Tijdens het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie zorgden de Ondersteunende diensten ervoor dat collega’s zich volledig konden richten op de inhoud, terwijl de praktische en budgettaire aspecten werden geregeld. Ze organiseerden acht evenementen door heel België, verzorgden communicatie via diverse kanalen en coördineerden financiële en logistieke processen. Dankzij deze ondersteuning konden collega’s hun missie succesvol vervullen.
Het doel van de Ondersteunende diensten tijdens het Belgische voorzitterschap van de Raad van Europa was ervoor te zorgen dat collega's zich uitsluitend op de inhoud van hun onderwerp konden concentreren, terwijl de praktische en budgettaire aspecten door de ondersteunende diensten werden geregeld. Hoe gingen we te werk? Ten eerste door het opstellen van een overheidsopdracht voor een evenementenbureau. Dit contract werd georganiseerd met de FOD Sociale Zekerheid, de POD Maatschappelijke Integratie en het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen. Het omvatte ook het organiseren van alle aankopen, ervoor zorgen dat de Inspectie van Financiën een positief advies gaf, het betalen van de facturen en het nauwlettend in de gaten houden van de beschikbare budgetten. In totaal werden acht evenementen georganiseerd, met meer dan 1.687 deelnemers. Deze evenementen werden in heel België georganiseerd. Eerst en vooral in Brussel, met het seminarie over mentale gezondheid en kankerverwekkende stoffen en de vergadering van het “Senior Labour Inspectors Committee”. Daarnaast was er de informele Raad van Ministers van Werkgelegenheid en Sociale Zaken in Namen, het “Employment Committee” in Gent en de vergadering van SEVESO-experts in Bergen. Zoals je ziet, was het een ideale gelegenheid om hun Europese collega's kennis te laten maken met België buiten Brussel. De Ondersteunende diensten zorgden ook voor de communicatie over deze evenementen en over alle andere resultaten van het voorzitterschap. Zowel intern als extern. Met behulp van een blog op het intranet en de publicatie van nieuws op onze website. We maakten ook uitgebreid gebruik van onze social media- kanalen en de kanalen van het Belgisch voorzitterschap. Tenslotte hielden de Ondersteunende diensten ook contact met de FOD Buitenlandse Zaken voor de opvolging van alles wat te maken heeft met budgetten, algemene organisatie en communicatie. Als conclusie slaagden de Ondersteunende diensten erin om deze grote uitdaging aan te gaan en ondersteuning te bieden zodat de collega's hun missie konden vervullen.