Elektronische arbeidsovereenkomsten en documenten

Onder welbepaalde voorwaarden hebben de partijen de mogelijkheid om de arbeidsovereenkomst elektronisch af te sluiten en een aantal documenten elektronisch te versturen en bewaren. 

De toegang van de werknemer tot de bewaarde documenten moet wel ten allen tijde gewaarborgd zijn en de werkgever zal deze elektronische documenten en arbeidsovereenkomsten ook onmiddellijk moeten kunnen voorleggen aan de bevoegde inspectiediensten die erom verzoeken.

Elektronische arbeidsovereenkomst 

De werkgever en werknemer die een arbeidsovereenkomst aangaan, kunnen niet alleen een papieren overeenkomst opstellen. Ze hebben ook de mogelijkheid om de arbeidsovereenkomst elektronisch af te sluiten. 

Een arbeidsovereenkomst ondertekend met behulp van de elektronische handtekening die wordt gecreëerd door de elektronische identiteitskaart (eID) wordt gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst ondertekend door middel van een handgeschreven handtekening. Met ingang van 1 juli 2016 breidde de Europese verordening nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie (de zgn. eIDAS-verordening) die gelijkstelling uit tot alle vormen van gekwalificeerde elektronische handtekening (= de elektronische handtekening die beantwoordt aan een aantal  technische kwaliteitsnormen, opgesomd in bijlage I en bijlage II van die verordening). 

Alle soorten arbeidsovereenkomsten (zowel de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, voor een bepaalde tijd of een duidelijk omschreven werk, of voor deeltijdarbeid, als de arbeidsovereenkomst voor betaalde sportbeoefenaars, voor uitzendarbeid, …) kunnen in beginsel dus elektronisch worden afgesloten met behulp van een systeem van gekwalificeerde elektronische handtekening (bv. via de eID of via een ander systeem van gekwalificeerde elektronische handtekening).

De partijen moeten het er wel over eens zijn. De werkgever, noch de werknemer kunnen immers verplicht worden om een arbeidsovereenkomst op elektronische wijze aan te gaan. 

Kiest men voor een elektronische arbeidsovereenkomst, dan moet een exemplaar van de elektronisch aangegane arbeidsovereenkomst worden bewaard bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst.

Elektronisch versturen en opslaan van bepaalde documenten  

In het kader van de arbeidsrelatie kunnen de volgende documenten elektronisch worden verstuurd en opgeslagen: 

• de individuele rekening; 
• de staat van de prestaties van de werknemer zoals bepaald in artikel 9quater van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers;
• de loonafrekening; 
• het getuigschrift dat de werkgever bij het einde van de arbeidsovereenkomst moet overhandigen aan de werknemer en waarop de begin- en de einddatum en de aard van de verrichte arbeid wordt vermeld. 

Het gaat om een limitatieve lijst van documenten, die bij koninklijk besluit kan worden uitgebreid. Een collectieve arbeidsovereenkomst kan ook het elektronisch versturen en opslaan van andere bij collectieve arbeidsovereenkomst ingevoerde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer mogelijk maken. 

De werkgever en werknemer moeten in onderling akkoord bepalen welke van deze documenten elektronisch kunnen worden verstuurd en opgeslagen. Dit akkoord kan schriftelijk of elektronisch worden gesloten en geldt minstens voor het lopende kalenderjaar. 

Alle elektronische verstuurde documenten moeten, net zoals de elektronische arbeidsovereenkomst, worden opgeslagen bij een elektronische archiveringsdienst.