Registre du personnel

Depuis le 1er janvier 2003, le registre du personnel ne doit plus être tenu par les employeurs qui sont visés par le champ d'application de la DIMONA (déclaration immédiate de l'emploi en sécurité sociale) et qui, donc, transmettent par voie électronique les informations relatives à l'entrée et à la sortie de service de leur personnel.  

L'employeur doit toutefois continuer à tenir un registre du personnel lorsqu'il a en service des travailleurs qui ne sont pas visés par la DIMONA.  

Les employeurs qui occupent des travailleurs (qu'ils tombent ou non dans le champ d'application de la DIMONA) qui sont occupés simultanément sur plusieurs lieux de travail, doivent tenir un registre spécial du personnel sur les lieux d'occupation à l'exception toutefois de l'endroit où ils tiennent un registre général du personnel.  Cela permet en effet d'avoir à disposition, sur les différents lieux de travail où l'employeur occupe des travailleurs, les informations nécessaires afin de pouvoir vérifier que la déclaration immédiate a été effectuée pour les travailleurs occupés aux différents lieux concernés.   

Principe de base: l'unicité du registre 

Il n'y a qu'un seul registre pour tous les travailleurs de l'entreprise. Le registre du personnel est un document constitué de feuilles reliées et numérotées.

Une feuille unique est autorisée lorsque l'employeur occupe au maximum quatre travailleurs. Le registre peut être composé de plusieurs volumes si nécessaire. Dans ce cas, la numérotation des feuilles et des travailleurs doit se faire de manière continue d'un volume à l'autre.

L'employeur peut, à tout moment, remplacer le registre du personnel par un autre, à condition que:   

• les mentions relatives aux travailleurs qui sont encore en service à ce moment soient recopiées;  
• le numéro attribué dans le nouveau registre soit suivi de celui attribué dans le registre remplacé;  
• l'ancien registre soit conservé pour permettre des contrôles ultérieurs.      

Attribution d'un numéro à chaque travailleur

Chaque travailleur se voit attribuer un numéro dans le registre:

• suivant une numérotation continue;
• suivant l'ordre chronologique de sa mise au travail. Il n'est donc pas autorisé que, dans un registre du personnel, des numéros manquent ou que deux travailleurs soient repris sous le même numéro.  

Mentions obligatoires

Le registre doit mentionner:  

• l'identité de l'employeur ou de l'entreprise: nom, prénom ou raison sociale et l'adresse (= domicile ou siège social) et le cas échéant la dénomination sous laquelle l'employeur s'adresse au public;
• l'identité du travailleur.  

Les mentions concernant un travailleur doivent être inscrites au plus tard au moment de la mise au travail de ce travailleur sauf en ce qui concerne la date de la fin du contrat qui doit être indiquée dans les sept jours civils suivant cet événement.
Quant aux données relatives à l'employeur, elles doivent être inscrites avant toute autre mention.     

Lieu de tenue du registre

Par tenue d'un document social, il y a lieu d'entendre l'inscription des mentions dans ce document et sa garde en dehors de la période de conservation.
Pour déterminer le lieu de tenue du registre, il faut distinguer l'employeur qui occupe ses travailleurs sur un seul lieu de travail et l'employeur qui les occupe sur plusieurs lieux de travail.  

Occupation sur un seul lieu de travail

Dans ce cas, le registre du personnel doit être tenu sur ce lieu de travail.  

Dérogations:

Lorsque l'employeur occupe habituellement ses travailleurs moins de cinq jours ouvrables consécutifs à la même place (= un seul lieu de travail à la fois) ou lorsqu'il occupe ses travailleurs (non visés par la DIMONA) à des travaux de construction, le registre peut être tenu: 

• soit au lieu de travail (dans ce cas, l'équipe de travailleurs en déplacement sera en possession du registre du personnel);   
• soit à l'adresse où l'employeur est inscrit à l'ONSS;   
• soit au domicile ou siège social de l'employeur en Belgique ou, à défaut, chez un mandataire, personne physique, domicilié en Belgique.  

Si le registre est tenu à l'adresse où l'employeur est inscrit à l'ONSS ou au domicile ou au siège social de l'employeur en Belgique ou chez un mandataire personne physique, il faut:  

• informer au préalable le Contrôle des lois sociales par lettre recommandée adressée à l'inspecteur social-chef de district du district dans lequel le registre sera tenu;  

Occupation sur plusieurs lieux de travail

• Le registre du personnel est tenu, en principe, à l'adresse où l'employeur est inscrit à l'ONSS.  Il s'agit d'un "registre central" qui indique toutes les mentions obligatoires.
  
  Dérogations:  Le registre du personnel peut être tenu:  
  • à un des lieux de travail;   
  • au domicile de l'employeur ou à son siège social s'ils sont situés en Belgique ou, à défaut, au domicile d'une personne physique qui tient le registre en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.
    
    Dans ces deux cas, le Contrôle des lois sociales doit être avisée au préalable, par lettre recommandée. 
     
• L'employeur tient en outre un registre spécial du personnel (soit une version papier, soit une version sur un support numérique) en chacun des lieux où il occupe des travailleurs, sauf au lieu où il tient le registre central du personnel.  
  
  Le registre spécial du personnel comporte uniquement certaines mentions relatives à l'employeur et aux travailleurs occupés sur chaque lieu de travail. Ces mentions sont:  
   
• en ce qui concerne l'employeur :  
  • son numéro d'inscription à l'ONSS [ou à défaut son numéro NISS (= numéro d'identification à la sécurité sociale) s'il s'agit d'une personne physique] et sa raison sociale, sa forme juridique et son siège social s'il s'agit d'une personne morale;   
  • l'adresse du lieu de travail.  

• en ce qui concerne le travailleur :  
  • son numéro NISS (= numéro d'identification à la sécurité sociale);   
  • la date de mise au travail;   
  • la date de la fin du contrat.  

Les mentions relatives à l'employeur doivent être indiquées immédiatement.
Les mentions relatives à chaque travailleur doivent être indiquées au plus tard lors de la mise au travail (la date de sortie de service doit être remplie dans les six jours-calendrier qui suivent la date à laquelle le contrat à pris fin).

Dérogations:  

 Ne doivent pas tenir de registre spécial du personnel:   

• les employeurs agréés comme entreprises de travail intérimaire;   
• les employeurs qui occupent habituellement des travailleurs moins de cinq jours ouvrables consécutifs en un même lieu (exemples: les représentants de commerce, les chauffeurs…);   
• les employeurs qui occupent des travailleurs à des travaux de construction;   
• les employeurs qui doivent tenir un registre de présence.  

Modalités de tenue du registre du personnel

Les registres centraux du personnel et les registres spéciaux du personnel doivent être tenus en un endroit facilement accessible afin que les agents et fonctionnaires chargés de la surveillance puissent en prendre connaissance à tout moment. En effet, il faut que le contrôle ne soit en aucune manière entravé, même en l'absence de l'employeur. Même lorsque le registre spécial du personnel est tenu sur un support électronique, il doit être consultable à tout moment lors d'un contrôle.