Le dossier individuel

Contenu du dossier

Une des tâches du conseiller en prévention aspects psychosociaux consiste à créer et tenir à jour le dossier individuel lorsqu’une demande d’intervention psychosociale formelle est introduite.

Selon la procédure appliquée, ce dossier individuel contient:

• le cas échéant, le document qui atteste du tout premier entretien personnel au cours duquel le travailleur est informé sur les possibilités d’intervention;
• le cas échéant, le document relatif au type d’intervention psychosociale informelle choisie par le demandeur;
• le document qui confirme l’entretien personnel obligatoire;
• la demande d’intervention psychosociale formelle;
• le cas échéant, le document qui contient l’acceptation ou le refus du dépôt de la demande;
• le document qui informe l’employeur du fait qu’une demande d’intervention psychosociale formelle a été déposée;
• le document qui informe le demandeur du fait que sa demande a principalement trait à des risques qui présentent un caractère collectif;
• le cas échéant, les déclarations datées et signées des personnes entendues par le conseiller en prévention aspects psychosociaux;
• le cas échéant, le document relatif à la prolongation du délai pour rendre un avis à l’employeur;
• l’avis du conseiller en prévention aspects psychosociaux;
• le document par lequel le demandeur et l’autre personne directement impliquée sont mis au courant de la date de remise de l’avis à l’employeur;
• le document qui transmet l’avis du conseiller en prévention aspects psychosociaux à l’employeur et, avec l’accord du travailleur, à la personne de confiance lorsqu’elle est intervenue de façon informelle dans la même situation;
• les documents par lesquels le demandeur, l’autre personne directement impliquée et le conseiller en prévention chargé de la direction du service interne ont été informés sur les propositions de mesures et leurs justifications;
• le document contenant la décision motivée de l’employeur quant aux suites qu’il donne à la demande;
• le cas échéant, le document par lequel le conseiller en prévention aspects psychosociaux, dans le cadre d’une demande à caractère principalement collectif, propose à l’employeur des mesures qui peuvent avoir un caractère conservatoire pour prévenir une aggravation de la santé du demandeur;
• le cas échéant, le document qui informe l’employeur du fait que la demande à caractère principalement collectif est traitée par le conseiller en prévention aspects psychosociaux suivant la procédure individuelle ainsi que l’accord écrit du demandeur.

En cas de demande d’intervention psychosociale formelle pour faits de violence, de harcèlement moral ou sexuel au travail, le dossier individuel contient également les éléments suivants:

• le document qui informe l’employeur du fait qu’une telle demande a été introduite, de la nature des faits mentionnés dans la demande et du fait que le travailleur bénéficie d’une protection contre les représailles;
• le cas échéant, le document qui informe l’employeur du fait que des témoins directs bénéficient d’une protection contre les représailles;
• le cas échéant, les propositions de mesures conservatoires communiquées à l’employeur;
• le cas échéant, la décision de l’employeur relative à ces mesures conservatoires;
• le cas échéant, la demande d’intervention de l’inspection Contrôle du bien-être au travail.

Les notes personnelles que le conseiller en prévention aspects psychosociaux a rédigées lors des démarches qu’il a entreprises ne doivent pas se trouver dans le dossier individuel.

Il s’agit ici des notes qui l’ont aidé à déterminer les démarches nécessaires, ses réflexions, ses remarques personnelles, ses hypothèses de travail et les notes qu’il a rédigées pendant les entretiens avec les personnes entendues. Ces notes personnelles ne sont pas accessibles aux parties ou à l’inspection du Contrôle du bien-être au travail.

Conservation du dossier

Le dossier individuel est tenu par le conseiller en prévention aspects psychosociaux et relève exclusivement de sa responsabilité.

Il le conserve pendant vingt ans à partir de la date de l’introduction de la demande.

Le dossier peut aussi être conservé sur un support électronique, à condition qu’il soit complet et que l’authenticité et l’accès aux documents soient protégés et sécurisés.

Communication du dossier

A l’inspection du Contrôle du bien-être au travail

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux tient à la disposition des services d’inspection le dossier individuel complet, y compris les déclarations signées des personnes qui ont été entendues par le conseiller en prévention dans le cadre d’une intervention psychosociale formelle.

Cela permet aux services d’inspection de contrôler l’impartialité et l’indépendance du conseiller en prévention aspects psychosociaux.

Cela est particulièrement important dans les dossiers qui concernent des problèmes relationnels dans lesquels l’employeur, client du service externe pour la prévention et la protection au travail ou employeur du conseiller en prévention aspects psychosociaux interne, est directement impliqué.

En outre, cela permet aux services d’inspection d’évaluer les mesures proposées par le conseiller en prévention aspects psychosociaux et de décider si celles-ci peuvent être imposées à l’employeur ou si d’autres sont plus appropriées.

A l’auditorat du travail

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux tient à la disposition de l’auditorat du travail le dossier individuel complet.

Les déclarations des personnes qui ont été entendues peuvent cependant seulement être transmises à l’auditorat du travail lorsque ces personnes ont donné leur consentement écrit sur cette transmission dans leur déclaration.

Transfert du dossier lors du changement de service externe pour la prévention et la protection au travail

Il est possible que l’employeur change de service externe pour la prévention et la protection au travail, par exemple parce que le contrat avec ce service externe est résilié par une des parties.

Dans ce cas, les dossiers individuels devront être transmis au nouveau service externe auquel l’employeur fait appel.

Cela doit se faire selon une procédure spécifique dans laquelle une distinction est faite entre les demandes qui sont toujours en traitement et les demandes dont le traitement est déjà achevé au moment du changement.

Lors du transfert des dossiers, le secret professionnel doit toujours être garanti.

La demande est encore en traitement

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux chez qui la demande a été introduite informe rapidement le demandeur et l’éventuelle autre personne directement impliquée du fait que le service externe pour lequel il travaille ne va plus être responsable du traitement de la demande.

A sa demande, l’employeur va lui communiquer le nom du service externe qui va reprendre le traitement de la demande.

Ensuite, le conseiller en prévention aspects psychosociaux chez qui la demande a été introduite communique le dossier individuel au conseiller en prévention aspects psychosociaux du nouveau service externe. Ce dernier informe le demandeur et l’autre personne directement impliquée du fait qu’il reprend le traitement de la demande.

Le traitement de la demande est clôturé

Lorsque cela est nécessaire pour l’exécution de ses missions, le conseiller en prévention aspects psychosociaux du nouveau service externe peut demander au conseiller en prévention aspects psychosociaux auprès duquel la demande a été introduite de lui fournir une copie du dossier individuel.