Oprichting kleine GIDPB

Een groep van werkgevers die een kleine GIDPB wil oprichten, moet er uiteraard eerst voor zorgen dat alle werkgevers aan alle voorwaarden (zie hoger) beantwoorden en over alle nodige akkoorden beschikken.

Vervolgens moet één van de werkgevers de oprichting van de GIDPB melden aan de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid van de FOD Werkgelegenheid aan de hand van het formulier II.2-1 (DOCX, 70.26 KB) dat daarvoor beschikbaar wordt gesteld op de website (art. II.2-5 van de codex). Dit formulier bevat de actuele lijst van alle betrokken werkgevers die op de GIDPB een beroep (mogen) doen.

Wijziging kleine GIDPB

Bij elke wijziging van de GIDPB (bijvoorbeeld door het vertrek van een preventieadviseur, het uitbreiden van de activiteiten van één van de betrokken werkgevers, het aansluiten van nieuwe werkgevers, of het vertrek uit de GIDPB van een werkgever) moeten de werkgevers nagaan of alle voorwaarden voor de GIDPB nog steeds vervuld zijn, en indien nodig moeten zij de organisatie van de GIDPB aanpassen (met akkoord van alle werkgevers en comités) (art. II.2-6 van de codex).

Wanneer de aangesloten werkgevers wijzigen (bij aansluiting van een nieuwe werkgever of het vertrek van een aangesloten werkgever uit de GIDPB), moet één van de werkgevers dit opnieuw melden aan de FOD Werkgelegenheid via het formulier dat beschikbaar is op de website, waarbij een geactualiseerde lijst van werkgevers moet worden overgemaakt. Zolang de melding (van een nieuwe aangesloten werkgever) niet is gebeurd, mag deze werkgever geen beroep doen op de GIDPB (art. II.2-7, eerste lid van de codex).

Bijvoorbeeld: als één van de werkgevers nieuwe, meer risicovolle activiteiten ontwikkelt of haar activiteiten aanzienlijk uitbreidt waardoor er veel meer werknemers aanwezig zijn, moet de organisatie van de GIDPB worden herbekeken om na te gaan of er voldoende preventieadviseurs aanwezig zijn met een voldoende hoog niveau van vorming. Hiervoor zijn wel akkoorden nodig van de andere werkgevers en comités, maar geen melding aan de FOD Werkgelegenheid.

Bijvoorbeeld: wanneer er zich een nieuwe werkgever wil aansluiten bij de GIDPB, moet de organisatie van de GIDPB eveneens worden herbekeken om na te gaan of er voldoende preventieadviseurs aanwezig zijn met een voldoende hoog niveau van vorming, en moet ten aanzien van deze werkgever ook worden nagegaan of hij alle voorwaarden vervult. In dit geval moet bijkomend ook een melding gebeuren aan de FOD Werkgelegenheid, zo niet mag de nieuwe werkgever geen beroep doen op de GIDPB.

Als de toetreding van nieuwe werkgevers tot de kleine GIDPB tot gevolg heeft dat de groep van werkgevers beantwoordt aan de voorwaarden om als een grote GIDPB te worden beschouwd, moet de groep van werkgevers een aanvraag indienen voor een grote GIDPB volgens de procedure voor de oprichting van een grote GIDPB (art. II.2-7, tweede lid van de codex).

De aangesloten werkgevers mogen een beroep doen op de kleine GIDPB zolang de voorwaarden daartoe vervuld blijven en zij de meldingsplicht naleven. Als dat niet (langer) het geval is, moeten alle werkgevers opnieuw beschikken over hun eigen interne dienst zoals bepaald in artikel 33 Welzijnswet (art. II.2-8, §1 van de codex).

Ontbinding kleine GIDPB

Wanneer de werkgevers niet langer gebruik wensen te maken van de kleine GIDPB, kunnen zij de GIDPB ontbinden: daarvoor is het akkoord nodig van alle werkgevers en alle comités, evenals een melding aan de FOD Werkgelegenheid (art. II.2-8, §2 van de codex).

Oprichting grote GIDPB

Een groep van werkgevers die een grote GIDPB wil oprichten, moet er uiteraard ook eerst voor zorgen dat alle werkgevers aan alle voorwaarden (zie hoger) beantwoorden en over alle nodige akkoorden beschikken.

Vervolgens moet de verantwoordelijke werkgever bij de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid van de FOD Werkgelegenheid de aanvraag indienen om de grote GIDPB op te richten aan de hand van het formulier II.2-2 (DOCX, 78.84 KB) dat daarvoor beschikbaar wordt gesteld op de website, en moeten de nodige stukken worden overgemaakt (art. II.2-10 van de codex). De verantwoordelijke werkgever is één van de werkgevers die betrokken is bij de GIDPB, en die de administratieve verplichtingen m.b.t. de grote GIDPB op zich zal nemen, niet alleen bij de oprichting, maar zolang de GIDPB bestaat (hij moet bijvoorbeeld alle relevante stukken, waaronder ook het ministerieel besluit, bewaren, evenals de historiek van de GIDPB, cfr. art. II.2-15 van de codex); de toelating voor de oprichting (bij ministerieel besluit) zal ook op naam van deze verantwoordelijke werkgever komen, en hij treedt op als het voornaamste contact voor de FOD Werkgelegenheid.

