Contrats de travail et documents électroniques

Moyennant le respect de conditions bien déterminées, il possible pour les parties de conclure électroniquement un contrat de travail ainsi que de prévoir l’envoi et l’archivage électronique de certains documents. 

L’accès du travailleur aux documents archivés doit être garanti à tout moment et l’employeur doit également être en mesure de présenter immédiatement les documents et contrats de travail électroniques aux services d’inspection compétents qui les exigent. 

Contrat de travail électronique  

Le travailleur et l’employeur qui concluent un contrat de travail peuvent non seulement avoir recours au contrat de travail papier mais ils peuvent également utiliser la forme électronique pour établir le contrat.

La loi assimile un contrat de travail signé au moyen de la signature électronique créée par la carte d’identité électronique (eID) à un contrat de travail papier signé au moyen d’une signature manuscrite. Depuis le 1^er juillet 2016, le règlement européen n°910/2014 sur l’identification électronique (ledit règlement eIDAS) a étendu cette assimilation à toutes les formes de signature électronique qualifiée (= la signature électronique qui répond à certaines normes de qualité technique reprises dans l’annexe I et dans l’annexe II de ce règlement). 

Toutes les sortes de contrats de travail (tant le contrat de travail à durée indéterminée, le contrat de travail à durée déterminée ou pour un travail nettement défini, ou le contrat de travail à temps partiel, que le contrat de travail pour les sportifs rémunérés, le contrat de travail intérimaire…) peuvent en principe donc être conclus électroniquement à l’aide d’un système de signature électronique qualifiée (par ex. via l’eID ou via un autre système de signature électronique qualifiée).

Les parties doivent être toutes les deux d’accord. Ni l’employeur, ni le travailleur ne peuvent donc être obligés d’avoir recours à la forme électronique pour conclure le contrat de travail.  

Si le contrat de travail électronique est choisi, un exemplaire du contrat de travail conclu électroniquement devra alors être archivé auprès d'un prestataire de services d'archivage électronique.

Envoi et archivage électronique de certains documents   

Dans le cadre des relations de travail, les documents suivants peuvent être envoyés et archivés sous format électronique :

• le compte individuel;
• l'état des prestations de travail prévu par l'article 9 quater de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération;
• le décompte de paie;
• le certificat que l’employeur doit remettre au travailleur à la fin du contrat de travail et où sont mentionnées les dates de début et de fin des prestations ainsi que la nature du travail effectué.

Il s’agit d’une liste limitative de documents qui pourra être étendue par arrêté royal. Une convention collective de travail peut aussi autoriser l'envoi et l'archivage électronique d'autres documents instaurés par une convention collective de travail et liés à la relation individuelle de travail entre employeur et travailleur.

L'employeur et le travailleur doivent déterminer par le biais d'un accord mutuel lesquels de ces documents pourront être envoyés et archivés électroniquement. Cet accord doit faire l'objet d'un écrit, soit sous forme de papier, soit sous forme électronique, et s'appliquera au moins pendant l'année civile en cours.

Tous les documents envoyés sous format électronique de même que le contrat de travail électronique doivent également être archivés auprès d'un service d'archivage électronique.