Op deze pagina
Artikel 4 - Methode van follow-up en controle
Algemeen
Het bonusplan moet voorzien in twee bepalingen met betrekking tot de opvolging en controle van de doelstellingen: een methode van follow-up en een methode van controle.
Een methode van follow-up moet bepalen wanneer (bijvoorbeeld maandelijks) en op welke wijze (bijvoorbeeld via e-mail) de werknemers zullen ingelicht worden over de evolutie van de resultaten tijdens de referteperiode.
Een methode van controle moet bepalen op welke wijze (aan de hand van welke documenten) en door wie er, aan het einde van de referteperiode, zal worden nagegaan of de doelstellingen zijn behaald tijdens de referteperiode.
Opgelet: Wanneer het bonusplan meerdere doelstellingen bevat moet er voor elke doelstelling voorzien worden in een methode van follow-up en controle.
Methode van follow-up
Het doel van de methode van follow-up bestaat erin de betrokken werknemers tijdens de referteperiode te informeren over de tussentijdse resultaten met betrekking tot de doelstellingen die verwezenlijkt moeten worden. Op die manier kunnen de werknemers te weten komen wat de stand van zaken is, of ze op de goede weg zitten, of, of ze nog een tandje bij moeten steken.
Opgelet: Een methode van follow-up bevat steeds twee elementen: de tijdstippen waarop de werknemers worden ingelicht en de wijze waarop ze worden ingelicht. Het volstaat dus niet om enkel te bepalen dat de werkgever elke maand de tussentijdse resultaten zal meedelen aan de werknemers. Er moet ook verduidelijkt worden op welke wijze deze communicatie zal gebeuren.
Het spreekt voor zich dat een methode van follow-up slechts zinvol is wanneer de werknemers meerdere keren worden geïnformeerd tijdens de referteperiode en wanneer deze info-momenten evenredig gespreid worden over de referteperiode.
Wanneer de referteperiode loopt van 1 januari tot 31 december van een bepaald kalenderjaar is het weinig zinvol om enkel op 30 juni mee te delen wat de stand van zaken is. Het is ook weinig zinvol om dit mee te delen op 30 januari, 28 februari en 30 november.
Wanneer de referteperiode een jaar duurt, vindt het info-moment idealiter aan het einde van elk trimester plaats.
Wanneer de referteperiode 3 maanden duurt gebeurt de tussentijdse communicatie van de resultaten bij voorkeur maandelijks.
Opgelet: Het meedelen van de tussentijdse resultaten moet tijdens de referteperiode gebeuren, en niet na afloop ervan. Indien het bonusplan kwartaaldoelstellingen bevat kan niet als methode van follow-up bepaald worden dat de werknemers na afloop van elk kwartaal een mail zullen krijgen met de behaalde resultaten.
Methode van controle
De methode van controle moet bepalen door welke (onafhankelijke) instantie (bijvoorbeeld de bedrijfsrevisor) en op basis van welke officiële documenten (bijvoorbeeld de goedgekeurde jaarrekening, de btw-aangiftes, de ondertekende contracten, de verkoopfacturen, enz.) er aan het einde van de referteperiode zal nagegaan worden of de doelstellingen al dan niet behaald werden. Deze gegevens dienen in voorkomend geval aan de bevoegde inspectiediensten voorgelegd te worden om aan te tonen dat de collectieve doelstellingen werden verwezenlijkt en dat de bonussen dus terecht werden toegekend aan de betrokken werknemers.
Voorbeeld van een correcte omschrijving van een methode van follow-up en controle
“Methode van follow-up: De werknemers zullen aan het einde van elke maand een e-mail ontvangen met de huidige stand van de verkoopcijfers.
Methode van controle: De tijdens de referteperiode behaalde omzet zal na afloop van de referteperiode gecontroleerd worden door de boekhouder van het bedrijf aan de hand van de verkoopfacturen.”