Als de werkgevers een departement belast met het medisch toezicht willen opnemen in een GIDPB, betekent dit automatisch dat er een grote GIDPB moet worden opgericht: alle werkgevers moeten ook duidelijk aangeven dat zij akkoord gaan met de opname van een dergelijk departement (aangezien het departement zijn functie zal moeten (kunnen) vervullen bij alle betrokken werkgevers. Bij de aanvraag moet in dit geval ook de erkenning van de bevoegde overheid (gemeenschap/gewest) worden toegevoegd.

Na de aanvraag voor oprichting van een grote GIDPB zal de inspectie Toezicht Welzijn op het werk (TWW) contact opnemen met de verantwoordelijke werkgever om de organisatie en voorgestelde werking van de GIDPB te onderzoeken en daarover eventueel verder te overleggen, om vervolgens een gemotiveerd advies uit te brengen (art. II.2-11 van de codex).

De toelating wordt door de minister (Als de toelating wordt geweigerd (bv. bij negatief advies vanwege de AD TWW), wordt de gemotiveerde weigeringsbeslissing ter kennis gebracht van de verantwoordelijke werkgever via aangetekende zending (art. II.2-13, §3 van de codex)) verleend via een ministerieel besluit (MB) op naam van de verantwoordelijke werkgever (art. II.2-13, §2 van de codex): de andere betrokken werkgevers worden niet in het besluit opgenomen, wat toelaat om een meer soepele procedure te hanteren bij het intreden of uittreden van werkgevers bij de GIDPB (zie verder), maar de toelating geldt voor alle werkgevers die vermeld zijn op de lijst van betrokken werkgevers op het moment van de aanvraag (art. II.2-14, §1 van de codex).

Het ministerieel besluit kan bijkomende voorwaarden en modaliteiten bepalen waaronder de toelating tot oprichting van de grote GIDPB wordt gegeven (art. II.2-13, §2 van de codex), bijvoorbeeld inzake de oprichting en de bevoegdheden van een beheerscomité voor de GIDPB (dat bestaat uit alle betrokken werkgevers en werknemersvertegenwoordigers van de werknemers, en bijvoorbeeld kan worden belast met het aanstellen, vervangen en verwijderen van de preventieadviseurs en het bepalen van hun prestatieduur, toetreding en terugtrekking van werkgevers tot de GIDPB of de ontbinding van de GIDPB, het financieel beheer van de GIDPB, het toezicht op de activiteiten van de GIDPB, … cfr. art. II.2-10, §2, 4° van de codex) maar ook van een dagelijks bestuur of de wijze waarop werkgevers kunnen toetreden tot de GIDPB of zich kunnen terugtrekking uit de GIDPB.

Wijziging grote GIDPB

Net zoals dat het geval is bij een kleine GIDPB, moeten de werkgevers bij elke wijziging van de GIDPB (bijvoorbeeld door het vertrek van een preventieadviseur, het uitbreiden van de activiteiten van één van de betrokken werkgevers, het aansluiten van nieuwe werkgevers, of het vertrek uit de GIDPB van een werkgever) nagaan of alle voorwaarden voor de GIDPB nog steeds vervuld zijn, en indien nodig moeten zij de organisatie van de GIDPB aanpassen (met akkoord van alle werkgevers en comités, of van het beheerscomité indien dat deze taak heeft overgenomen via het MB) (art. II.2-13, §2 van de codex).

Als de aangesloten werkgevers wijzigen (bij aansluiting van een nieuwe werkgever of het vertrek van een aangesloten werkgever uit de GIDPB), is er in principe geen nieuw ministerieel besluit nodig, maar volstaat het dat de verantwoordelijke werkgever dit meldt aan de FOD Werkgelegenheid via het formulier II.2-3 (DOCX, 71.67 KB) dat beschikbaar is op de website, waarbij een geactualiseerde lijst van werkgevers moet worden overgemaakt en moet worden aangegeven welke impact deze wijziging heeft op de organisatie van de GIDPB (art. II.2-14, §1 van de codex). Zolang de melding (van een nieuwe aangesloten werkgever) niet is gebeurd, mag deze werkgever geen beroep doen op de GIDPB. Als de uittredende werkgever echter de verantwoordelijke werkgever is, is er wel een nieuwe aanvraag en een nieuw MB nodig, aangezien de toelating in het MB om de GIDPB op te richten is toegekend aan de verantwoordelijke werkgever die als enige in het MB is vermeld.

De aangesloten werkgevers mogen een beroep doen op de grote GIDPB zolang de voorwaarden (zowel in de codex als in het MB) vervuld blijven en zij de meldingsplicht naleven. Als dat niet (langer) het geval is, moeten alle werkgevers opnieuw beschikken over hun eigen interne dienst zoals bepaald in artikel 33 Welzijnswet (art II.2-16 van de codex).

Ontbinding grote GIDPB

Wanneer de werkgevers niet langer gebruik wensen te maken van de GIDPB, kunnen zij deze GIDPB ontbinden: daarvoor is het akkoord nodig van alle werkgevers en alle comités (of van het beheerscomité als dat daarvoor bevoegd is), evenals een melding aan de FOD Werkgelegenheid, die het MB zal opheffen (art. II.2-16 van de codex).