tips. Zij betreffen algemene richtlijnen die op sector- of ondernemingsniveau verder kunnen worden ingevuld, afhankelijk van de specificiteiten binnen sector of bedrijf.  De werkgever kan bij deze invulling beroep doen op de expertise die intern of extern aanwezig is (preventieadviseur, bestaande CPBW, externe preventiediensten…).

    1/ Vooraf: pro-actief handelen, informeren en sensibiliseren

    Zoals hoger reeds gesteld, kunnen preventieve organisatorische maatregelen het veilige verloop op de verkiezingsdag ondersteunen. Zo zal een spreiding van de stemuren, waarbij de kiezers in kleine groepjes binnen bepaalde tijdsloten worden opgeroepen, een veilige stemming bevorderen.

    Dit kan worden aangevuld met een combinatie van organisatorische en praktische maatregelen op de dag van de stemming, zoals hieronder op niet limitatieve wijze opgesomd. Het is aangewezen dat de werkgever hierover vooraf maximaal sensibiliseert en informeert. Dit kan via een toelichting over de maatregelen die in duidelijke taal wordt verspreid via intranet, ad valvas of als bijlage gaat bij de oproepingsbrief. Op die manier weet de kiezer waaraan hij zich kan verwachten en kan hij zo voorbereid mogelijk veilig komen stemmen.

    Merk op dat de wetgeving sociale verkiezingen voorziet in een morele stemplicht: een hoge participatiegraad is van belang voor het werkelijk democratisch gehalte van de verkiezingen en het representatief karakter van de verkozen organen. De werkgever dient de kiezer hieraan te herinneren via een verplicht te hernemen formule in de oproepingsbrief. In deze bijzondere Coronacontext kan dit worden omkaderd met de boodschap dat de nodige voorzorgsmaatregelen werden genomen zodat de stemming in alle veiligheid zal kunnen verlopen indien iedereen zijn verantwoordelijkheid opneemt en zich strikt aan de regels houdt.

    2/ Verkiezingsdag: inrichting van het stemlokaal en maatregelen met het oog op een veilig verloop van de stemming

    Stemlokaal en materiaal

    De werkgever dient voor de stemming te voorzien in een lokaal dat groot genoeg is om de afstandsregels maximaal te kunnen respecteren. Bij de inrichting van dit lokaal kan worden voorzien in collectieve beschermingsmiddelen: het plaatsen van tussenwanden, het spannen van linten, het aanbrengen van markeringen, …. Men kan hierbij afgebakende zones creëren waarin maximaal 1 persoon tegelijk toegelaten is. Het kan aangewezen zijn in meer stemhokjes dan gewoonlijk te voorzien, met voldoende afstand tussen elk hokje.

    Bij de inrichting van het lokaal dient steeds rekening te worden gehouden met de plicht tot 1,5 m social distancing.

    Het stemlokaal dient hygiënisch schoon te zijn en kan zo nodig tussen de stemming door nog extra worden gereinigd. Het moet ook voldoende en regelmatig verlucht worden. De deuren die niet gesloten moeten blijven om veiligheidsredenen, dient men zoveel mogelijk open te laten staan om veelvuldig aanraken te vermijden. Er moet voorzien zijn in passende recipiënten voor de opvang van het afvalmateriaal gebruikt voor de toepassing van individuele en collectieve hygiëne zoals zakdoekjes en wegwerpreinigingsdoekjes en gebruikte beschermingsmiddelen.

    Merk op dat het geheim van de stemming ten alle tijde bewaard moet blijven, niettegenstaande de extra maatregelen.

    Het spreekt voor zich dat al het materiaal dat binnen het stemlokaal gebruikt wordt in goede hygiëne moet worden gehanteerd.

    In geval van elektronische stemming, dient extra aandacht te worden besteed aan het reinigen van bedieningsschermen. Men kan bv. ook gebruik maken van een touchscreen-pen die na elk gebruik wordt ontsmet.

    In geval van stemming op papier, is het gebruik van éénzelfde potlood door verschillende kiezers uit den boze. Evenmin kunnen de kiezers hun eigen schrijfmateriaal meebrengen. De werkgever kan hier wel (bv. aan de ingang van het stemlokaal) voorzien in identieke doch individuele potloden per kiezer. Wat betreft de stembussen zelf, kiest men best voor modellen die gemakkelijk zijn in gebruik en waarin contactloos kan worden gedeponeerd.

