De organisatie van de vergaderingen

Op deze pagina

    De deelnemers

    Alleen de leden van de ondernemingsraad, zijnde werknemers- en werkgeversafgevaardigden, kunnen in principe zetelen in de vergaderingen.

    Kunnen bij wijze van uitzondering ook deelnemen aan de vergaderingen :

    • één of meerdere deskundigen – in bepaalde omstandigheden is het mogelijk om beroep te doen op specialisten die geen deel uitmaken van de ondernemingsraad, hetzij voor aanvullend onderzoek in verband met de meegedeelde gegevens, hetzij met het oog op ophelderingen met betrekking tot bepaalde technische aspecten. Ze kunnen slechts occasioneel deelnemen aan de vergaderingen en hebben geen stemrecht tijdens het beslissingsproces. Wanneer men een deskundige wenst uit te nodigen in het kader van de economische en financiële inlichtingen, moet een specifieke procedure gevolgd worden. Voor andere kwesties is er geen enkele specifieke procedure voorzien door de regelgeving. Het is dan ook aangewezen om het akkoord van de verschillende partijen te verkrijgen of deze materie nader te regelen in het huishoudelijk reglement. 
    • de bedrijfsrevisor - 'Taken van de bedrijfsrevisor' en 'Normen betreffende de opdracht van de bedrijfsrevisor'
    • een sociaal-inspecteur van de Algemene Directie Toezicht op de sociale wetten.

    Het voorzitterschap van de ondernemingsraad wordt verzekerd door het ondernemingshoofd of zijn afgevaardigde.

    Het secretariaat van de ondernemingsraad wordt verzekerd door een lid van de werknemersafvaardiging.

    Het voorzitterschap

    De ondernemingsraad wordt voorgezeten door het ondernemingshoofd zelf of door de persoon die door het ondernemingshoofd gemachtigd werd om het voorzitterschap waar te nemen. Eénmaal aangeduid kan deze persoon het ondernemingshoofd als dusdanig verbinden.

    Taken van de voorzitter 

    De voorzitter is onder meer verantwoordelijk voor het organiseren en het verloop van de vergaderingen van de ondernemingsraad.

    Hij roept de raad samen en stelt de datum, het uur en de plaats van de vergadering vast. De oproeping wordt aan alle leden overhandigd volgens de modaliteiten vastgelegd in het huishoudelijk reglement.

    Het secretariaat

      Het secretariaat van de vergaderingen wordt waargenomen door een lid van de werknemersvertegenwoordiging. Hij wordt gekozen en voorgedragen door de werknemersafvaardiging volgens de modaliteiten bepaald in het huishoudelijk reglement. Ook zijn rol wordt bepaald in het huishoudelijk reglement.

      Bij gebrek aan akkoord over de aanwijzing van de secretaris van de ondernemingsraad en bij ontstentenis van bijzondere bepalingen in het huishoudelijk reglement dienaangaande, wordt de secretaris aangeduid door de representatieve werknemersorganisatie of door de representatieve organisatie van kaderleden waarvan de lijst bij de laatste sociale verkiezingen het grootste aantal stemmen heeft behaald.

      Het is aan te raden om ook een plaatsvervangend secretaris aan te duiden.

      In elk geval kan de secretaris en zijn plaatsvervanger niet aangeduid worden binnen de werkgeversafvaardiging.

      Taken van de secretaris 

      De secretaris maakt de notulen op.

      Hij is ook verantwoordelijk voor het bijhouden van het archief van de ondernemingsraad.

      Tenslotte zorgt hij voor de voorbereiding van de vergaderingen van de raad, van de afdelingen, van de commissies alsook van de interzetelvergaderingen opdat deze op de gewenste datum plaatsvinden en in de best mogelijke voorwaarden van voorbereiding, documentatie en informatie.  

      Om zijn taak in de best mogelijke voorwaarden te kunnen vervullen, moet de secretaris over de nodige tijd en faciliteiten beschikken, zoals een lokaal en materiaal, waaronder informaticamiddelen, ….  

      Frequentie  

      Na de sociale verkiezingen moet het ondernemingshoofd een installatievergadering van de ondernemingsraad samenroepen.

      Daarna vergadert de ondernemingsraad in principe één keer per maand.  

      Installatievergadering

        De installatievergadering moet plaatsvinden binnen dertig dagen na het vervallen van de termijn voor het bezwaar tegen de resultaten van de sociale verkiezingen, of binnen dertig dagen na de definitieve gerechtelijke beslissing tot geldigverklaring van de verkiezingen.

        In ondernemingen waar al een ondernemingsraad was opgericht bij vorige sociale verkiezingen, wordt deze eerste vergadering in principe binnen een kortere termijn georganiseerd. Deze termijn kan vastgesteld worden in het huishoudelijk reglement.

        Maandelijkse vergaderingen

          De ondernemingsraad moet minstens één maal per maand, op initiatief van het ondernemingshoofd worden samengeroepen.  

