Welke verplichtingen heeft de werkgever ten opzichte van telewerkers inzake ICT-apparatuur en een bureaustoel?

Volgens artikel 20, 1° van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, heeft de werkgever, tenzij anders is overeengekomen, de algemene verplichting om aan de werknemer de nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen die nodig zijn voor de uitvoering van het werk.

Artikel 5, §1, f) welzijnswet bepaalt dat de werkgever ervoor moet zorgen dat het werk aangepast is aan de mens wat de inrichting van de werkpost en de keuze van de werkuitrusting betreft.

Deze principes gelden ook voor werknemers die telewerk verrichten. Voor een telewerker zal het hierbij in eerste instantie gaan om de technologische middelen, randapparatuur, software en communicatietechnologie die hij nodig heeft om zijn werk van thuis te kunnen uitvoeren.

De cao nr. 85, die van toepassing is op het structureel telewerk in de privésector, bepaalt in dit kader dat de werkgever verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen, het installeren en het onderhouden van de voor telewerk benodigde apparatuur. De werkgever vergoedt of betaalt de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk. Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten inzake installatie van informaticaprogramma's, werking en onderhoud alsook de kosten inzake afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever.

De cao nr. 149, die van toepassing is bij gebrek aan een regeling van structureel (of occasioneel) telewerk in de onderneming, bepaalt dat voor elke telewerker afspraken moeten gemaakt worden over:

  • de terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor het telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning, bijvoorbeeld de terbeschikkingstelling van een draagbare computer;
  • in geval van gebruik van de eigen apparatuur van de telewerker, de vergoeding of betaling door de werkgever van kosten inzake installatie van relevante informaticaprogramma's, gebruiks-, werkings-, onderhouds- en afschrijvingskosten;
  • de bijkomende verbindingskosten.

Bijkomend bepaalt boek VIII van de codex welzijn op het werk specifieke richtlijnen i.v.m.de ergonomische belasting, i.h.b. wat betreft de werkzitplaatsen en bij beeldschermwerk:

  1. Art. VIII.1-3, §1 van de codex bepaalt dat de werkzitplaatsen moeten beantwoorden aan de comfort- en gezondheidseisen. Daarover moet een risicoanalyse worden uitgevoerd.
  2. Een beeldschermwerkpost is het geheel dat bestaat uit beeldschermapparatuur, accessoires, nevenapparatuur, een telefoon, …, een stoel en een werktafel of werkvlak, alsmede de onmiddellijke werkomgeving.
    • De werkgever moet regelmatig (minstens elke 5 jaar) een risicoanalyse uitvoeren op het niveau van elke groep van beeldschermwerkposten en op het niveau van het individu, om de risico’s te evalueren die voor de werknemers voortvloeien uit het beeldschermwerk (i.h.b. de eventuele risico’s voor het gezichtsvermogen en de problemen van lichamelijke en geestelijke belasting). Op basis van deze risicoanalyse moeten passende preventiemaatregelen worden genomen om de risico’s te voorkomen of te verhelpen (art. VIII.2-3 van de codex).
    • Art. VIII.2-6 van de codex bepaalt dat de werkgever passende maatregelen moet nemen opdat de beeldschermwerkposten zouden voldoen aan de minimumvoorschriften in bijlage VIII.2-1 van de codex. Deze bijlage bevat meer concreet een aantal minimumvoorschriften m.b.t. beeldschermen, toetsenborden, meubilair en omgevingsfactoren. Zo wordt bv. vermeld dat een werkstoel “stabiel moet zijn, de gebruiker bewegingsvrijheid moet geven en hem een comfortabele werkhouding moet verschaffen. De zitting moet in hoogte verstelbaar zijn. De hoogte en hellingshoek van de rugleuning moeten verstelbaar zijn”. Wat het toetsenbord betreft, wordt bv. vermeld dat het “hellend moet kunnen worden geplaatst, en geen geheel mag vormen met het beeldscherm, teneinde voor de gebruiker een comfortabele houding mogelijk te maken die geen vermoeidheid in armen of handen veroorzaakt”.

