Het jaar 2020 was een bijzonder jaar, zowel op emotioneel vlak als wat de hoeveelheid werk betreft.
De Stafdienst Personeel en Organisatie (PNO) van de FOD Werkgelegenheid werd net als vele diensten geconfronteerd met talloze uitdagingen om zijn taken tot een goed einde te brengen. Uiteindelijk konden de selecties worden voortgezet, de nieuwe medewerkers kregen een aangepast onthaaltraject aangeboden en het telewerk werd veralgemeend. Christine Préhat, verantwoordelijke van de Stafdienst PNO, komt terug op deze maanden die alles hebben veranderd:
“De maand maart zal voor altijd in het collectieve geheugen gegrift blijven. De gebeurtenissen volgden elkaar in sneltempo op tijdens de week van 9 maart, met als hoogtepunt de aankondiging van de sluiting van de scholen op 13 maart en vervolgens de lockdown in heel België op maandag 17 maart. Er werd snel een interne crisiscel opgericht. Ik nam er fysiek aan deel in Brussel. Ik stuurde mijn medewerkers de maatregelen door die genomen werden en die we moesten uitvoeren, waaronder de belangrijkste die we ons vroeger nooit hadden kunnen inbeelden voor een personeelsdienst: de personeelsleden wier functie het mogelijk maakte, thuis laten werken, omdat de federale regering de beslissing had genomen het hele land in lockdown te plaatsen.”
"Tijdens de contacten met mijn collega's van het netwerk van de directeurs PNO stelde ik vast dat een dergelijke crisisstructuur die was opgezet binnen de FOD, niet bestond in de meeste organisaties. Deze is zeer efficiënt gebleken in de loop van de daaropvolgende weken. Ik herinner mij vooral een terugkerend punt voor de stafdienst PNO bij de crisiscel: het geval van twee personeelsleden die geblokkeerd waren in het buitenland. De maatregelen die werden genomen in verband met de sluiting van de grenzen en het vliegtuigverkeer door hun vakantieland en door België, hebben hun terugkeer gedurende enige tijd verhinderd. Het was een echte saga, want dezelfde maatregelen veranderden in de loop der uren en waren zelfs tegenstrijdig. De Stafdienst PNO is tot hun terugkeer naar ons land in contact gebleven met hen om hen gerust te stellen en oplossingen te zoeken voor de problemen die zij ondervonden.”
Ongeziene maatregelen
Vanaf deze eerste lockdown heeft de Stafdienst PNO te maken gekregen met een aanzienlijk aantal maatregelen die we moesten organiseren om deze op alle vlakken ongeziene periode in goede banen te leiden. Enkele voorbeelden:
- De interne aanpassing van de "coronamaatregelen” (die het resultaat waren van regeringsbeslissingen of die uitgingen van de crisiscel van de FOD): invoering van het corona-ouderschapsverlof, deelname aan de "Federal Special Forces" om andere departementen te ondersteunen - zoals de Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen - die geconfronteerd werden met een overlast aan werk, beheer van de quarantaine-attesten, beheer van de medische vrijwilligers, invoering van specifieke sancties in geval van niet-naleving van de coronaregels binnen de FOD, ...
- De specifieke maatregelen die werden genomen voor de begeleiding van het personeel tijdens de crisis: invoering - samen met de IDPBW - van maatregelen inzake welzijn (een luisterend oor leggen), uitlenen van PC's aan de kinderen van de personeelsleden, ...
- De implementatie van de bijzondere maatregelen in verband met telewerk: permanent telewerk invoeren voor alle medewerkers wier functie zich daartoe leent en voor de personen die behoren tot een risicogroep, de dienstvrijstellingen beheren die worden toegekend aan diegenen van wie de functie geen telewerk mogelijk maak, de bedragen herzien van de vergoedingen die worden toegekend in het kader van het permanent telewerk, een beleid uitwerken inzake permanentie binnen de diensten om de continuïteit ervan te waarborgen, de bepalingen van de variabele werktijdregeling wijzigen teneinde de aankomst en het vertrek van de medewerkers te spreiden om spitsuren in het vervoer te vermijden, een uur boni toekennen aan diegenen die een dag aanwezig zijn in de FOD tijdens de crisissituatie, ...
- De monitoring van het personeel: opstellen van een dagelijkse lijst van de afwezigheden wegens ziekte, mededeling aan de FOD BOSA van het aantal medewerkers in quarantaine en van het aantal telewerkers, verzamelen van de specifieke behoeften voor de noodzakelijke versterking van het aantal medewerkers van de FOD, ...
Naast deze specifieke maatregelen is de Stafdienst PNO al zijn reglementaire verplichtingen blijven vervullen, zodat de medewerkers van de FOD en de hiërarchische lijn zich konden concentreren op hun eigen nieuwe opdrachten en hun verplichtingen. "Het onthaal- en integratiebeleid moest dus worden aangepast om de indiensttreding en de integratie van de nieuwe collega's mogelijk te maken in de bijzondere context van het permanente telewerk", voegt Christine Préhat eraan toe. "Sommige opleidingen werden geannuleerd of voorlopig uitgesteld. De meeste konden na enkele maanden worden hervat “vanop afstand”. Zo werd het integratietraject voor de nieuwe personeelsleden in de maand juni georganiseerd in de vorm van webinars.”
Tevens kon, ondanks de moeilijkheden die zich vooral tijdens de eerste 2 maanden van strikte lockdown voordeden, de aanwerving van personeel worden voortgezet dankzij enkele aanpassingen. Niet minder dan 74 selectieprocedures werden tot een goed einde gebracht.
"In dit verband herinner ik mij een betreurenswaardige klacht die werd ingediend door een getuige tijdens een selectie, omdat de jury de verplichte looprichting in de FOD om de selectiezaal te betreden, niet had nageleefd. De behandeling van deze klacht heeft extra werk teweeggebracht voor verscheidene medewerkers om eenvoudigweg aan te tonen dat de situatie zonder gevolg was gebleven.”
Gelukkig is de wereld blijven draaien ondanks de gezondheidscrisis en werden er praktische, menselijke oplossingen gevonden om de continuïteit van de diensten te waarborgen.
Een nieuw kader voor het telewerk
In juni 2020 werd een nieuw kader inzake telewerk goedgekeurd door het Directiecomité. De bedoeling hiervan was om een systeem dat al ongeveer 10 jaar bestaat, te moderniseren en te harmoniseren.
“Telewerk is een formidabel instrument, want het heeft de mogelijkheid geboden om de burgers, de ondernemingen en de collega's (wat het werk van de stafdiensten betreft), een goede dienstverlening te blijven aanbieden", legt de directrice van PNO uit.
“Wanneer de gezondheidscrisis ten einde zal zijn, zullen al onze telewerkers worden vergoed in verhouding tot het aantal telewerkdagen per week. Hun rechten en plichten worden voortaan overigens vastgelegd in een individuele overeenkomst.”
Aangezien helaas niet alle functies zich tot telewerk lenen, werd beslist specifieke maatregelen te nemen, zoals bijvoorbeeld de versoepeling van de uren van aankomst en vertrek van de medewerkers.
To besluit: alle maatregelen die werden genomen inzake human ressources en het nieuwe beleid waartoe werd beslist door het Directiecomité, zijn volledig gericht op het streefdoel van minister Petra De Sutter om het openbaar ambt elke dag dichter te laten aansluiten bij de filosofie van de New Way Of Working.
2021 zal eveneens een aantal veranderingen teweegbrengen en misschien een nieuw beleid voor het beheer van de arbeidstijd, dat een nieuw tijdperk binnen de FOD inluidt.