          Bijzondere vergaderingen

            Naast de maandelijkse vergaderingen komt de ondernemingsraad samen tijdens bijzondere vergaderingen om er economische, financiële en sociale aangelegenheden te onderzoeken.

            De frequentie en de dagorde van deze bijzondere vergaderingen wordt bepaald door de regelgeving. We onderscheiden:

            • Vergadering aangaande de economische en financiële basisinformatie : deze informatie moet binnen 2 maanden na de verkiezing of de herverkiezing van de ondernemingsraad overhandigd worden. De vergadering moet plaatsvinden binnen een termijn van minimaal 15 dagen en maximaal 2 maanden na het overhandigen van de documenten.   
            • Vergadering aangaande de jaarlijkse informatie : deze informatie moet binnen de 3 maanden na het afsluiten van het boekjaar aan de ondernemingsraad overhandigd en besproken worden. Indien de onderneming opgericht is onder de vorm van handelsvennootschap, mag deze termijn van 3 maanden overschreden worden, maar de vergadering moet in elk geval vóór de algemene vergadering van de aandeelhouders plaatsvinden.  Het doel van deze vergaderingen is de basisinformatie te actualiseren.  Tijdens deze vergadering moet ook informatie met een sociaal karakter verstrekt worden, met name over de structuur van de tewerkstelling, haar evolutie en over de vooruitzichten inzake tewerkstelling.  
            • Vergaderingen aangaande de periodieke informatie: minstens één keer per kwartaal worden periodieke inlichtingen aan de ondernemingsraad verstrekt. Deze inlichtingen, die moeten toelaten de evolutie in de onderneming op korte termijn te volgen, zijn van economische en financiële aard en van sociale aard.  
            • Vergaderingen aangaande occasionele informatie: Telkens zich gebeurtenissen voordoen of beslissingen genomen worden die een belangrijke economische en financiële weerslag kunnen hebben op de onderneming en ook telkens wanneer de werkgever van plan is om over te gaan tot collectieve afdankingen of aanwervingen om economische of technische redenen moet de ondernemingsraad worden samengeroepen.  

            Vergaderingen op vraag van tenminste een derde van de werknemersvertegenwoordigers

              Naast de maandelijkse en de bijzondere vergaderingen moet de werkgever de ondernemingsraad ook bijeenroepen wanneer ten minste één derde van de gewone leden van de personeelsafvaardiging daarom vraagt. De kwesties die ingeschreven moeten worden op de dagorde worden vermeld volgens de modaliteiten voorzien in het huishoudelijk reglement.  

              De frequentie van de vergaderingen van de ondernemingsraad kunnen samengevat worden als volgt :

              In deze tabel zijn niet de bijzondere vergaderingen opgenomen die gehouden moeten worden op grond van andere regelgeving en georganiseerd moeten worden binnen andere termijnen.

              AARD VAN DE VERGADERING 

              FREQUENTIE 

              Installatievergadering

              • Voorzien in het HR of,
              • 30 dagen na het vervallen van de termijn voor het bezwaar tegen de verkiezingen of,
              • 30 dagen na de gerechtelijke beslissing tot geldigverklaring van de verkiezingen

              Gewone vergaderingen

              • Elke maand
              • Op vraag van 1/3 van de werknemersvertegenwoordigers

              Basisinformatie

              • Binnen de termijn van 2 maanden na de verkiezingen

              Jaarlijkse informatie

              • Binnen de termijn van 3 maanden na het afsluiten van het boekjaar
              • Voor handelsvennootschappen, vóór de algemene vergadering van de aandeelhouders

              Periodieke informatie

              • Trimestrieel

              Occasionele informatie

              • Zo vlug mogelijk

               

              Organisatie   

              Plaats en wijze van vergaderen

                De ondernemingsraad vergadert in de zetel van de onderneming, op de plaats bepaald door het ondernemingshoofd.  

                Wanneer de onderneming meerdere vestigingen heeft en meerdere ondernemingsraden heeft opgericht, is het evenwel mogelijk om interzetelvergaderingen te organiseren aangaande kwesties gemeenschappelijk aan de verschillende raden.  

                In zo’n geval moet de vergadering plaatsvinden in één van de zetels van de onderneming.  

                De basiswetgeving vereist in principe een fysieke wijze van vergaderen op de zetel van de onderneming.

                • Vergaderingen op afstand?

                Tijdens de pandemie van Covid 19 werd, in deze gezondheidscontext waarin veiligheidsmaatregelen werden opgelegd, aanvaard dat de vergaderingen van de ondernemingsraad digitaal werden georganiseerd (skype, teams, zoom, videoconferenties, enz.), op voorwaarde dat deze methode door beide zijden van de ondernemingsraad was goedgekeurd, volgens de modaliteiten voorzien in het huishoudelijk reglement.

