Les documents sociaux

Objectif de la réglementation

La réglementation concernant les documents sociaux a pour objectif de garantir le respect des différentes dispositions prises en matière sociale. Plus précisément, les documents sociaux doivent notamment permettre :

• de s’assurer que les travailleurs d’une entreprise sont déclarés régulièrement.
• de vérifier que les dispositions sociales contenues dans d’autres lois, arrêtés et conventions collectives de travail sont respectées et que les calculs sont correctement établis (exemples: la sécurité sociale, les vacances annuelles, l’assurance maladie-invalidité, la durée du travail, les jours fériés, les conventions collectives de travail, les contrats de travail, la rémunération, les élections sociales…).

Types de documents sociaux  

Le registre du personnel et le compte individuel sont les deux types de documents sociaux examinés ci-après. Il existe d’autres documents qui ne concernent que certaines catégories d’employeurs et de travailleurs et qui ne seront pas étudiés ici. Il s’agit:  

• du registre de présence: la tenue d’un tel registre est imposée à l’heure actuelle dans l’industrie diamantaire, dans les secteurs de l’horticulture et de l’agriculture et dans la commission paritaire de l’industrie hôtelière (uniquement pour les travailleurs extra);
• du contrat d’occupation d’étudiants;
• du contrat d’occupation de travailleur à domicile;
• le contrat de travail pour l'exécution d'un travail temporaire;
• de la convention d’immersion professionnelle.

Personnes tenues d’établir et de tenir les documents sociaux

Les employeurs

C’est-à-dire les personnes qui occupent des travailleurs ou des personnes assimilées aux travailleurs (il s’agit de personnes qui, sans être liées par un contrat de travail, fournissent des prestations sous l’autorité d’une autre personne).

On entend donc par travailleurs:

les travailleurs occupés dans les liens d’un contrat de travail, tels que:

• le contrat de travail d’ouvrier;
• le contrat de travail d’employé;
• le contrat de travail de représentant de commerce;
• le contrat de travail domestique;
• le contrat d’occupation d’étudiants;
• le contrat de travail à domicile;
• le contrat de travail intérimaire;
• le contrat de travail temporaire;
• le contrat de travail du sportif rémunéré;
• le contrat d’engagement pour la navigation intérieure;
• le contrat d’engagement maritime.

les travailleurs qui ne sont pas liés par un contrat de travail mais qui fournissent des prestations sous l’autorité d’une autre personne, tels que:

• les handicapés engagés dans les liens d’un contrat d’apprentissage spécial de réadaptation professionnelle;
• les personnes engagées dans les liens d’un contrat de formation professionnelle accélérée (FOREM).
   

Personnes assimilées aux employeurs

C’est-à-dire celles qui occupent des personnes auxquelles la sécurité sociale a été rendue applicable par l’arrêté royal du 28 novembre 1969, comme par exemple:

• les artistes (acteurs, musiciens, chefs d’orchestre...) engagés contre rémunération pour se produire au cours de représentations ou lors d’autres événements, sauf s’il s’agit de représentations à l’occasion d’événements familiaux;
• les personnes effectuant des transports de choses qui leur sont commandés par une entreprise, au moyen de véhicules dont elles ne sont pas propriétaires ou dont l’achat est financé ou le financement garanti par l’exploitant de cette entreprise;  
• les personnes qui effectuent des transports de personnes dans les mêmes conditions que ci-dessus.

Personnes qui occupent des apprentis

Exemples:

• les apprentis liés par un contrat d’apprentissage de formation permanente des classes moyennes;
• les apprentis liés par un contrat d’apprentissage de professions salariées.
   

Conservation des documents 

Qui doit conserver les documents sociaux ?

Tout employeur doit conserver les documents sociaux pendant une certaine période. Ceci vaut également pour les personnes qui ont eu la qualité d’employeur. Celles-ci ne peuvent pas se soustraire à leurs obligations de conservation des documents sociaux.

Documents à conserver

Le registre du personnel, le registre spécial du personnel et le compte individuel font partie des documents sociaux qu’il convient de conserver.

Endroit de conservation 

Employeur belge ou étranger établi en Belgique:

• soit, à l’adresse à laquelle il est inscrit à l’ONSS en Belgique;
• soit, à son domicile belge ou au siège social en Belgique;
• soit, au secrétariat social auquel il est affilié (ceci ne vaut que pour le compte individuel et ses annexes).

Dans ces deux derniers cas, la conservation ne peut se faire que moyennant avertissement préalable au chef de district du Contrôle des lois sociales dans le district duquel seront tenus les documents sociaux.

Employeur qui n’occupe plus de travailleurs en Belgique: 

• au siège social ou à son domicile s’ils sont situés en Belgique.

Employeur étranger (c’est-à-dire celui qui n’est pas ou plus installé en Belgique):  

• au domicile belge d’une personne physique qui conserve les documents en tant que mandataire ou préposé de l’employeur, avec obligation de le faire connaître au préalable, par recommandé, au chef du district du Contrôle des lois sociales. 

En cas de détachement de travailleurs en Belgique, il existe des règles spécifiques en matière de mise à disposition de travailleurs et de conservation des documents sociaux équivalents.

Mode de conservation

Les documents sociaux peuvent être conservés sous quelque forme que ce soit (microfiches, films ou support numérique pour les comptes individuels par exemple) à condition que: 

•  les copies soient lisibles;

•  la forme de reproduction permette une surveillance efficace.

Délai de conservation 

Le registre central du personnel, le registre spécial du personnel, le compte individuel et les annexes éventuelles (copies des feuilles de paie…) doivent être conservés pendant cinq ans.

En ce qui concerne le registre du personnel (et le registre spécial du personnel), la conservation débute à partir de la dernière inscription obligatoire (c’est-à-dire au plus tard le septième jour après la date de sortie du dernier travailleur).

En ce qui concerne le compte individuel (et les annexes éventuelles), la période de cinq ans commencera à l’expiration de la période de tenue du document, c’est-à-dire à partir de la clôture annuelle du compte. Quand il y a contestation sur un paiement à mentionner après le départ du travailleur, la tenue du compte individuel prend fin cinq ans après le jour où les sommes inscrites en dernier lieu doivent être déclarées à l’ONSS.