    Indien nodig, kan de stemming even worden onderbroken om de nodige handelingen met het oog op maximale hygiëne uit te voeren.

    Instructies kiezers

    Aan de kiezers, leden van het stembureau en getuigen kan een mondmaskerplicht worden opgelegd. Men kan hiertoe een voorraad steriele mondmaskers aan de ingang van het stemlokaal of aan het begin van de wachtrij voorzien. Het meebrengen van een individueel mondmasker kan ook vooraf worden vermeld, bv. in de oproepingsbrief.

    Het is aangewezen dat alle aanwezigen hun handen te reinigen voor of bij het betreden van het stemlokaal. De werkgever dient hiervoor voldoende middelen ter beschikking te stellen: de mogelijkheid om de handen te wassen (bij voorkeur met water en vloeibare zeep) en te drogen (papieren doekjes, geen handdoeken, geen elektrische handdrogers) en/of te ontsmetten, met geschikte handgels of dispensers/sanitaire zuilen die niet moeten worden aangeraakt.

    Het spreekt voor zich dat alle aanwezigen zich dienen te houden aan de basisregels inzake hygiëne (bv. handhygiëne, hoesten of niezen in een zakdoek of de elleboog,…).

    Het houden van voldoende afstand dient gedurende het volledige verloop van de stemming maximaal te worden gegarandeerd. Hiertoe kan de werkgever gebruik maken van markeringen, linten of fysieke afscheidingen om zones of plaatsen af te bakenen.

    De gelijktijdige aankomst van een massa kiezers kan proactief worden vermeden door te voorzien in uitgebreide stemuren en opdeling in groepen en tijdsloten. Niettemin dient er een bijzondere aandacht te worden besteed aan de inrichting van de wachtrij. De wachtende kiezers dienen de afstandsregels uiteraard ook strikt na te leven.  Het aanschuiven met de nodige afstand kan begeleid worden door middel van markeringen op de grond.

    Om het binnen- en buitenkomen van de kiezers in goede banen te leiden, kan de werkgever, eveneens door middel van markeringen, een soort circulatieplan uitwerken, waarbij erover gewaakt wordt dat personen elkaar minimaal kruisen. Dit kan bv. worden bewerkstelligd door het voorzien van éénrichtingsverkeer, en een aparte in- en uitgang.

    Aan de kiezer kan worden opgedragen om niet langer dan nodig in het stemhokje te blijven.

    De voorzitter van het stembureau is bevoegd om de personen die zich niet aan de instructies houden terecht te wijzen. In geval van incidenten kan hier melding van worden gemaakt in het proces-verbaal van de stemming.

    Indien een kiezer die overduidelijk ziektesymptomen vertoont, of van wie geweten is dat hij in verplichte quarantaine moet blijven, zich niettemin aanbiedt ter stemming, kan de werkgever of de voorzitter van het stembureau hem de toegang weigeren. Op dat ogenblik primeert het collectief recht op welzijn op het individuele stemrecht. Hiervan kan melding worden gemaakt in het proces-verbaal van de stemming.

    Voor de aanvang van de stemming, kan de voorzitter eventueel een bijzitter aanduiden die extra aandacht moet besteden aan het naleven van de veiligheidsmaatregelen.

    Leden van het stembureau

    Het is belangrijk de leden van het stembureau vooraf uitgebreid te briefen over het veilige verloop van de stemming.

    De materiële opstelling van het stembureau an sich moet zo gebeuren dat de zes leden onderling voldoende afstand kunnen bewaren.

    Het is aangewezen de taken van de leden zodanig te verdelen dat zij zich niet te vaak dienen te verplaatsen in het lokaal.

    Het kan ook raadzaam zijn om de leden van het stembureau een mondmaskerplicht op te leggen, minstens gedurende de stemopneming en het opstellen van het proces-verbaal van de stemming. Mogelijks kan men tijdens deze laatste handelingen niet steeds voldoende afstand garanderen. Bij de behandeling van de stembiljetten kan het dragen van extra beschermingsmiddelen zoals handschoenen aangewezen zijn.