De toepassing van deze principes op de thuiswerksituatie van de telewerker is echter niet evident. De werkgever moet aan de hand van de risicoanalyse nagaan of de werkpost van de werknemer thuis voldoet aan de hogervermelde minimumeisen (net zoals dat het geval is voor een beeldschermwerkpost in de onderneming zelf). De welzijnswetgeving verplicht de werkgever echter niet uitdrukkelijk om een extra beeldscherm, toetsenbord en ergonomische bureaustoel voor de werkpost van de telewerker thuis aan te kopen (dat is ook niet het geval in de reeds vermelde cao’s):

  • als de werknemer zelf over het nodige materiaal beschikt, beantwoordt de werkpost immers in principe aan de vereisten van de Welzijnswetgeving. De werkgever en de werknemer kunnen een vergoeding afspreken voor het gebruik van het eigen materiaal van de werknemer:
    • de werknemer beschikt over een tweede scherm, toetsenbord, … waardoor de werkpost beantwoordt aan de vereisten inzake welzijn: de werkgever kan een vergoeding betalen voor het eigen gebruik van dit materiaal (verplicht conform cao nr. 85; afspraken nodig conform cao nr. 149: zie hierboven),
    • de werknemer beschikt over een eigen ergonomische bureaustoel, waardoor de werkpost beantwoordt aan de vereisten inzake welzijn: vergoeding kan, maar is niet verplicht;
       
  • als de risicoanalyse op individueel niveau uitwijst dat de werkpost van de telewerker niet beantwoordt aan de vereisten van de welzijnswet, dan moet de werkgever ervoor zorgen dat dat wel het geval is: hij kan de werknemer niet verplichten om daar zelf voor te zorgen (maatregelen inzake het welzijn van werknemers bij de uitvoering van hun werk mogen immers geen financiële lasten voor de werknemers met zich meebrengen, cfr. art. I.2-14 codex). Er bestaan echter vaak meerdere mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de werkpost conform is aan de welzijnswetgeving:
    • zo is het bv. mogelijk om de laptop op ooghoogte te plaatsen en een extra toetsenbord en muis aan te sluiten, of om het toetsenbord van de laptop te gebruiken met een bijkomend beeldscherm (een tweede beeldscherm is dus op grond van de welzijnswet niet automatisch verplicht, maar kan eventueel wel noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk zelf),
    • als de werknemer uitzonderlijk telewerk verricht (bv. omwille van COVID-19)terwijl hij normaal geen telewerk doet, dan is het ook mogelijk om (een deel van) het bureaumateriaal (beeldscherm, toetsenbord, bureaustoel) van het werk tijdelijk thuis te gebruiken,
    • of de werkgever stelt het nodige materiaal ter beschikking van de werknemer, hetzij door dit zelf te kopen (groepsaankoop, …) of tussen te komen in de aankoop door de werknemer, hetzij door bv. ergonomische bureaustoelen die op het werk in overtal zijn of vervangen worden, aan de werknemers aan te bieden.

Wat de omgevingsfactoren op het werk betreft (zoals ruimte, verlichting, warmte, geluid, …): deze zijn uiteraard afhankelijk van de locatie waar de werkpost zich bevindt. Bij telethuiswerk is dit wellicht in de privéwoning van de werknemer, en in elk geval buiten de directe controle van de werkgever. De werknemer werkt echter wel onder gezag van de werkgever, ook tijdens telewerk, dus indirect heeft de werkgever wel een verantwoordelijkheid op dit vlak: zo moet hij de werknemers de nodige informatie geven over alles wat verband houdt met hun veiligheid en gezondheid op hun beeldschermwerkpost en over de preventiemaatregelen daarvoor (art. 5, §1, j) en k) welzijnswet; art. VIII.2-4 codex; ook cao nr. 85 en de cao nr. 149 vermelden dit uitdrukkelijk), zodat zij op een gezonde en veilige manier kunnen werken, met inbegrip van het geven van instructies om die informatie te kunnen toepassen, bv. hoe schermen moeten worden geplaatst om de ergonomische belasting te beperken, werkhoudingen, voldoende rustpauzes, …

De werknemer moet deze instructies ook opvolgen en zelf maximaal meewerken aan het uitvoeren van het (telewerk)beleid, overeenkomstig de verplichting van artikel 6 welzijnswet, die hem oplegt om in zijn doen en laten op de arbeidsplaats (in het geval van telewerk in zijn eigen woning) overeenkomstig zijn opleiding en de door de werkgever gegeven instructies naar best vermogen zorg te dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid.

Waar kan ik de nodige informatie vinden? Zie de tips en tricks om het telewerkbeleid uit te werken of te verbeteren, onder het thema Coronavirus > Telewerk: vragen-antwoorden en praktische aanbevelingen