                Deze werkwijze werd aanvaard tijdens de duur van de pandemie, gelet op het belang van de continuïteit van het sociaal overleg op ondernemingsvlak in tijden waarin fysiek vergaderen moeilijk was omwille van veiligheidsredenen.

                Buiten deze bijzondere pandemie-context, valt men in principe terug op de geldende wetsbepaling volgens de welke de vergaderingen van de ondernemingsraad op de zetel van de onderneming dienen plaats te vinden. Het lijkt dan ook niet meer mogelijk om deze vergaderingen op systematische basis op afstand te organiseren. Digitale of hybride vergaderingen kunnen enkel in welbepaalde uitzonderlijke situaties worden aangewend en onder de voorwaarden die door partijen zijn vastgelegd binnen het huishoudelijk reglement (bijvoorbeeld in geval van fysieke onmogelijkheid van een lid om zich te verplaatsen). Hierbij dient er steeds over te worden gewaakt dat alle leden een degelijke toegang hebben tot de digitale vergadering en dat het sociaal overleg ook op deze wijze sereen en efficiënt kan verlopen.

                Samenroepen van de vergaderingen 

                De ondernemingsraad moet minstens één keer per maand vergaderen in de lokalen van de onderneming op uitnodiging van het ondernemingshoofd. De datum, het uur en de plaats van de vergadering worden door hem bepaald. Het ondernemingshoofd roept de vergadering samen ook al wordt deze georganiseerd op vraag van de werknemersafvaardiging.

                Het huishoudelijk reglement verduidelijkt de inhoud van de oproeping. In aanvulling op de verplichte vermeldingen van plaats, tijd, uur en agendapunten kan het huishoudelijk reglement bijvoorbeeld bepalen hoe de documenten met betrekking tot de agendapunten ter beschikking van de leden van de ondernemingsraad worden gesteld (bv. de documenten worden als bijlage aan de oproeping toegevoegd, of worden digitaal ter beschikking gesteld …).  

                De oproeping gebeurt schriftelijk en individueel. In principe is de oproeping enkel aan de gewone leden gericht.  

                De dagorde 

                Alle punten die op de vergadering van de ondernemingsraad behandeld zullen worden moeten op de dagorde voorkomen. Het opstellen van de dagorde is een verantwoordelijkheid van de secretaris van de ondernemingsraad.

                Er zijn 2 soorten agendapunten : de punten die in het kader van de reglementering verplicht moeten worden behandeld en de punten die op de agenda werden geplaatst door een lid van de ondernemingsraad.  

                In elk geval kunnen enkel punten op de agenda worden geplaatst waarvoor de ondernemingsraad bevoegd is.  

                Als niet alle punten op de dagorde tijdens één vergadering behandeld kunnen worden, zullen ze uitgesteld worden en op de dagorde van een volgende vergadering geplaatst worden.  

                Vergaderingen in afdelingen 

                De ondernemingsraad kan in afdelingen worden onderverdeeld.

                De afdelingen spelen de rol van gespecialiseerde werkgroepen. Eénmaal de werkzaamheden van zo’n afdeling afgerond zijn, moeten ze in ieder geval het resultaat van hun werkzaamheden ter beraadslaging aan de ondernemingsraad voorleggen.  

                Iedere partij kan, op ieder ogenblik, het initiatief nemen om de oprichting van afdelingen voor te stellen, maar het akkoord van de ondernemingsraad is vereist om de afdelingen op te richten.  

                De afdelingen kunnen worden opgericht op het niveau van de zetel, de afdeling of andere kleinere gehelen van de onderneming. Zij kunnen ook als actieterrein een bepaalde opdracht of een specifiek onderwerp van de ondernemingsraad hebben (tewerkstelling, maatschappelijke werken, economische en financiële kwesties, enz.).  

                Elk van de partijen (werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers) is vrij  om de leden van haar afvaardiging aan te duiden die zullen deel uitmaken van elk van de opgerichte afdelingen. In elk geval betreft het hier afgevaardigden die zetelen in de ondernemingsraad.  

                Notulen  

                Bij elke vergadering van de ondernemingsraad moet de secretaris notulen opmaken.  

                In de notulen worden de in de raad gedane voorstellen, de genomen beslissingen en ook een getrouwe kopie van de beraadslagingen opgetekend. Het is daarentegen niet vereist dat alle interventies letterlijk worden gereproduceerd.

                Afgezien van de elementen voorzien door de wet worden ook de plaats en de datum van de vergadering en de aanwezige, verontschuldigde en afwezige leden in de notulen vermeld.

                De notulen worden bij de opening van de volgende vergadering voorgelezen en goedgekeurd. Bij goedkeuring worden de notulen ondertekend door de secretaris en de voorzitter.

                Het huishoudelijk reglement voorziet ook de modaliteiten voor het opstellen en het goedkeuren van de notulen van de vergaderingen en de kennisgeving ervan aan elk lid van de raad.